Mit Ereignissen arbeiten

Ereignisse dienen der Protokollierung und Dokumentation von Kundeninteraktionen und Vertriebsaktivitäten. Sie ermöglichen es, Telefonate, Meetings, E-Mails und andere Aktivitäten systematisch zu erfassen und nachzuverfolgen.

Ereignisse

Was sind Ereignisse?

Ein Ereignis ist ein spezieller Aufgabentyp im CRM-Beispielplugin von NORA | 360°, der zur Dokumentation von Interaktionen mit Geschäftskontakten verwendet wird. Jedes Ereignis hat:

• Einen Ereignistyp: Kategorisiert die Art der Interaktion (z. B. Telefonat, Meeting, E-Mail, Präsentation)
• Einen Status: Aktueller Bearbeitungszustand (z. B. TO DO, In Bearbeitung, Abgeschlossen)
• Einen Bearbeiter: Zuständige Person
• Teilnehmer: Kontaktpersonen, die an der Interaktion beteiligt sind
• Informationen: Freitextfeld für Details zur Interaktion

Ereignisse werden typischerweise innerhalb von Verkaufschancen (Opportunities) oder direkt bei Geschäftskontakten (Kunden, Partnern, Lieferanten) angelegt.

Normale Ereignisse und Phasen-Ereignisse

NORA | 360° CRM unterscheidet zwischen zwei Arten von Ereignissen:

Normale Ereignisse

Dokumentieren einzelne Kundeninteraktionen wie Telefonate, Meetings oder E-Mails. Sie werden manuell erstellt und protokollieren den Verlauf der Geschäftsbeziehung. Normale Ereignisse verwenden Ereignistypen, die nicht als Phasen-Typ markiert sind (z. B. „Telefonat“, „Meeting“, „E-Mail“).

Phasen-Ereignisse

Repräsentieren aufeinanderfolgende Schritte in einem Vertriebsprozess. Phasen-Ereignisse werden nicht manuell erstellt, sondern automatisch über Vorlagen (Templates) generiert. Sie verwenden spezielle Ereignistypen, die ausschließlich für Phasen vorgesehen sind.

Phasen im Detail

Was ist eine Phase?

Eine Phase ist ein spezielles Ereignis, das einen Schritt in einem Vertriebsprozess repräsentiert. Phasen werden innerhalb von Verkaufschancen (Opportunities) verwendet, um den Fortschritt eines Vertriebsprozesses abzubilden, von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Abschluss.

Ein typischer Vertriebsprozess mit Phasen könnte so aussehen:

Qualifizierung → Bedarfsanalyse → Angebot → Verhandlung → Abschluss

Jede Phase hat dabei folgende Eigenschaften:

• Einen Phasen-Ereignistyp: Ein spezieller Ereignistyp, der nur für Phasen verwendet werden kann (z. B. „Vertriebsphase“)
• Eine Abschlusswahrscheinlichkeit: Jede Phase kann eine Deal-Wahrscheinlichkeit besitzen, die den Fortschritt im Prozess widerspiegelt (z. B. Qualifizierung = 10 %, Angebot = 50 %, Verhandlung = 75 %)
• Einen Status: Phasen werden sequenziell abgearbeitet. Wird eine Phase abgeschlossen, rückt die nächste Phase nach.

Wie werden Phasen erstellt?

Der typische Ablauf ist:

1. Ein Verantwortlicher erstellt eine Vorlage für eine Verkaufschance. In dieser Vorlage werden die Phasen mit ihren Ereignistypen und Wahrscheinlichkeiten definiert.
2. Ein Benutzer erstellt eine neue Verkaufschance und wählt dabei die Vorlage aus.
3. Die Phasen-Ereignisse werden automatisch innerhalb der Verkaufschance angelegt.

Phasen in der Verkaufschance

In der Verkaufschancenansicht werden Phasen an mehreren Stellen angezeigt:

• Letzte Phase: Zeigt die zuletzt abgeschlossene Phase an
• Nächste Phase: Zeigt die nächste anstehende Phase an
• Wahrscheinlichkeit: Wird automatisch basierend auf der aktuellen Phase berechnet
• Ereignisse-Bereich: Alle Phasen-Ereignisse werden im Bereich Ereignisse der Verkaufschance aufgelistet

In der Verkaufschancensuche können Sie nach Phasen filtern, um Verkaufschancen in einer bestimmten Vertriebsphase zu finden. Das Dashboard zeigt zusätzlich ein Phasen-Diagramm, das die Verteilung der Verkaufschancen über die verschiedenen Phasen visualisiert.

