Zuweisung, Benachrichtigung und Bearbeitungsplanung in NORA | 360°

In NORA | 360° arbeiten in der Regel mehrere Personen gemeinsam an Aufgaben, Vorgängen und Projekten. Damit jeder weiß, wofür er zuständig ist, und damit nichts in Vergessenheit gerät, bietet NORA | 360° ein durchdachtes System aus Zuweisung, Benachrichtigung und Bearbeitungsplanung.

Bearbeiter und Empfänger

Jedes NORA | 360° Objekt (Aufgabe, Vorgang, Vertrag usw.) kann einem Bearbeiter und einem oder mehreren Empfängern zugeordnet werden. Diese beiden Rollen haben unterschiedliche Bedeutungen und beeinflussen, wer das Objekt in seinem Eingang sieht:

Rolle	Beschreibung	Wer kann zugewiesen werden?
Bearbeiter	Die verantwortliche Person, die das Objekt aktiv bearbeiten soll. Pro Objekt kann genau ein Bearbeiter zugewiesen werden. Der Bearbeiter erhält das Objekt in seinen persönlichen Eingang.	Ein einzelner Benutzer
Empfänger	Personen oder Gruppen, die das Objekt in ihrem Eingang sehen sollen, solange kein Bearbeiter zugewiesen ist. Es können mehrere Empfänger zugewiesen werden. Typischerweise wird ein Team als Empfänger gesetzt, damit ein Teammitglied die Aufgabe übernehmen kann.	Einzelne Benutzer und/oder Gruppen, die Mitglied der Gruppe GRP_agorum.smartorga.recipients sind

Wann verwende ich was?

• Bearbeiter setzen, wenn eine bestimmte Person für die Erledigung verantwortlich ist und die Aufgabe direkt übernehmen soll.
  Beispiel: „Herr Müller soll die Rechnung prüfen.“
• Empfänger setzen (ohne Bearbeiter), wenn eine Gruppe oder mehrere Personen das Objekt sehen und ein Teammitglied die Aufgabe übernehmen soll.
  Beispiel: „Das gesamte Vertriebsteam soll die neue Verkaufschance sehen. Wer Zeit hat, übernimmt sie.“
• Beides kombinieren, wenn eine bestimmte Person die Aufgabe zunächst bearbeiten soll, sich aber bei Bedarf wieder herausnehmen können soll – wodurch die Aufgabe automatisch den Empfängern vorgelegt wird.
  Beispiel: „Frau Schmidt bearbeitet den Vorgang. Falls sie sich herausnimmt, übernimmt das Projektteam (Empfänger).“

Zusammenspiel von Bearbeiter und Empfänger

Das folgende Schema zeigt, wie NORA | 360° entscheidet, wer ein Objekt im Eingang sieht:

Bearbeiter gesetzt?	Empfänger gesetzt?	Wer sieht das Objekt im Eingang?
Ja	Nein	Nur der Bearbeiter
Nein	Ja	Alle Empfänger (direkt oder über Gruppenmitgliedschaft)
Ja	Ja	Nur der Bearbeiter – Empfänger sehen das Objekt nicht
Nein	Nein	Niemand – das Objekt wird beim Speichern automatisch dem aktuellen Benutzer als Bearbeiter zugewiesen (außer im Status Entwurf oder Abgebrochen)

Gruppenaufgaben – Wer arbeitet gerade daran?

Wenn eine Aufgabe an eine Gruppe als Empfänger zugewiesen ist, kann jedes Gruppenmitglied die Aufgabe übernehmen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, woran Sie erkennen, ob ein Kollege eine Gruppenaufgabe bereits übernommen hat, und wie Sie eine begonnene Aufgabe wieder an die Gruppe zurückgeben.

Woran erkenne ich, dass jemand die Aufgabe bereits übernommen hat?

NORA | 360° verwendet ein einfaches, aber wirkungsvolles Prinzip: Sobald sich ein Kollege als Bearbeiter einträgt, verschwindet die Aufgabe automatisch aus dem Eingang aller anderen Gruppenmitglieder.

Ist ein Bearbeiter zugewiesen, erscheint das Objekt ausschließlich im Eingang des Bearbeiters. Die Empfänger (die Gruppe) sehen die Aufgabe in diesem Moment nicht mehr in ihrem Eingang.

Für Sie als Gruppenmitglied bedeutet das:

• Aufgabe ist noch in Ihrem Eingang: Sie liegt noch offen bei der Gruppe, niemand hat sie bisher übernommen.
• Aufgabe ist aus Ihrem Eingang verschwunden: Ein Kollege hat sich als Bearbeiter eingetragen und kümmert sich darum.

