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Mit Vorgängen und Aufgaben arbeiten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins NORA | 360° (Basis). Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.
Bitte beachten Sie, dass NORA | 360° für Ihre lokale Umgebung angepasst werden kann. Diese Dokumentation beschreibt den Standard. Die von Ihnen verwendete Installation kann vom Standard abweichen.

Mit dem Plugin NORA | 360° (Basis) können Sie Ihre Aufgaben verwalten. Sie können Aufgaben erstellen, in Ablagebereichen verwalten, zur Bearbeitung zuweisen, Aufgaben über Suchfilter finden und die Bearbeitung verfolgen. Außerdem können Sie bei Bedarf Vorgänge erstellen und Zeiten erfassen.

Vorgänge und Aufgaben

Hinweis: In NORA | 360° existieren auch abgeleitete Aufgabentypen (z. B. Projekt- oder Ticket-Aufgaben). Diese Dokumentation bezieht sich ausschließlich auf die Basisaufgabe.

Vorgänge und Aufgaben unterscheiden

Das Basisplugin NORA | 360° unterscheidet zwischen zwei unterschiedlichen Objekten, um Aufgaben zu verwalten:

Angaben (Daten/Felder) beim Erstellen

Standardmäßig können für Vorgänge und Aufgaben die folgenden Informationen angegeben werden. 

Standardfelder eines Prozesses/einer Aufgabe

 

Feld Pflicht Beschreibung
Name ja Kurzer Titel der Aufgabe
Ablage ja Der Ablagebereich bestimmt den Kontext, in dem die Aufgabe später wiedergefunden wird, und welche weiteren Informationen (Dateien, Mails, Notizen) dort typischerweise zusammengeführt werden.
Beschreibung nein Details/Arbeitsanweisung
Empfänger nein Personen/Gruppen, die die Aufgabe sehen sollen
Bearbeiter nein Verantwortliche Person
Priorität ja Dringlichkeit/Wichtigkeit
Status ja Arbeitszustand der Aufgabe
Wiedervorlage nein Datum/Uhrzeit für Erinnerung/Nachfassen
Vertrag nein Zugeordneter Vertrag. Zeiterfassungseinträge benötigen zwingend einen Vertrag

NORA | 360° Status 

Der Status beschreibt den Lebenszyklus einer Aufgabe. NORA | 360°  stellt folgende Statuswerte bereit:
 

Standard-Lebenszyklus

[Entwurf]
|
v
[TO DO] -> [In Bearbeitung] -> [Erledigt]

 

Blocker / Warteschleife (mit Wiedervorlage)

[TO DO] oder [In Bearbeitung]
|
v
[Warten]
|
| (Blocker gelöst / Wiedervorlage erreicht)
v
[TO DO]

 

Alternative Abschlüsse

[Offen] -> [In Bearbeitung] -> [Abgebrochen]
|
v
[Erledigt (neue Aufgabe erstellen)] -> (Folgeaufgabe entsteht als neue Aufgabe)

 

Status Bedeutung Lebenszyklus / Benachrichtigung / Abhängigkeiten

  

Entwurf

Aufgabe ist vorbereitet, aber noch nicht „produktiv“ zur Bearbeitung eingeplant. Entwürfe werden typischerweise nicht als dringende Arbeitsaufgaben behandelt und erscheinen – je nach Einrichtung – nicht prominent im Eingang.
Entwurf schaltet keine Folgeaufgaben frei; erst mit TO DO wird der Arbeitsfluss aktiv.

Tipp: Nutzen Sie Entwurf für Aufgaben, bei denen noch Inhalte fehlen (Beschreibung, Zuweisung, Unterlagen). Sobald klar ist, wer was tut: Status auf TO DO setzen.
 

