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Mit Geschäftskontakten arbeiten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins NORA | 360° CRM. Bitte beachten Sie, dass NORA | 360° für Ihre lokale Umgebung angepasst werden kann. Diese Dokumentation beschreibt den Standard. Die von Ihnen verwendete Installation kann vom Standard abweichen.

Mit dem Plugin NORA | 360° CRM können Sie Geschäftskontakte wie Kunden, Partner und Lieferanten verwalten. Geschäftskontakte sind zentrale Akten, die alle relevanten Informationen, Kontaktpersonen, Vorgänge, Aufgaben, Verträge und Dokumente zu einem Unternehmen bündeln.

Was sind Akten?

In NORA | 360° CRM ist jeder Geschäftskontakt (Kunde, Partner oder Lieferant) eine digitale Akte: ein zentraler Ort, der alle Informationen, Dokumente und Aktivitäten zu einem Unternehmen bündelt. Eine Akte ist vergleichbar mit einer physischen Kundenmappe, die alle relevanten Unterlagen enthält – nur digital, durchsuchbar und von überall zugänglich.

Was enthält eine Akte?

Jede Akte vereint verschiedene Informationstypen:

Bereich Beschreibung
Stammdaten Name, Beschreibung, Status, Phase, Branchen, Herkunft, Unternehmensgröße
Adressdaten Straße, Ort, Land, E-Mail, Firmenwebsite, Telefon
Kontaktpersonen Ansprechpartner mit Rollen, Kontaktdaten und Zuständigkeiten
Vorgänge Geschäftsvorgänge und Prozesse
Aufgaben Konkrete Arbeitsschritte mit Status und Bearbeiter
Verträge Kundenvereinbarungen mit Budget-Überwachung und Zeiterfassung
Ereignisse Dokumentierte Kundeninteraktionen (Telefonate, Meetings, E-Mails)
Verkaufschancen Potenzielle Geschäftsmöglichkeiten mit Umsatzprognosen (nur bei Kunden und Partnern)
Dateien Dokumente, Angebote, Verträge, Präsentationen und andere Dateien
E-Mails Zugeordnete E-Mail-Kommunikation
Notizen Interne Anmerkungen und Kommentare

Wie greift man auf Akten zu?

Es gibt mehrere Wege, um auf eine Akte zuzugreifen:

Zugangsweg Beschreibung
Firmen-Ablagebereich Navigieren Sie im Explorer zum Firmen-Ablagebereich (z. B. „Kunden“, „Partner“ oder „Lieferanten“). Die Akten sind dort alphabetisch in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisiert.
Suche Über die Startseite öffnen Sie die dedizierte Suchansicht mit Filtern und Dashboard.
Zugehörige Firmen Im Tab Zugehörige Firmen einer geöffneten Akte sehen Sie alle verknüpften Geschäftskontakte (z. B. übergeordnete Firma, betreute Kunden, Partner).
Direktlink Akten können direkt über einen Link geöffnet werden, z. B. aus einer E-Mail, einer Aufgabe oder einem Vorgang heraus.

Aufbau einer Akte

Wenn Sie eine Akte öffnen, sehen Sie verschiedene Reiter (Tabs), die den Zugang zu den verschiedenen Bereichen der Akte ermöglichen:

Wenn Sie eine Akte öffnen (per Doppelklick oder über das Kontextmenü), sehen Sie verschiedene Reiter (Tabs), die den Zugang zu den verschiedenen Bereichen der Akte ermöglichen:

Reiter Beschreibung
Allgemeine Infos Zentrale Übersicht mit Stammdaten, Adressdaten, CRM-Informationen und Dashboard-Bereichen (Kontakte, Ereignisse, Aufgaben, Vorgänge, Notizen, Dateien, E-Mails).
Struktur Hierarchische Ordnerstruktur der Akte in einer Baumansicht. Hier sehen Sie alle Unterordner (Aufgaben, Projekte, Vorgänge, Verträge) und können durch die Akte navigieren. Rechts wird ein Detailbereich mit den Informationen des ausgewählten Objekts angezeigt.
Aufgaben Dedizierte Aufgabenübersicht mit Filtern und Dashboard für alle Aufgaben innerhalb der Akte.
Verträge Vertragsübersicht mit Budget-Informationen für alle Verträge innerhalb der Akte.
Vorgänge Vorgangsübersicht mit Filtern und Dashboard für alle Vorgänge innerhalb der Akte.
Verkaufschancen Übersicht der Opportunities (nur bei Kunden und Partnern).
Projekte Projektübersicht (wenn das Projektmanagement-Plugin installiert ist).
Tickets Ticketübersicht (wenn das Ticket-Plugin installiert ist).
Zugehörige Firmen Verknüpfte Geschäftsobjekte (z. B. übergeordnete Firma, betreute Kunden, Partner).

