Workflows einrichten

Sie müssen Workflows einrichten, damit Benutzer Workflows verwenden können.

In agorum core workflow 3.0 richten Sie Ihre Workflows im Workflow-Editor ein und können die Workflows nach der Einrichtung jederzeit wieder bearbeiten.

Ansicht des Workflow-Editors

Icons

Diese Icons begegnen Ihnen in agorum core, wenn Sie mit Workflows arbeiten und sie einrichten:

Workflow-Definition

Workflow-Instanz

Workflow-Prozess

Workflow-Token/UI

Workflow-Log

Workflow-Ordner

Die Funktionsweise eines Workflows

Ein Workflow durchläuft mehrere Schritte.
Ein Schritt wird als Knoten bezeichnet und als Box im Workflow-Editor visuell dargestellt.
Ein Workflow besteht aus einem Eingangsknoten. Der Eingangsknoten definiert, wo der Workflow startet.
Ein Knoten (ausgenommen Eingangsknoten) besitzt einen Eingang (Inlet) und Ausgang (Outlet) oder mehrere Ein- und Ausgänge. Über einen Eingang steuert das System den Knoten an, über einen Ausgang steuert der Knoten hingegen weitere Knoten im Workflow an.

Wenn Sie agorum core herunterfahren

Fahren Sie agorum core herunter, während ein Workflow aktiv ist, gehen Workflowschritte, die auf eine Eingabe oder Aktion warten (etwa ui-Knoten, wait-Knoten) nicht verloren, sondern stoppen.
Eingegebene Daten in einer grafischen Oberfläche zu diesem Zeitpunkt speichert das System nicht.
Fahren Sie agorum core wieder hoch, kann der Benutzer mit der Eingabe in der Oberfläche fortfahren.
Alle anderen Workflowschritte aktivieren sich erst wieder nach dem Hochfahren.

Ein- und Ausgang eines Knotens

Hinweise:

Erstellen Sie Ein- und Ausgänge, geben Sie diesen einen anderen Namen als Default. Dieser Name ist durch das System vorbelegt.
Alle In- und Outlets der Knoten sind case-sensitive. Definieren Sie etwa ein Outlet namens Ausgang, müssen Sie etwa in Skripts ebenfalls das Outlet Ausgang verwenden.

Damit Benutzer einen Workflow verwenden können, müssen Sie:

einen Workflow erstellen
einen Knoten hinzufügen
die Knoten miteinander verbinden
einen Knoten als Eingangsknoten definieren
den Workflow deployen

Einen Workflow erstellen

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann workflow editor.

Ergebnis: Eine Übersicht aller bereits vorhandenen Workflows erscheint.
Klicken Sie auf Neuen Workflow erstellen.
Wählen Sie eine Konfiguration.
Vergeben Sie einen Namen für den neuen Workflow.
Klicken Sie auf Erstellen.

Ergebnis: Der Workflow-Editor öffnet sich.

Einen Workflow erstellen

Parameter eines Workflows

Die Parameter eines Workflows befinden sich links im Abschnitt Einstellungen.

Parameter	Beschreibung	Hinweis
In mehrere Sprachen übersetzen	Legt automatisch Übersetzungsdateien an und speichert die im Editor eingegebenen Texte in die Dateien.	Die Sprache ändern Sie über Aktionen > Sprache für die Übersetzung wechseln.
Kann direkt gestartet werden	Ermöglicht den Start eines Workflow über die Kopfleiste.	Benutzer muss zusätzlich in folgendem ACL gesetzt sein: acw > ACL_acworkflow_start
Benötigt mindestens einen Anhang	Workflow benötigt mindestens einen Anhang (beliebiges Dokument oder beliebigen Ordner), damit Sie ihn über das Kontextmenü starten können. Sie können über den smart assistant konfigurator steuern, dass Benutzer nur bestimmte Workflows oder Dokumententypen starten dürfen.	Benutzer muss zusätzlich in folgendem ACL gesetzt sein: acw > ACL_acworkflow_start Workflow erscheint im Kontextmenü nicht zur Auswahl, wenn der Anhang fehlt.
Recht (ACL) auswählen	Erzeugt automatisch die angezeigte ACL, wenn Sie den Workflow erstellen. Mit der ACL können Sie Benutzern und Benutzergruppen Zugriff auf diesen Workflow geben.	Für Informationen zu diesem Parameter siehe Einzelne Workflows berechtigen.