TO DO
Aufgabe ist bereit zur Bearbeitung und gehört in die aktive Arbeitsplanung. Aufgaben mit dem Status TO DO sind die klassischen Einträge für Arbeitslisten (z. B. Eingang/„Meine Aufgaben“), besonders wenn ein Bearbeiter gesetzt oder der Bearbeiter über Empfängergruppen adressiert ist.
Mit TO DO beginnt die eigentliche Bearbeitungskette (Planung, ggf. Wiedervorlage, Start der Arbeit).

Tipp: Wenn diese Aufgabe von anderen abhängt, sollte sie nicht einfach im Status TO DO bleiben, sondern bei Blockade auf Warten gesetzt werden, um falsche Erwartungen zu vermeiden.
 

In Bearbeitung
Es wird aktiv an der Aufgabe gearbeitet. Der Status In Bearbeitung signalisiert eindeutig „Ich arbeite daran“. In vielen Teams ist das ein wichtiges Steuerungsmerkmal in Übersichten und zur Abstimmung im Team.
Das ist der Status, sobald ein Bearbeiter die Aufgabe gestartet hat. Änderungen/Notizen/Dateien werden währenddessen am Objekt gesammelt.

Tipp: Aufgaben, die von dieser Aufgabe abhängen, bleiben weiterhin blockiert, bis diese Aufgabe auf Abgeschlossen steht.



Warten
Aufgabe ist aktuell blockiert (z. B. Rückmeldung, Material, Entscheidung, Abhängigkeit). Warten bedeutet: keine aktive Bearbeitung möglich. Solche Aufgaben sollten in Arbeitslisten weniger „störend“ wirken, aber nicht vergessen werden.
Warten ist der empfohlene Status für Aufgaben, die durch eine Abhängigkeit blockiert sind. Sobald die Abhängigkeit erledigt ist, wird die Aufgabe typischerweise wieder auf TO DO gesetzt.

Tipp: Setzen Sie möglichst immer eine Wiedervorlage, damit die Aufgabe zum passenden Zeitpunkt wieder aktiv geprüft wird.

Abgeschlossen

Aufgabe ist abgeschlossen. Abgeschlossene Aufgaben werden nicht mehr in aktiven Listen priorisiert, bleiben aber zur Nachvollziehbarkeit/Historie verfügbar.
Mit Abgeschlossen endet die Bearbeitung. Optional kann dokumentiert werden, was erledigt wurde (Notiz/Informationen).

Tipp: Wenn andere Aufgaben in Abhängigkeit auf diese Aufgabe verweisen (bzw. von dieser Aufgabe abhängig sind), ist Abgeschlossen der typische Auslöser dafür, dass diese Folgeaufgaben fachlich „frei“ werden (und dann auf TO DO/In Bearbeitung gesetzt werden können).

Abgeschlossen + Neue Anlage

Aufgabe ist abgeschlossen und es soll direkt eine Folgeaufgabe entstehen. Dieser Status ist sinnvoll, wenn aus dem Abschluss heraus direkt ein neuer Arbeitsschritt geplant werden muss (z. B. „Umsetzung fertig“ → „Abnahme durchführen“).
Unterstützt einen sauberen Übergang: Das abgeschlossene Element bleibt als Historie und als verwandte Aufgabe erhalten, die Folgearbeit startet als neue Aufgabe.



Abgebrochen
Aufgabe wird beendet, ohne dass das ursprüngliche Ziel erledigt wurde. Abgebrochen signalisiert: nicht weiterverfolgen. In aktiven Arbeitslisten soll die Aufgabe nicht mehr als offen erscheinen.
Diesen Status wählen Sie, wenn Anforderungen entfallen, doppelt sind oder bewusst anders gelöst wurden. Der Grund sollte in einer Notiz oder in den Informationen dokumentiert werden.

Tipp: Achtung bei abhängigen Aufgaben: Der Abbruch löst fachlich nicht automatisch das Problem. Prüfen Sie Folgeaufgaben und setzen Sie bewusst oder deren Status (z. B. ebenfalls abbrechen, neu planen oder alternative Abhängigkeit setzen).

