Serienmail erstellen

Mit dieser Aktionen wählen Sie im Kontextmenü eine bereits vorhandene E-Mail-Vorlage und erstellen aus der Vorlage eine Serienmail.

Vorbereitung

Wenn Sie eine Serienmail erstellen möchten, sollten Sie im Voraus einige Fragen beantworten. Deren Antworten haben einen Bezug zu verschiedenen Einstellmöglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen, und erleichtern Ihnen die Erstellung von Serienmails.

• Wie soll die E-Mail aussehen? Gibt es bereits eine Vorlage, die Sie verwenden können?
• Welche Absender-E-Mail-Adresse soll diese Serienmail verschicken?
• An wen soll die Serienmail verschickt werden?

Eine Serienmail erstellen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
3. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienmail erstellen.
   
   Ergebnis: Die Oberfläche für die Serienmail öffnet sich.
   

   Eine Serienmail erstellen
4. Klicken Sie auf Neu.
   
   Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
5. Wählen Sie einen Bereich und tragen Sie den Namen der Serienmail ein.

   Hinweise:

   • Der Bereich legt fest, wer / welche Benutzergruppe die verschickten E-Mails einsehen darf.
   • Der Name der Serienmail muss eindeutig sein, d. h. er darf lediglich einmal vorkommen.

6. Klicken Sie auf , um die Serienmail zu speichern.

Einstellungen in der Serienmail vornehmen

Sobald Sie die Serienmail gespeichert haben, erscheinen die Einstellungen zur Serienmail.

Einstellungen in der Serienmail vornehmen

Mail/Gesendete Post

Einen Empfänger wählen

Unterhalb der beschriebenen Felder / Einstellungen wählen Sie wie schon beim Serienbrief im Abschnitt Empfängerliste beliebig viele Empfänger für die Serienmail.

Eine Serienmail testen

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen und gespeichert haben, testen Sie die Serienmail. Damit stellen Sie sicher, dass die E-Mail die Informationen enthält, die vorhanden sein sollen. Auch ein finaler Check der Empfänger ist auf diese Art möglich.

So gehen Sie vor, um eine Serienmail zu testen:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
3. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienmail erstellen.
   
   Ergebnis: Die Oberfläche für die Serienmail öffnet sich.
4. Klicken Sie auf Öffnen.
   
   Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
5. Wählen Sie einen Bereich und die Serienmail.
6. Klicken Sie auf Test.
7. Wählen Sie einen Empfänger.
   
   Ergebnis: Die Serienmail für den Empfänger erscheint. Sie können die Ersetzung für Platzhalter und die richtige Darstellung der Empfänger-E-Mail-Adresse sicherstellen. Die Empfänger-E-Mail-Adresse wird dazu vollständig mit Anzeigename und E-Mail-Adresse angezeigt.
    
   

   Angezeigte Serienmail des Empfängers
   
   
   Sie können die E-Mail-Vorschau über die Schaltfläche E-Mail-Vorschau erstellen und bearbeiten direkt anpassen (siehe E-Mail nach Vorlage erstellen).

   Hinweis: Wenn für einen Platzhalter kein Wert in dem dazugehörigen Datensatz des gewählten Empfängers existiert, ersetzt das System diesen Wert bei Testserienbriefen und bei verschickten Serienbriefen durch ein Leerzeichen.

Eine Serienmail versenden

Das System versendet Serienmails im Hintergrund, sodass es nicht belastet wird, egal, wie viele Empfänger E-Mails erhalten. Wird das System neu gestartet, merkt sich das System, welche Serienmails bisher nicht verschickt wurden, und nimmt seine Arbeit automatisch auf, sobald es wieder aktiv ist.

So gehen Sie vor, um eine Serienmail zu versenden:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
3. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienmail erstellen.
   
   Ergebnis: Die Oberfläche für die Serienmail öffnet sich.
4. Klicken Sie auf Öffnen.
   
   Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
5. Wählen Sie einen Bereich und die Serienmail.
6. Klicken Sie auf Senden und bestätigen Sie die Abfrage.
   