Im Workflow-Editor navigieren

Aktion	Taste
Bewegen	Linke Maustaste gedrückt halten und bewegen.
Zoomen	Mausrad scrollen.
Knoten markieren	Rechte Maustaste über Knoten betätigen.
Knoten kopieren	Knoten mit linker Maustaste markieren (oder Auswahlrahmen ziehen) und rechte Maustaste betätigen.
Knoten einfügen	Rechte Maustaste an leerer Stelle betätigen. Beim Einfügen übernimmt der Editor vorhandene Konfigurationen und Parameter als auch zugehörige Skripte, Endpunkte und Verbindungen zwischen den Knoten.

Einen Knoten hinzufügen

Klicken Sie auf .
Wählen Sie einen Knoten mit .

Für eine Beschreibung aller vorhandenen Knoten siehe Übersicht vorhandener Knoten.
Doppelklicken Sie in der freien Fläche des Editors, um den Knoten hinzuzufügen.

Das System setzt den ersten Knoten als Eingangsknoten.
Vergeben Sie einen Namen für den Knoten und optional einen Anzeigenamen in den gleichnamigen Feldern.

Einen Knoten zum Workflow hinzufügen

Tipps:

Bauen Sie den Workflowfluss wie ein Diagramm auf, d. h. ordnen Sie die Knoten eines Workflows von oben nach unten an.
Aus optischen Gründen können in den Dokumentationen Beispiele, in denen die Knoten von links nach rechts angeordnet sind, auftauchen.

Die Knoten miteinander verbinden

Bewegen Sie die Maus über den Ausgang () eines Knotens.
Ziehen Sie eine Verbindung zum Eingang () eines Knotens.

Die Verbindung zwischen Knoten lösen

Klicken Sie den Ausgang eines Knotens an.
Ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste in die freie Fläche des Workflow-Editors.

Einen Knoten als Eingangsknoten definieren

Klicken Sie auf eine freie Fläche im Workflow-Editor.
Wählen Sie einen Knoten als Eingangsknoten.

Einen Knoten als Eingangsknoten definieren

Den Workflow deployen

Sie müssen den Workflow produktiv schalten, damit andere Benutzer oder Module den erstellten Workflow verwenden können.

Klicken Sie im Workflow-Editor oben in der Aktionsleiste auf Speichern.
Klicken Sie auf Ausführen, um den Workflow zu testen und Fehler zu vermeiden.

Ergebnis: Die Prozessübersicht öffnet sich.
Klicken Sie auf Workflow deployen, wenn der Test erfolgreich war.

Ergebnis: Sie können den Workflow jetzt produktiv einsetzen.

Sie können außerdem:

Subworkflows einrichten, die als Knoten in einem anderen Workflow eingebunden werden
einen vorhandenen Workflow über Aktionen > Duplizieren vervielfältigen
einen Workflow und dessen Daten im Protokoll (Log) prüfen

Einen Workflow in verschiedenen Versionen deployen

Fügen Sie in einem Workflow Knoten hinzu oder entfernen Sie diese, oder ändern Sie Skripte innerhalb der Knoten, erhöhen Sie mit der Änderung die Version eines Workflows, damit die alte Version noch lauffähig und intakt bleibt.

Benutzer können mit der alten Version des Workflows weiterarbeiten, ohne dass Fehlermeldungen entstehen.
Das System verwendet die neue Version des Workflows erst, sobald ein Benutzer den Workflow über die Kopfleiste oder das Kontextmenü startet.

Führen Sie die Änderungen an Ihrem Workflow durch.
Erhöhen Sie die Version Ihres Workflows mit .
Speichern und deployen Sie den Workflow.

Version des Workflows erhöhen

Hinweis: Duplizieren Sie einen Workflow, setzt sich die Version des kopierten Workflows auf 1 zurück.

Einen Workflow in der Prozessübersicht einsehen und testen

In der Prozessübersicht:

sehen Sie alle Workflows, die aktuell produktiv sind
können Sie Workflows testen

Die Oberfläche ist identisch mit der Oberfläche, die ein Benutzer sieht, wenn er mit Workflows arbeitet. Im Gegensatz zur Ansicht, die ein Benutzer sieht, verschwindet jedoch ein Workflow nicht aus der Prozessübersicht, wenn der Workflow einen bestimmten Prozessschritt / Knoten erreicht. Als Administrator können Sie stets alle Workflows in jedem Prozessschritt einsehen.

Tipp: Sie können den Prozessschritt in der Prozessübersicht beenden, wenn Sie einen delay- oder wait-Knoten verwenden, indem Sie den Prozessschritt markieren, die rechte Maustaste anklicken und im Kontextmenü Trigger Timer verwenden.

Prozessübersicht: Vorhandene Workflows einsehen und testen