NORA | 360° Priorität

Die Priorität gibt an, wie dringend/wichtig eine Aufgabe ist. NORA | 360° stellt fünf Stufen bereit:

Priorität Kennzeichnung Beschreibung
sehr hoch (1)    Kritisch, sofort bearbeiten
hoch (2)    Sehr zeitnah bearbeiten
mittel (3)    Standardpriorität für die meisten Aufgaben
niedrig (4)    Kann geplant werden, kein unmittelbarer Druck
sehr niedrig (5)    Optional/Backlog, nur wenn Zeit verfügbar oder als Erinnerung

Beziehungen zwischen Aufgaben


Unteraufgaben (Subtasks)

Unteraufgaben dienen der inhaltlichen Zerlegung. Sie liegen „unter“ einer Aufgabe und bilden eine Hierarchie. Typischer Einsatz: größere Tätigkeiten in klare Schritte aufteilen.

Was bedeutet das? Praxis-Empfehlung
Eine Aufgabe kann mehrere Unteraufgaben enthalten. Jede Unteraufgabe ist selbst wieder eine Aufgabe mit Status/Priorität. Unteraufgaben nutzen, wenn mehrere Personen beteiligt sind oder wenn Fortschritt granular nachvollziehbar sein muss.
Unteraufgaben werden typischerweise im Aufgabenbereich (in der Ordnerstruktur) unter der Aufgabe geführt. Auf der Hauptaufgabe eine kurze Gesamtbeschreibung pflegen; Details in die jeweiligen Unteraufgaben.


Abhängige Aufgaben („hängt ab von“)

Abhängigkeiten modellieren eine Reihenfolge oder Blocker: Eine Aufgabe kann davon abhängen, dass eine andere Aufgabe zuerst erledigt ist.

Was bedeutet das? Praxis-Empfehlung
Aufgabe B „hängt ab von“ Aufgabe A. Solange A nicht fertig ist, kann B fachlich blockiert sein. Setzen Sie bei blockierten Aufgaben den Status auf Warten und dokumentieren Sie in der Beschreibung, wodurch blockiert wird.
Abhängigkeiten sind ideal für Prozessketten (z. B. „Freigabe einholen“ → „Bestellung auslösen“ → „Liefertermin bestätigen“). Abhängigkeiten sparsam und eindeutig nutzen (zu viele Abhängigkeiten machen die Planung unübersichtlich).

Tipp: Abhängigkeiten ersetzen keine Kommunikation. Wenn eine Aufgabe blockiert ist, sollten Bearbeiter/Empfänger aktiv informiert werden (z. B. Notiz/Kommentar, Wiedervorlage).


Verwandte Aufgaben

Verwandte Aufgaben sind thematisch verbunden, aber nicht zwingend in einer Reihenfolge abhängig.

Was bedeutet das? Praxis-Empfehlung
Aufgaben werden „quer“ verknüpft, um Zusammenhänge sichtbar zu machen (z. B. gleiche Ursache, gleicher Kunde, gleiche Änderung). Nutze „verwandt“ für Themencluster: mehrere Aufgaben zu einem gemeinsamen Change oder zu einer Reklamation.
Keine Blocker-Logik, nur Kontext und Navigationshilfe. Wenn es wirklich eine Reihenfolge gibt: besser zusätzlich/anstattdessen als Abhängigkeit anlegen.
 

Vorgänge verwalten

Vorgänge sind der übergeordnete Rahmen für zusammenhängende Arbeiten. Sie bündeln Aufgaben, Dokumente, E-Mails, Notizen und Zeiterfassungen zu einem Thema.