Tipp: Der Reiter Struktur bietet den umfassendsten Überblick über den gesamten Inhalt einer Akte. Hier können Sie durch die Ordnerstruktur navigieren und alle untergeordneten Objekte (Aufgaben, Vorgänge, Verträge, Dateien) in einer Baumansicht sehen.

Geschäftskontakte

Geschäftskontakttypen unterscheiden

NORA | 360° CRM unterscheidet zwischen drei Geschäftskontakttypen:

Kunden
Kunden sind der zentrale Objekttyp im CRM-Modul. Sie repräsentieren eine vollständige Kundenakte mit Stammdaten, Kontaktpersonen, Vorgängen, Aufgaben, Verträgen und Dokumenten. Kunden bieten zusätzliche CRM-spezifische Funktionen wie Lizenztyp, Produkte, Wartungszeiträume, Referenzstatus und die Zuordnung zu einem betreuenden Partner.
Partner
Partner repräsentieren Geschäfts-, Vertriebs- oder Kooperationspartner. Sie bieten die gleichen Grundfunktionen wie Kunden (Stammdaten, Kontakte, Vorgänge, Verträge) und ermöglichen zusätzlich die Betreuung von Kunden durch Partner. Im Dashboard eines Partners werden die von ihm betreuten Kunden angezeigt.
Lieferanten
Lieferanten dienen der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Sie bieten die gleichen Grundfunktionen wie Kunden und Partner (Stammdaten, Kontakte, Vorgänge, Verträge) und ermöglichen ein strukturiertes Lieferantenbeziehungsmanagement.

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Alle drei Geschäftskontakttypen basieren auf dem gleichen Basis-Objekttyp und teilen viele Funktionen. Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Gemeinsamkeiten und Unterschiede:

Funktion Kunde Partner Lieferant
Stammdaten (Name, Beschreibung, Status, Phase) ✔ ✔ ✔
Adressdaten (Straße, Ort, Land, E-Mail, Telefon, Website) ✔ ✔ ✔
Branchen und Herkunft ✔ ✔ ✔
Kontaktpersonen ✔ ✔ ✔
Vorgänge, Aufgaben, Verträge ✔ ✔ ✔
Dateien, E-Mails, Notizen ✔ ✔ ✔
Unternehmensgröße, Übergeordnete Firma ✔ ✔ ✔
Ansprechpartner Vertrieb / Projekte ✔ ✔ –
Standardvertrag ✔ ✔ –
Betreuender Partner ✔ – –
Lizenztyp und Produkte ✔ – –
Wartungszeitraum ✔ – –
Referenz- und Logo-Freigabe ✔ – –
Betreute Kunden – ✔ –
Nummern-Präfix CST PAR SUP

Kundenakten verwalten

Kunden sind der zentrale Baustein für das Kundenbeziehungsmanagement in NORA | 360° CRM. Sie bieten die umfangreichsten Funktionen aller Geschäftskontakttypen.

Kunde erstellen

  1. Wählen Sie im Haupt- oder Kontextmenü NORA | 360° > Anlegen > Kunde.

    Ergebnis: Das Fenster Kunde öffnet sich.
  2. Geben Sie den Namen des Kunden an.
  3. Wählen Sie die Ablage: Kunden werden in einem Firmen-Ablagebereich abgelegt. Wählen Sie den gewünschten Ablagebereich aus (z. B. „Kunden“).
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung an.
  5. Optional: Geben Sie eine Nummer an. Wird keine Nummer angegeben, wird automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix CST vergeben.
  6. Wählen Sie den Status (z. B. „aktiv“).
  7. Optional: Wählen Sie die Phase.
  8. Wählen Sie den Ansprechpartner Vertrieb und optional den Ansprechpartner Projekte.
  9. Wählen Sie eine oder mehrere Branchen aus.
  10. Optional: Wählen Sie eine oder mehrere Herkünfte aus.
  11. Optional: Geben Sie die Unternehmensgröße an.
  12. Optional: Wählen Sie eine Übergeordnete Firma aus.
  13. Optional: Wählen Sie einen Standardvertrag aus.
  14. Optional: Wählen Sie einen Betreuenden Partner aus.
  15. Optional: Wählen Sie einen Lizenz-Typ aus.
  16. Optional: Wählen Sie ein oder mehrere Produkte aus.
  17. Optional: Geben Sie die Daten für Wartung seit/bis, Referenzkontakt seit und Logofreigabe seit an.
  18. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

 

Erstelldialog für einen Kunden

Untergeordnete Objekte in Kundenakten

Eine Kundenakte kann folgende untergeordnete Objekte enthalten:

