Erstellen neuer E-Mail-Vorlage

Mit dieser Aktion erstellen Sie im Kontextmenü eine Vorlage für E-Mails, mit der Sie Serienmails erstellen und versenden können.

Eine E-Mail-Vorlage anlegen

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1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Öffnen Sie den Ordner, in der Sie die E-Mail-Vorlage ablegen möchten.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die freie Fläche.
4. Wählen Sie im Kontextmenü Erstellung neuer E-Mail-Vorlage.
   
   Ergebnis: Das Fenster Erstellung neuer E-Mail-Vorlage öffnet sich.
5. Geben Sie einen Namen für die E-Mail-Vorlage ein und wählen Sie einen Typen für die Vorlage.
   
   Falls kein Typ vorhanden ist, geben Sie einen beliebigen Typen ein, etwa Bewerbung.
6. Klicken Sie auf OK.

Eine E-Mail-Vorlage bearbeiten

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Nachdem Sie einen Namen und einen Typen für die E-Mail-Vorlage eingegeben haben, öffnet sich das Fenster zum Bearbeiten der E-Mail-Vorlage.

Der Inhalt ist bereits mit einem Beispieltext belegt, der die wichtigsten Platzhalter enthält. Der Text kann von Ihrem Administrator angepasst und erweitert werden. Durch das automatische Füllen der Vorlage können Vorlagen rasch erstellt werden. Der Inhalt sollte die für Ihre Firma wichtigen Informationen bereits enthalten, etwa folgende Informationen:

• die Anschrift der Firma
• die Fußnote
• das Logo

 

Feld/Schaltfläche	Beschreibung
Platzhalter wählen	Wählt die gewünschten Platzhalter, etwa für die Felder Betreff oder Inhalt. Weitere Informationen zu Platzhaltern siehe Briefvorlage erstellen.
Speichern	Speichert die E-Mail-Vorlage. Hinweis: Die E-Mail-Vorlage wurde bereits bei der Vergabe von Name und Typ erstmalig abgespeichert. Schließen Sie die Oberfläche, ist die Vorlage weiterhin in Ihrem System vorhanden.
Testen	Testet die E-Mail-Vorlage.
Empfänger	Wählt Empfänger. Typischerweise lautet der Platzhalter für die Empfänger ${Email}.
Betreff	Definiert den Betreff.
Inhalt	Definiert den Inhalt.
Neuer Anhang	Wählt Anhänge oder sucht Anhänge, die an die Serienmail angehängt werden sollen.  Durch Klick auf  öffnet sich ein Dialog, durch den Sie Dokumente im System als Anhang wählen oder suchen können (siehe Suche oder Orderansicht). Nach dem Wählen erscheint der Anhang mit seinem Pfad. Klicken Sie danach auf Zuordnen. Sie können mehrere Anhänge wählen. Suche oder Ordneransicht Durch Klick auf  schalten Sie auf eine Suche um, d. h. Sie können nach einem Anhang / einer Datei suchen. Ein erneuter Klick auf  schaltet wieder auf die Ordneransicht um. Tipps: • Sie können beliebig viele Anhänge an eine E-Mail anhängen, die Größe wird vom Empfänger der E-Mail begrenzt. • Sollten Sie oft größere Anhänge haben, verwenden Sie das Modul undefined>agorum core dataroom, mit dem Sie Links versenden können. Das Modul spart Ihnen und Ihren Empfängern Speicherplatz und erlaubt es, unbegrenzt große Anhänge zu senden.
Dynamischer Anhang	Definiert eine dynamische Suche für den Anhang. Den dynamischen Anhang können Sie erst zuordnen, nachdem Sie auf die Schaltfläche Syntaxcheck geklickt haben. Beim Syntaxcheck prüft das System, ob die Suche, die Sie in das Feld eingegeben haben, fehlerfrei ist. Nachdem Sie den dynamischen Anhang mit Klick auf die Schaltfläche Zuordnen zugeordnet haben, klicken Sie nach dem Speichern oben auf Testen. Dort erscheint für eine gewählte Person der gefundene Anhang. siehe Beispiel zum dynamischen Anhang

Registerkarte „Script

Diese Registerkarte ist für Ihren Entwickler oder Administrator gedacht. Er kann hier ein Skript für Platzhalter abgeben, um so etwa neue Platzhalter zu definieren oder vorhandene in deren Funktion abzuändern.

Beispiel zum Feld „Dynamischer Anhang“

Sie erstellen über einen Serienbrief für Personen ein Anschreiben, dem Sie den Namen Anschreiben 12-2020 ${GivenName} ${FamilyName} (${ObjectID}) vergeben. Bei dem Erstellen des Serienbriefs ordnet das System diesem Namen die eindeutige Objekt-ID der Person zu. In dem obigen Beispiel ist die Angabe der Objekt-ID doppelt vorhanden, da der eigentliche Name etwa folgendermaßen lautet:

"Anschreiben 12-2020 Rolf Lang (1255497)_1255497.pdf"

In den Platzhaltern können Sie unter anderem diese Platzhalter wählen:

Platzhalter	Beschreibung
ObjectID	Enthält die eindeutige ID des Objekts, im obigen Beispiel der gerade verarbeiteten Person.
ObjectUUID	Enthält die eindeutige UUID des Objekts, im obigen Beispiel der gerade verarbeiteten Person.

In der Serienmail vergeben Sie genau die Suche, die dann für jede Person das zuvor erstellte Anschreiben findet:

name:"Anschreiben 12-2020 ${GivenName} ${FamilyName} (${ObjectID})_${ObjectID}.pdf"

Wenn Sie jetzt dieselben Personen für Serienbrief und Serienmail wählen, hängt das System an jede E-Mail ein individuelles Anschreiben an.

• Wenn das System den gesuchten Anhang nicht findet, überspringt es diesen.
• Sie können beliebige Anhänge (dynamisch und fixe Anhänge) miteinander mischen.
• Wenn Sie eine Serienmail über Testen austesten, zeigt das System die gewählten Anhänge für die gewählte Person ebenfalls an, sofern diese schon vorhanden sind.
• Informationen zur Suche und der verwendeten Suchengine Solr siehe Suchsyntax in Solr verwenden.