Workflows im Log prüfen

Möchten Sie Workflows etwa auf Variablen und deren Werte oder auf eingegebene Daten kontrollieren, können Sie einen Workflow im Protokoll (Log) prüfen.

1. Öffnen Sie einen bestehenden Workflow.
2. Wählen Sie oben in der Aktionsleiste Protokoll (Log).
   
    
   

   Aktionsleiste im Workflow mit Schaltfläche Protokoll (Log)
   
   
   Ergebnis: Das Protokoll (Log) des Workflows öffnet sich.
3. Klicken Sie einen Eintrag aus der Liste an.
   
   Ergebnis: Die Detailansicht des gewählten Logs öffnet sich. 
   
   Sie können der Ansicht weitere Details entnehmen, etwa Werte von Variablen, die durchgeführte Aktion oder das benutze Inlet / Outlet.
    
   

   Übersicht aller Logs eines Workflows (links) sowie Detailansicht eines Logs (rechts)

Auf der rechten Seite werden unter anderem zwei Abschnitte angezeigt, deren Bedeutung Sie im Folgenden kennenlernen:

• Token-Variablen
• Instanz-Variablen

Token-Variablen

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Pro parallelem Ablauf eines Workflows existiert ein Token. Zu einem Token in einem Workflow kann es mehrere Variablen geben. Diese werden hier aufgeführt.

Verwenden Sie etwa einen fork-Knoten, teilt dieser das aktuell verwendete Token auf und es entsteht ein neues Token, das parallel zum originalen Token läuft. Das neue Token enthält eine Kopie aller Variablen des originalen Tokens. Durch den join-Knoten fügt das System den kopierten Token und das originale Token wieder zusammen und das kopierte Token verschwindet.

Beispiel

Ihre FiBu-Software übergibt agorum core eine Datei. Diese soll einerseits beim Ihnen abgelegt und andererseits in eine PDF-Rechnung umgewandelt werden. Um das Szenario zu realisieren, verwenden Sie den fork-Knoten, um 2 „Prozesse“ parallel ablaufen zu lassen:

• Der erste Prozess liest Daten aus der Datei, benennt die Datei um und legt sie ins entsprechende Verzeichnis ab. Hierfür müssen Daten temporär in Variablen gespeichert werden. Diese Variablen sind allerdings nur für diesen ersten Prozess interessant. Die Variablen sind also auch in diesem Token vorhanden.
• Der zweite Prozess verarbeitet die Datei, holt sich die Word-Vorlage, befüllt diese und wandelt das Ganze in eine PDF-Datei um. Der temporäre Ordner und die temporäre Datei sind nur in diesem Token verfügbar, da der Dokument-Vorlage befüllen-Knoten nur in diesem Prozess eine temporäre Datei anlegt. Nachdem die Datei abgelegt wurde, gehen beide Prozesse mithilfe des join-Knotens ineinander über und die temporären Variablen werden aufgelöst.

Instanz-Variablen

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Eine Instanz stellt den gestarteten Workflow dar. Wenn Sie einen Workflow über den Workflow-Editor erstellen, konfigurieren Sie im Grunde eine komplette Workflow-Definition.

Wird dieser Workflow durch einen Benutzer, von Automatismen oder durch Sie ausgeführt, weil Sie etwa den Workflow testen möchten, erstellt das System eine Instanz des Workflows. Eine Instanz ist somit eine Ausführung des Workflows, ein laufender Workflow, und kann auch mehrere fachliche Prozesse abbilden. Eine Instanz könnte etwa am Anfang aus dem Erfassungs-Prozess bestehen und danach aus einem Freigabe-Prozess.

Beispiel

Sie verwenden einen Rechnungsworkflow, in dem docform zum Einsatz kommt und Rechnungen durch den Workflow abgelegt werden. Der Workflow startet, sobald die Rechnung durch docform verarbeitet wurde. Jede Rechnung wird dann in einer eigenen Instanz des Workflows verarbeitet.

Die Instanz-Variablen sind also Variablen, die über den kompletten Workflow hinweg erhalten bleiben und nicht an einem Token hängen, sondern global am Workflow.

Schaltflächen im Log

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Interne Variablen anzeigen

Über diese Schaltfläche blendet das System alle internen Variablen des Prozessschrittes ein, um jederzeit deren Werte einsehen können.

Aktuelles Token verfolgen

Über diese Schaltfläche markiert das System in unterschiedlichen Farben die Tokens und nebenläufige Tokens eines Prozessschrittes, um jederzeit nachvollziehen zu können, welcher Schritt zu welchem Token gehört.

Nebenläufige Tokens entstehen, wenn Sie einen fork- oder einen distribute-Knoten verwenden.