Vorgang erstellen

  1. Wählen Sie im Haupt- oder Kontextmenü NORA | 360° > Anlegen > Vorgang.

    Ergebnis: Das Fenster Vorgang öffnet sich.
  2. Geben Sie den Namen des Vorgangs an (kurz und eindeutig, z. B. „Kundenanfrage Produkt X“).
  3. Wählen Sie die Ablage: Geben Sie als Ablageort einen allgemeinen Vorgangsbereich oder eine spezifische Geschäftsakte (z. B. eine Kundenakte) an.
  4. Setzen Sie Status und Priorität.
  5. Optional: Geben Sie Bearbeiter, Empfänger, Beschreibung und Wiedervorlage an.
  6. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

Untergeordnete Objekte in Vorgängen

Ein Vorgang kann folgende untergeordnete Objekte enthalten:

Objekt Beschreibung Anlegen über
Aufgaben Konkrete Arbeitsschritte innerhalb des Vorgangs. Jede Aufgabe hat eigenen Status, Priorität und Bearbeiter. Im geöffneten Vorgang über die Schaltfläche Anlegen im Tab Allgemeine Infos oder über das Kontextmenü des Vorgangs.
Zeiterfassungen Erfasste Arbeitszeiten. Benötigen zwingend einen zugeordneten Vertrag. Im geöffneten Vorgang über den Tab Zeiterfassung.
Dateien Dokumente, die zum Vorgang gehören (z. B. Angebote, Protokolle). Über das Ordner-Symbol im Cardlet Dateien oder über oder über den Tab Struktur.
E-Mails Zugeordnete E-Mails für die vollständige Kommunikationshistorie. Über die Schaltfläche E-Mail im Vorgang oder durch Zuordnung bestehender E-Mails.
Notizen Interne Anmerkungen und Kommentare zum Vorgang. Im Tab Notizen des Vorgangs.

Vorgang bearbeiten

Um einen Vorgang zu bearbeiten, öffnen Sie ihn per Doppelklick oder über das Kontextmenü.

In der Vorgangsansicht sehen Sie alle zugeordneten Informationen und Daten auf einen Blick und können die Details hier auch direkt bearbeiten bzw. über die entsprechenden Buttons zusätzliche Aufgaben oder Zeiterfassungen erstellen:

Im Reiter Allgemeine Infos werden folgende Informationen eingeblendet:

Beispiel für die Anzeige eines Vorgangs mit Aufgaben und zugeordneten Daten

Vorgänge finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Vorgänge zu finden:

Methode Beschreibung
Vorgangsbereich Navigieren Sie im Explorer zum Vorgangsbereich. Dort sind alle Vorgänge chronologisch in einer Ordnerstruktur (Jahr/Monat/Tag) abgelegt.
Kundenakte Vorgänge, die in einer Kundenakte abgelegt wurden, finden Sie direkt in der jeweiligen Akte.
Suche Verwenden Sie die Suchfunktion, um Vorgänge nach Name, Status, Bearbeiter oder anderen Kriterien zu finden. Über die Suchfilter können Sie gezielt nach Vorgängen filtern.


Die Vorgangssuche bietet eine leistungsfähige Übersicht mit umfangreichen Filtern und Dashboard:

 

Vorgangssuche mit Filtern und Dashboard


Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie Filteroptionen Beschreibung
Typen Vorgänge, Projekte, Tickets, Verkaufschancen, Verträge Grenzen Sie die Ergebnisse auf einen bestimmten Vorgangstyp ein. Die Zahlen in Klammern zeigen die Anzahl der Treffer pro Typ.
Vorgang Meine, Mir zugewiesen, Von mir erstellt, Bearbeiter, Empfänger, Name, Wiedervorlage (warten), Wiedervorlage (erreicht), Beendet am, Ist eine Vorlage Persönliche und allgemeine Filter. Meine zeigt Vorgänge, bei denen Sie Bearbeiter oder Empfänger sind. Ist eine Vorlage filtert nach Vorlagen-Vorgängen.
Verkaufschance Phasen, Wahrscheinlichkeit, Geplanter Umsatz Spezifische Filter für Verkaufschancen (Opportunities). Filtern Sie nach Vertriebsphase, Abschlusswahrscheinlichkeit oder geplantem Umsatz.
Vertrag Vertragstyp Filtern Sie Verträge nach ihrem Vertragstyp.
Status Entwurf, TO DO, In Bearbeitung, Warten, Abgeschlossen, Abgebrochen Filtern Sie nach dem aktuellen Bearbeitungszustand. Die Zahlen in Klammern zeigen die Anzahl der Treffer pro Status.
Letzte Aktivität Zeitnah, Älter als 2 Tage, Älter als 5 Tage, Älter als 10 Tage Filtern Sie nach der Aktualität der letzten Bearbeitung. Damit erkennen Sie schnell, welche Vorgänge länger nicht bearbeitet wurden.
Priorität Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig Filtern Sie nach Dringlichkeit, um sich auf die wichtigsten Vorgänge zu konzentrieren.
 