Objekt Beschreibung Anlegen über
Kontaktpersonen Ansprechpartner beim Kunden mit Kontaktdaten und Rollen. In der Kundenansicht im Bereich Kontakte im Tab Allgemeine Infos.
Vorgänge Geschäftsvorgänge, die dem Kunden zugeordnet sind. In der Kundenansicht im Bereich Vorgänge oder über das Kontextmenü.
Aufgaben Konkrete Arbeitsschritte, die dem Kunden zugeordnet sind. In der Kundenansicht im Bereich Aufgaben oder über das Kontextmenü.
Verträge Kundenvereinbarungen mit Budget-Überwachung und Zeiterfassung. In der Kundenansicht über den Tab Verträge oder über das Kontextmenü.
Verkaufschancen Opportunities für den Vertriebsprozess. In der Kundenansicht über den Tab Verkaufschancen oder über das Kontextmenü.
Dateien Dokumente, die zum Kunden gehören. Ablage in den Dateibereich oder über den Bereich Dateien.
E-Mails Zugeordnete E-Mails für die vollständige Kommunikationshistorie. Über die Schaltfläche E-Mail oder durch Zuordnung bestehender E-Mails.
Notizen Interne Anmerkungen und Kommentare. Im Bereich Notizen des Kunden.

Kunde bearbeiten

Um einen Kunden zu bearbeiten, öffnen Sie ihn per Doppelklick oder über das Kontextmenü.

In der Kundenansicht sehen Sie alle zugeordneten Informationen und Daten auf einen Blick und können die Details hier auch direkt bearbeiten:

Im Reiter Allgemeine Infos werden folgende Informationen eingeblendet:

 

Ansicht eines Kunden mit Stammdaten, CRM-Informationen, Kontakten und Vorgängen


Im Reiter Struktur sehen Sie die hierarchische Ordnerstruktur der Kundenakte mit allen untergeordneten Objekten (Aufgaben, Projekte, Vorgänge, Verträge) in einer Baumansicht. Rechts wird ein Detailbereich mit den Informationen des ausgewählten Objekts angezeigt.

 

Strukturansicht einer Kundenakte mit Baumnavigation und Detailbereich


Weitere Reiter in der Kundenakte sind:

Kunden finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Kunden zu finden:

Methode Beschreibung
Firmen-Ablagebereich Kunden werden in Firmen-Ablagebereichen abgelegt. Navigieren Sie zum jeweiligen Ablagebereich, um die Kunden zu finden.
Kundensuche Verwenden Sie die dedizierte Kundensuche über den Suchfilter Kunden, um Kunden nach verschiedenen Kriterien zu finden und zu filtern.
Suche Verwenden Sie die allgemeine Suchfunktion, um Kunden nach Name zu finden.

 

Die Kundensuche bietet eine leistungsfähige Übersicht mit umfangreichen Filtern:

Kundensuche mit Filtern und Ergebnisliste


Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie Filteroptionen Beschreibung
Kunde Name, Herkunft, Branchen, Produkte, Lizenz-Typ, Betreuender Partner Grundlegende Filter für Kundeneigenschaften. Filtern Sie nach Branchenzugehörigkeit, genutzten Produkten, Lizenzmodell oder betreuendem Partner.
Suche einschränken Je nach eingerichteten Ablagebereichen Begrenzen Sie die Ergebnisse auf bestimmte Kontexte, um nur Kunden innerhalb eines bestimmten Ablagebereichs zu sehen.

Partnerakten verwalten

Partner repräsentieren Geschäfts-, Vertriebs- oder Kooperationspartner. Sie bieten die gleichen Grundfunktionen wie Kunden, ergänzt um die Möglichkeit, betreute Kunden zu verwalten.

Partner erstellen

  1. Wählen Sie im Haupt- oder Kontextmenü NORA | 360° > Anlegen > Partner.

    Ergebnis: Das Fenster Partner öffnet sich.
  2. Geben Sie den Namen des Partners an.
  3. Wählen Sie die Ablage: Partner werden in einem Firmen-Ablagebereich abgelegt. Wählen Sie den gewünschten Ablagebereich aus (z. B. „Partner“).
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung an.
  5. Optional: Geben Sie eine Nummer an. Wird keine Nummer angegeben, wird automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix PAR vergeben.
  6. Wählen Sie den Status (z. B. „aktiv“).
  7. Optional: Wählen Sie die Phase.
  8. Wählen Sie den Ansprechpartner Vertrieb und optional den Ansprechpartner Projekte.
  9. Wählen Sie eine oder mehrere Branchen aus.
  10. Optional: Wählen Sie eine oder mehrere Herkünfte aus.
  11. Optional: Geben Sie die Unternehmensgröße an.
  12. Optional: Wählen Sie eine Übergeordnete Firma aus.
  13. Optional: Wählen Sie einen Standardvertrag aus.
  14. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

 

Erstelldialog für einen Partner

Partner bearbeiten

Um die Daten eines Partners zu bearbeiten, öffnen Sie die Partnerakte per Doppelklick.