Aufgabe wieder an die Gruppe zurückgeben

Falls Sie eine Aufgabe übernommen haben, sie aber doch nicht selbst bearbeiten können, geben Sie sie einfach an die Gruppe zurück:

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Entfernen Sie sich im Feld Bearbeiter.
3. Speichern Sie die Änderung.
   
   Ergebnis: Die Aufgabe erscheint sofort wieder im Eingang aller Gruppenmitglieder (Empfänger), und ein anderer Kollege kann sie übernehmen.

Zusammengefasst

Situation	Was Sie sehen
Kein Bearbeiter, nur Gruppe als Empfänger	Aufgabe erscheint im Eingang aller Gruppenmitglieder.
Ein Kollege trägt sich als Bearbeiter ein	Aufgabe verschwindet aus dem Eingang der übrigen Mitglieder und liegt nur noch beim Bearbeiter.
Der Bearbeiter entfernt sich wieder	Aufgabe erscheint wieder im Eingang aller Gruppenmitglieder.

Bearbeiter und Empfänger zuweisen

1. Öffnen Sie das Objekt, etwa über eine Suchergebnisliste, und klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten), oder ändern Sie die Werte direkt in den entsprechenden Feldern in der Anzeige (Card).
2. Im Feld Bearbeiter wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
3. Im Feld Empfänger wählen Sie einen oder mehrere Benutzer bzw. Gruppen aus.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Automatische Zuweisung

NORA | 360° stellt sicher, dass aktive Objekte immer einer Person zugeordnet sind. Im Status Entwurf findet keine automatische Zuweisung statt.

• Wird ein Objekt in den Status To Do oder Warten gesetzt, ohne dass ein Bearbeiter oder Empfänger angegeben ist, wird automatisch der aktuelle Benutzer als Bearbeiter eingetragen. War zuvor bereits ein Bearbeiter zugewiesen, wird dieser wiederhergestellt. Der Bearbeiter kann sich in diesen Status also nicht selbst entfernen.
• Wird ein Objekt in den Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen gesetzt, ohne dass ein Bearbeiter angegeben ist, wird automatisch der aktuelle Benutzer als Bearbeiter eingetragen.
• Im Status Abgeschlossen kann der Bearbeiter nicht entfernt werden.

Bearbeiter-Übernahme bei automatischer Aktivierung

In NORA | 360° können Aufgaben und Vorgänge automatisch aktiviert werden, wenn ein anderes Objekt seinen Zustand ändert. Zwei typische Fälle:

• Sie schließen eine Aufgabe ab, und eine abhängige Aufgabe (die auf diese gewartet hat) wird dadurch aktiviert.
• Sie beginnen die Bearbeitung einer Unteraufgabe, und die übergeordnete Aufgabe oder der übergeordnete Vorgang wird dadurch in Bearbeitung gesetzt.

In beiden Fällen entscheidet NORA | 360° anhand der Empfängerliste des aktivierten Objekts, ob Sie automatisch als Bearbeiter eingetragen werden. Damit wird sichergestellt, dass Aufgaben nur an tatsächlich zuständige Personen übergeben werden.

Berechtigungsprüfung bei Zuweisung

Wenn Sie einen Bearbeiter oder Empfänger zuweisen, prüft NORA | 360° automatisch, ob die zugewiesene Person Zugriff auf das Objekt hat. Falls nicht, erhalten Sie einen Warnhinweis. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Berechtigungen korrekt konfiguriert sind, damit der Bearbeiter das Objekt auch tatsächlich sehen und bearbeiten kann.

Der Eingang – Ihre persönliche Aufgabenliste

Der Eingang ist der zentrale Ort bzw. Ihr digitaler Arbeitsplatz, an dem Sie alle Objekte finden, die Ihnen zugewiesen wurden. Er funktioniert wie ein persönlicher Posteingang für Ihre Arbeit in NORA | 360°.

Was erscheint im Eingang?