In der Ergebnisliste wird jeder Vorgang als Karte mit allen relevanten Informationen angezeigt. Über die Suchleiste können Sie die Ergebnisse zusätzlich per Freitext einschränken.

Aufgaben verwalten

Aufgaben sind die konkreten Arbeitsschritte, die erledigt werden müssen. Sie können eigenständig oder innerhalb eines Vorgangs angelegt werden.

Aufgabe erstellen

  1. Wählen Sie im Haupt- oder Kontextmenü NORA | 360° > Anlegen > Aufgabe.

    Ergebnis: Das Fenster Aufgabe öffnet sich.
  2. Geben Sie den Namen der Aufgabe an.
  3. Wählen Sie die Ablage: Geben Sie als Ablageort einen speziellen Aufgabenbereich, einen allgemeinen Vorgangsbereich oder eine spezifische Geschäftsakte (z. B. eine Kundenakte) an.
  4. Setzen Sie Status und Priorität.
  5. Optional: Geben Sie Bearbeiter, Empfänger, Beschreibung und Wiedervorlage an.
  6. Optional: Stellen Sie Verknüpfungen oder Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben her.
  7. Klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen.

Untergeordnete Objekte in Aufgaben

Eine Aufgabe kann folgende untergeordnete Objekte enthalten:

Objekt Beschreibung Anlegen über
Unteraufgaben Kleinere Arbeitsschritte innerhalb einer Aufgabe. Jede Unteraufgabe hat eigenen Status und Priorität.  Im geöffneten Aufgaben-Dashboard über die Karte oder den Tab Unteraufgaben.
Zeiterfassungen Erfasste Arbeitszeiten für diese Aufgabe. Benötigen zwingend einen zugeordneten Vertrag. Im geöffneten Aufgaben-Dashboard über die Karte oder den Tab Zeiterfassung.
Dateien Dokumente, die zur Aufgabe gehören. Über das Ordner-Symbol im Cardlet Dateien oder über den Reiter Struktur.
E-Mails Zugeordnete E-Mails. Über die Schaltfläche E-Mail in der Aufgabenansicht oder durch Zuordnung.
Notizen Interne Anmerkungen zur Aufgabe. Im geöffneten Aufgaben-Dashboard über das Plus-Symbol in der Karte Notizen oder über das Kontextmenü.

Aufgabe bearbeiten

Um eine Aufgabe zu bearbeiten, öffnen Sie sie per Doppelklick oder über das Kontextmenü. Die Aufgabe öffnet sich in einer eigenen Ansicht mit mehreren Tabs, über die Sie alle relevanten Informationen einsehen und bearbeiten können.

Der Tab Allgemeine Infos ist die zentrale Anlaufstelle für die Bearbeitung einer Aufgabe. Er zeigt alle Stammdaten und verknüpften Informationen auf einen Blick. Zusätzlich können Sie die Details hier auch direkt bearbeiten bzw. über die entsprechenden Schaltflächen zusätzliche Aufgaben oder Zeiterfassungen erstellen:

Im Reiter Allgemeine Infos werden folgende Informationen eingeblendet:

 

Tab „Allgemeine Infos“ einer Aufgabe


Der Tab Struktur bietet eine Drei-Spalten-Ansicht, die besonders für die Navigation in komplexen Aufgabenstrukturen geeignet ist: 

Tipp: Die Strukturansicht eignet sich besonders gut, wenn Sie schnell zwischen mehreren Unteraufgaben wechseln und deren Details prüfen möchten, ohne jede Unteraufgabe einzeln öffnen zu müssen.