Phasen-Ereignistypen vs. normale Ereignistypen

NORA | 360° CRM trennt zwischen Ereignistypen für Phasen und Ereignistypen für normale Ereignisse:

Eigenschaft	Normale Ereignistypen	Phasen-Ereignistypen
Beispiele	Telefonat, Meeting, E-Mail, Präsentation	Vertriebsphase, Qualifizierung, Angebot
Verwendung	In normalen Ereignissen zur Dokumentation von Interaktionen	Ausschließlich in Phasen-Ereignissen innerhalb von Verkaufschancen
Erstellung	Manuell durch den Benutzer	Automatisch über Vorlagen (Templates)
Sichtbarkeit	Erscheint in der Auswahl beim Erstellen normaler Ereignisse	Erscheint nicht in der Auswahl für normale Ereignisse
Einstellung beim Anlegen	Einstellung Nur in Phasen verwenden ist deaktiviert	Einstellung Nur in Phasen verwenden ist aktiviert

Ereignisse verwalten

Ereignisse erstellen

1. Öffnen Sie den gewünschten Geschäftskontakt (Kunde, Partner oder Lieferant) oder eine Verkaufschance.
2. Navigieren Sie zum Bereich Ereignisse im Tab Allgemeine Infos.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Erstellen eines neuen Ereignisses (Plus-Symbol).
   
   Ergebnis: Das Fenster Ereignis öffnet sich.
4. Geben Sie den Namen des Ereignisses an (z. B. „Erstgespräch mit Geschäftsführer“).
5. Prüfen Sie die Zuordnung: Hier wird angezeigt, unter welchem Geschäftskontakt oder welcher Verkaufschance das Ereignis abgelegt wird. Bei Bedarf können Sie die Zuordnung ändern.
6. Wählen Sie den Ereignistyp (z. B. Telefonat, Meeting, E-Mail).
7. Optional: Fügen Sie Teilnehmer hinzu, um Kontaktpersonen zu erfassen, die an der Interaktion beteiligt sind.
8. Optional: Geben Sie im Feld Informationen Details zur Interaktion ein. Dieses Feld unterstützt Textformatierung.
9. Optional: Wählen Sie Empfänger, um weitere Personen über das Ereignis zu informieren.
10. Wählen Sie den Bearbeiter. Standardmäßig wird der aktuell angemeldete Benutzer eingetragen.
11. Wählen Sie den Status.
12. Optional: Setzen Sie eine Wiedervorlage mit Datum und Uhrzeit, um an das Ereignis erinnert zu werden.
13. Optional: Verknüpfen Sie einen Vertrag mit dem Ereignis.
14. Optional: Definieren Sie Abhängigkeiten über die Bereiche Abhängig von und Verwandt mit.
15. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.
    
    Ergebnis: Das Ereignis wird erstellt und im Bereich Ereignisse angezeigt.

 

 

Ereignisse bearbeiten

Um ein Ereignis zu bearbeiten, öffnen Sie es etwa über die Suche. In der Ereignisansicht sehen Sie alle erfassten Informationen auf einen Blick:

Die Detailansicht ist in mehrere Tabs unterteilt:

• Allgemeine Infos: Zeigt die Kopfzeile mit Name, Nummer (Präfix: EVT), Status, Bearbeiter, Empfänger, Vertrag und Zuordnungen (Firmen-Ablagebereich, Kunde, Verkaufschance). Darunter befinden sich die Bereiche Informationen, Unteraufgaben, Abhängig von, Von dieser Aufgabe abhängig, Verwandte Aufgaben, Notizen, Dateien und Mails.
• Struktur: Zeigt die Ordnerstruktur des Ereignisses.
• Unteraufgaben: Zeigt alle Unteraufgaben in einer Übersicht.

In der Kopfzeile der Detailansicht stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

• Vorlagen: Erstellt Objekte aus vordefinierten Vorlagen innerhalb des Ereignisses.
• E-Mail: Erstellt eine neue E-Mail im Kontext des Ereignisses.

 

Unteraufgaben in Ereignissen

Ereignisse unterstützen Unteraufgaben. So können Sie z. B. nach einem Meeting die daraus resultierenden Aufgaben direkt als Unteraufgaben des Ereignisses anlegen. Die Unteraufgaben werden sowohl im Tab Allgemeine Infos als auch im separaten Tab Unteraufgaben angezeigt.

Ereignisse finden und suchen

Ereignisse werden typischerweise über den Bereich Ereignisse im Dashboard eines Geschäftskontakts oder einer Verkaufschance gefunden. Sie können auch über die allgemeine Suchfunktion nach Ereignissen suchen.

Methode	Beschreibung
Im Geschäftskontakt	Ereignisse, die einem Kunden, Partner oder Lieferanten zugeordnet sind, finden Sie im Dashboard des jeweiligen Objekts unter Ereignisse.
In der Verkaufschance	Ereignisse, die einer Verkaufschance zugeordnet sind, finden Sie im Dashboard der Verkaufschance unter Ereignisse.
Ereignissuche	Verwenden Sie die dedizierte Ereignissuche über den Suchfilter Ereignisse (CRM), um Ereignisse gezielt zu finden. Diese bietet ein Dashboard mit Status-Statistik und Letzte Aktivität sowie umfangreiche Filtermöglichkeiten (siehe unten).
Suche	Verwenden Sie die allgemeine Suchfunktion, um Ereignisse nach Name oder anderen Kriterien zu finden.

 

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