   Ergebnis: Das System versendet die E-Mails im Hintergrund.

   Hinweis: Ihr Administrator kann den Prozess des Versendens mithilfe der Hintergrundaktivitäten überwachen. Um den Prozess des Versendens abzubrechen, markieren Sie in den Hintergrundaktivitäten den entsprechenden Vorgang und klicken Sie auf Abbrechen. Das System rollt dann die einzelnen Aktionen zurück. Brechen Sie den Prozess zu spät ab, können einzelne E-Mails bereits versendet worden sein. Diese kann das System nicht mehr zurückholen.

Einen E-Mail-Entwurf erstellen

Mithilfe der Einstellung Nur E-Mail-Entwürfe erstellen erstellt das System beim Klick auf Senden ausschließlich E-Mail-Entwürfe im Ordner, den Sie unter Ablageort der E-Mail-Entwürfe einstellen angeben (beliebiger Ordner im System).

Geben Sie keinen Ordner an, erstellt das System im Benutzer, der den Sendevorgang ausführt, automatisch einen Ordner mit dem Namen der Serienmail unter Entwürfe. Im Anschluss versenden Sie die E-Mail-Entwürfe.


Beispiel

Wenn die Serienmail test lautet, erstellt das System unter Entwürfe des Benutzers den Ordner test. In diesem Ordner befinden sich dann die E-Mail-Entwürfe.

Automatisch erstellter Ordner unter Entwürfe (in der Liste rechts: die einzelnen E-Mail-Entwürfe)

Einen E-Mail-Entwurf versenden

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, in dem sich die E-Mail-Entwürfe befinden.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Entwürfe versenden.
   
   Ergebnis: Das System versendet die E-Mails im Hintergrund.

   Hinweis: Ihr Administrator kann den Prozess des Versendens mithilfe der Hintergrundaktivitäten überwachen. Um den Prozess des Versendens abzubrechen, markieren Sie in den Hintergrundaktivitäten den entsprechenden Vorgang und klicken Sie auf Abbrechen. Das System rollt dann die einzelnen Aktionen zurück. Brechen Sie den Prozess zu spät ab, können einzelne E-Mails bereits versendet worden sein. Diese kann das System nicht mehr zurückholen.

Fehler bei der Serienmail-Erstellung überprüfen

Sie können nach der Erstellung der E-Mail-Entwürfe oder dem Erstellen der E-Mails überprüfen, ob Fehler aufgetreten sind und Informationen zu den Fehlern erhalten.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
3. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core fill template > Serienmail erstellen.
   
   Ergebnis: Die Oberfläche für die Serienmail öffnet sich.
4. Klicken Sie auf Öffnen.
   
   Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
5. Wählen Sie den Bereich und die Serienmail, die Sie zuvor erstellt haben.
6. Klicken Sie auf Laden.
   
   Ergebnis: Die Einstellungen der Serienmail öffnen sich.
7. Klicken Sie auf Fehler anzeigen.
   
   Ergebnis:
   
   • Wenn bei der Erstellung der Serienmails oder der E-Mail-Entwürfe keine Fehler aufgetreten sind, erhalten Sie folgende Meldung:
    
   

   Anzeige für eine erfolgreiche Erstellung
   
   
   • Wenn Fehler aufgetreten sind, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Informationen zu den aufgetretenen Fehlern erhalten:
   
   Wenn Sie die E-Mails versendet  haben (keinen Entwuf erstellt), sehen Sie die Liste der fehlgschlagenen Empfänger und zu jedem Empfänger jeweils eine txt-Datei mit der Fehlermeldung. Wenn Sie Entwürfe erstellt haben, werden Ihnen die fehlerhaften E-Mail-Entwürde in eml-Format angezeigt und ebenfalls eine ergänzende txt-Datei mit der Fehlermeldung. 
   
   Sie können die txt-Datei zur weiteren Analyse der Fehler weiterreichen. Anschließend können Sie die angezeigten Dateien oder das ganze Verzeichnis (errors) löschen und die Serienmail erneut final oder als Entwurf erstellen.
    
   

   Anzeige einer Fehlermeldung