Der Tab Unteraufgaben zeigt alle Unteraufgaben der aktuellen Aufgabe in einer übersichtlichen Listenansicht mit Filterfunktion.

Der Tab Zeiterfassung bietet eine dedizierte Ansicht für alle Zeiterfassungseinträge der Aufgabe.

Aufgaben finden und suchen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre Aufgaben zu finden:

Methode Beschreibung
Aufgabenbereich Navigieren Sie im Explorer zum Aufgabenbereich. Dort sind eigenständige Aufgaben chronologisch in einer Ordnerstruktur (Jahr/Monat/Tag) abgelegt.
Im Vorgang Aufgaben, die einem Vorgang zugeordnet sind, finden Sie im Dashboard des jeweiligen Vorgangs unter Aufgaben.
Kundenakte Aufgaben, die in einer Kundenakte abgelegt wurden, finden Sie direkt in der jeweiligen Akte.
Suche Verwenden Sie die Suchfunktion, um Aufgaben nach Name, Status, Bearbeiter, Priorität oder anderen Kriterien zu finden. Über die Suchfilter können Sie gezielt nach Aufgaben filtern.

Die Aufgabensuche bietet eine leistungsfähige Übersicht mit Filtern und Dashboard:

 

Aufgabensuche mit Filtern und Dashboard

Die Filter auf der linken Seite ermöglichen eine gezielte Eingrenzung der Ergebnisse:

Filterkategorie Filteroptionen Beschreibung
Typen Aufgaben, Ereignisse (CRM), Projektaufgaben, Ticketaufgaben, Unteraufgaben Grenzen Sie die Ergebnisse auf einen bestimmten Aufgabentyp ein. Die Zahlen in Klammern zeigen die Anzahl der Treffer pro Typ.
Aufgabe Meine, Mir zugewiesen, Von mir erstellt, Bearbeiter, Empfänger, Name, Wiedervorlage (warten), Wiedervorlage (erreicht), Beendet am, Ist eine Vorlage Persönliche und allgemeine Filter. Meine zeigt Aufgaben, bei denen Sie Bearbeiter oder Empfänger sind. Ist eine Vorlage filtert nach Vorlagen für Aufgaben.
Projektaufgabe Aufgaben ohne Epic, Aufgaben ohne Sprint Spezifische Filter für Projektaufgaben (nur bei Verwendung des Projekt-Plugins). Finden Sie Aufgaben, die noch keinem Epic oder Sprint zugeordnet sind.
Status Entwurf, TO DO, In Bearbeitung, Warten, Abgeschlossen, Abgebrochen Filtern Sie nach dem aktuellen Bearbeitungszustand. Die Zahlen in Klammern zeigen die Anzahl der Treffer pro Status.
Letzte Aktivität Zeitnah, Älter als 2 Tage, Älter als 5 Tage, Älter als 10 Tage Filtern Sie nach der Aktualität der letzten Bearbeitung. Damit erkennen Sie schnell, welche Aufgaben länger nicht bearbeitet wurden.
Priorität Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig Filtern Sie nach Dringlichkeit, um sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Suche einschränken Kontextbezogene Filter (z. B. bestimmte Kunden, Vorgänge oder Projekte) Begrenzen Sie die Ergebnisse auf bestimmte Kontexte, um nur Aufgaben innerhalb eines bestimmten Kunden oder Vorgangs zu sehen.

In der Ergebnisliste wird jede Aufgabe als Karte mit allen relevanten Informationen angezeigt. Über die Suchleiste können Sie die Ergebnisse zusätzlich per Freitext einschränken.