Mit E-Rechnungen arbeiten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Sie können als Anwender einige Funktionen zum Arbeiten mit E-Rechnungen direkt nutzen, wenn ein Administrator diese Funktionen für Sie freigeschaltet hat. Darüber hinaus können weitere Funktionen eingerichtet und Ihnen, etwa über Workflows, zur Verfügung gestellt werden.

Sie können E-Rechnungen mit den folgenden Kontextmenü-Aktionen bearbeiten. Diese Kontextmenü-Aktionen werden für alle PDF- und XML-Dokumente angezeigt.

Kontextmenü-Aktionen für XML- und PDF-Dokumente

Wenn Sie versuchen, eine dieser Kontextmenü-Aktionen für ein Dokument aufzurufen, das keine E-Rechnung ist, bekommen Sie einen Fehlerhinweis mit einer Erklärung angezeigt.

E-Rechnung validieren

Sie können eine E-Rechnung im Format XML oder PDF über das Kontextmenü validieren:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Rechnung (XML- oder PDF-Dokument), dessen Gültigkeit Sie überprüfen wollen.

Ergebnis: Das Kontextmenü öffnet sich.
Wählen Sie im Kontextmenü E-Rechnung > Validieren.
Ergebnis: Die E-Rechnung wird validiert.

Anzeige während der Validierung

• Wenn es sich nicht um eine E-Rechnung handelt, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
• Nach Abschluss der Validierung der E-Rechnung öffnet sich ein Fenster mit dem HTML-Prüfbericht. Sie können dem Prüfbericht entnehmen, ob die E-Rechnung valide ist oder zurückgewiesen werden sollte.

Tipp: Der HTML-Prüfbericht wird nur temporär erstellt. Sichern Sie den HTML-Prüfbericht oder laden Sie das Dokument herunter, wenn Sie den Bericht weiterverwenden möchten. Dazu können Sie das Kontextmenü in der Menüleiste mit einem Rechtsklick öffnen.

HTML-Prüfbericht

Der HTML-Prüfbericht ist ein Dokument wie in folgendem Beispiel. Dieser Prüfbericht ist der Standard-Prüfbericht, der mit dem KoSIT-Validator erzeugt wird. Die KoSIT ist die Koordierungsstelle für IT-Standards in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland und beteiligt an der Entwicklung und Pflege des Standards XRechnung.

Die Validierungsergebnisse beinhalten neben Fehlern auch Warnungen. Sie können bei Warnungen für jeden Hinweis prüfen, ob eine Änderung der XRechnung erforderlich ist. Es handelt sich dabei nicht um Fehler, die zwingend korrigiert werden müssen.

Der Prüfbericht enthält eine Bewertung, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen können, ob Sie die Rechnung annehmen. Sie finden die Bewertung unterhalb der Tabelle Validierungsergebnisse im Detail:

Beispiel für eine vollständig valide E-Rechnung:

Valide E-Rechnung

Beispiel für eine ungültige E-Rechnung:

Ungültige E-Rechnung

Beispiel für eine E-Rechnung mit inhaltlichen Fehlern:

Fehlerhafte E-Rechnung

Beispiel für eine E-Rechnung mit Inhaltswarnungen und Empfehlung zum Annehmen:

E-Rechnung mit Inhaltswarnungen

PDF-Ansicht für eine E-Rechnung erzeugen

Sie können eine E-Rechnung im Format XML oder PDF über das Kontextmenü in einer standardisierten Form anzeigen lassen. Das ist besonders bei E-Rechnungen hilfreich, die Sie nur als XML erhalten und nicht einfach lesen können.

Hinweis: E-Rechnungen im Format PDF enthalten die eigentlichen Rechnungsdaten in einer integrierten XML-Datei. Die PDF-Ansicht über das Kontextmenü ist unabhängig von der Rechnungsanzeige im ausgewählten PDF-Dokument. Die PDF-Ansicht basiert ausschließlich auf den im PDF enthaltenen XML-Daten.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Rechnung (XML- oder PDF-Dokument), die Sie sich in einer lesbaren PDF-Ansicht anzeigen lassen möchten.

Ergebnis: Das Kontextmenü öffnet sich.
Wählen Sie im Kontextmenü E-Rechnung > PDF-Ansicht erzeugen.
Ergebnis:
• Wenn es sich nicht um eine E-Rechnung handelt, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis.
• Wenn das Dokument eine E-Rechnung ist, wird die PDF-Ansicht angezeigt. Sie können das Dokument bei Bedarf über die Schaltflächen drucken oder herunterladen.

Tipp: Die PDF-Ansicht wird nur temporär erstellt. Sichern Sie bei Bedarf das PDF-Dokument oder laden Sie das Dokument herunter, um es weiterzuverwenden. Dazu können Sie das Kontextmenü in der Menüleiste mit einem Rechtsklick öffnen.

PDF-Ansicht einer E-Rechnung