In der Partneransicht sehen Sie alle zugeordneten Informationen auf einen Blick:

Im Reiter Allgemeine Infos werden folgende Informationen eingeblendet:

 

Ansicht eines Partners mit Stammdaten, Kontakten und Dashboard-Bereichen

Partner finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Partner zu finden:

Methode Beschreibung
Firmen-Ablagebereich Partner werden in Firmen-Ablagebereichen abgelegt. Navigieren Sie zum jeweiligen Ablagebereich, um die Partner zu finden.
Partnersuche Verwenden Sie die dedizierte Partnersuche über den Suchfilter Partner, um Partner nach verschiedenen Kriterien zu finden und zu filtern.
Suche Verwenden Sie die allgemeine Suchfunktion, um Partner nach Name zu finden.

 

Die Partnersuche bietet eine übersichtliche Darstellung aller Partner mit Filtern:

Partnersuche mit Filtern und Ergebnisliste


Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie Filteroptionen Beschreibung
Kunde Name, Herkunft, Branchen, Betreuender Partner Grundlegende Filter für Partnereigenschaften. Filtern Sie nach Branchenzugehörigkeit, genutzten Produkten, Lizenzmodell oder betreuendem Partner.
Suche einschränken Je nach eingerichteten Ablagebereichen Begrenzen Sie die Ergebnisse auf bestimmte Kontexte, um nur Partner innerhalb eines bestimmten Ablagebereichs zu sehen.

Lieferantenakten verwalten

Lieferanten dienen der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Sie bieten die gleichen Grundfunktionen wie Kunden und Partner, jedoch ohne die CRM-spezifischen Erweiterungen (Lizenztyp, Produkte, Wartung) und ohne Ansprechpartner für Vertrieb und Projekte.

Lieferant erstellen

  1. Wählen Sie im Haupt- oder Kontextmenü NORA | 360° > Anlegen > Lieferant.

    Ergebnis: Das Fenster Lieferant öffnet sich.
  2. Geben Sie den Namen des Lieferanten an.
  3. Wählen Sie die Ablage: Lieferanten werden in einem Firmen-Ablagebereich abgelegt. Wählen Sie den gewünschten Ablagebereich aus.
  4. Optional: Geben Sie eine Beschreibung an.
  5. Optional: Geben Sie eine Nummer an. Wird keine Nummer angegeben, wird automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix SUP vergeben.
  6. Wählen Sie den Status.
  7. Wählen Sie eine oder mehrere Branchen aus.
  8. Optional: Wählen Sie eine oder mehrere Herkünfte aus.
  9. Optional: Geben Sie die Unternehmensgröße an.
  10. Optional: Wählen Sie eine Übergeordnete Firma aus.
  11. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

 

Erstelldialog für einen Lieferanten

Lieferant bearbeiten

Um die Daten eines Lieferanten zu bearbeiten, öffnen Sie die Lieferantenakte per Doppelklick.

In der Lieferantenansicht sehen Sie alle zugeordneten Informationen auf einen Blick:

Im Reiter Allgemeine Infos werden folgende Informationen eingeblendet:

 

Ansicht eines Lieferanten mit Stammdaten und Dashboard-Bereichen

Lieferanten finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Lieferanten zu finden:

Methode Beschreibung
Firmen-Ablagebereich Lieferanten werden in Firmen-Ablagebereichen abgelegt. Navigieren Sie zum jeweiligen Ablagebereich, um die Lieferanten zu finden.
Lieferantensuche Verwenden Sie die dedizierte Lieferantensuche über den Suchfilter Lieferanten, um Lieferanten nach verschiedenen Kriterien zu finden und zu filtern.
Suche Verwenden Sie die allgemeine Suchfunktion, um Lieferanten nach Name zu finden.


Die Lieferantensuche bietet eine übersichtliche Darstellung aller Lieferanten mit Filtern:

Lieferantensuche mit Filtern und Ergebnisliste


Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie Filteroptionen Beschreibung
Lieferant Name, Herkunft, Branchen Grundlegende Filter für Lieferanteneigenschaften. Filtern Sie nach Branchenzugehörigkeit oder Herkunft.
Suche einschränken Je nach eingerichteten Ablagebereichen Begrenzen Sie die Ergebnisse auf bestimmte Kontexte.

In der Ergebnisliste wird jeder Lieferant als Karte mit allen relevanten Informationen angezeigt, darunter Branchen, Status, Phase, Unternehmensgröße und Vertriebsinformationen. Über die Suchleiste können Sie die Ergebnisse zusätzlich per Freitext einschränken.