Im Eingang erscheinen Objekte, wenn:

• Sie als Bearbeiter zugewiesen wurden  (bei Status Offen und In Bearbeitung)
• Sie als Empfänger zugewiesen wurden (direkt oder über eine Gruppe), solange kein Bearbeiter zugewiesen ist (nur bei Status Offen)
• Eine Wiedervorlage fällig wird (siehe unten)

Mit dem Eingang arbeiten

Der Eingang zeigt Ihnen auf einen Blick, was zu tun ist. Sie können:

• Objekte öffnen: Klicken Sie auf ein Objekt, um es in der Objektansicht zu öffnen und die Details zu sehen.
• Prioritäten erkennen: Die farbliche Kennzeichnung zeigt Ihnen sofort, welche Objekte dringend sind.
• Status ändern: Ändern Sie den Status direkt, um den Fortschritt zu dokumentieren.
• Objekte abarbeiten: Wenn Sie ein Objekt erledigt haben, setzen Sie den Status auf „Abgeschlossen“. Es verschwindet dann aus dem Eingang der offenen Aufgaben.

Benachrichtigungen

NORA | 360° informiert Sie aktiv über Änderungen an Objekten, die Sie betreffen. So verpassen Sie keine wichtigen Entwicklungen.

Wann erhalten Sie Benachrichtigungen?

Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn:

• Ihnen ein Objekt als Bearbeiter zugewiesen wird
• Ihnen ein Objekt als Empfänger zugewiesen wird und kein Bearbeiter gesetzt ist
• Eine Wiedervorlage fällig wird
• Eine Aufgabe abgeschlossen wird, die mit Ihren Objekten zusammenhängt

Wo sehen Sie Benachrichtigungen?

Benachrichtigungen werden an mehreren Stellen angezeigt:

• Im Eingang: Neue oder geänderte Objekte erscheinen in Ihrem Eingang.
• In den Suchfiltern: Das Glocken-Symbol in der Werkzeugleiste der Suchfilter zeigt an, ob es neue Änderungen gibt.
• Per E-Mail oder Browser-Benachrichtigung: Sie können sich zusätzlich per E-Mail oder Browser-Benachrichtigung informieren lassen.

Wiedervorlagen

Die Wiedervorlage ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um sicherzustellen, dass Objekte nicht in Vergessenheit geraten. Sie funktioniert wie ein Erinnerungssystem: Sie legen ein Datum fest, an dem Sie an ein Objekt erinnert werden möchten.

Wie funktioniert die Wiedervorlage?

1. Sie setzen ein Wiedervorlage-Datum auf einem Objekt.
2. Das Objekt wird automatisch in den Status Warten gesetzt, wenn das Wiedervorlage-Datum in der Zukunft liegt (sofern das Objekt nicht bereits im Status Warten, Abgeschlossen oder Abgebrochen ist).
3. Wird das Datum erreicht, setzt das System das Objekt automatisch zurück auf den Status To Do, und es erscheint wieder im Eingang.

Wiedervorlage vs. Deadline 

Wiedervorlage und Deadline ergänzen sich, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke:

	Wiedervorlage	Deadline (Fälligkeit)
Frage	Wann kann/will ich mich darum kümmern?	Wann muss es fertig sein?
Funktion	Legt das Objekt auf Eis und bringt es zum gewünschten Zeitpunkt zurück in den Eingang	Markiert einen festen Endtermin mit farbcodierter Warnung und optionaler Erinnerung im Eingang
Status-Wechsel	Setzt das Objekt automatisch auf „Warten"	Kein automatischer Statuswechsel; das Objekt erscheint aber automatisch im Eingang, sobald die Erinnerungszeit erreicht ist
Typischer Einsatz	„Ich kann das heute nicht erledigen – ich schiebe es auf morgen"	„Das Angebot muss bis Freitag raus"

Sie können beide Werkzeuge auch kombinieren: Eine Aufgabe erhält eine Deadline als festen Endtermin und wird gleichzeitig mit einer Wiedervorlage so lange geparkt, bis sie tatsächlich bearbeitet werden kann.

Beispiel: Sie haben heute Termine und können eine Aufgabe nicht bearbeiten. Sie setzen eine Wiedervorlage auf morgen früh. Die Aufgabe verschwindet heute aus Ihrem Eingang und erscheint morgen automatisch wieder, ohne dass Sie daran denken müssen.

Schnellauswahl für die Wiedervorlage

Damit Sie eine Wiedervorlage besonders schnell setzen können, bietet NORA | 360° auf der Object-Card die Wiedervorlage direkt mit einem Kontextmenü zu setzen. Ein Klick auf den Wiedervorlage-Eintrag öffnet eine Liste vordefinierter Vorschläge, mit denen Sie das Wiedervorlage-Datum ohne Umweg über die Bearbeitungsmaske setzen können.

 

 

Vorschlag	Wirkung, das Objekt wird erneut im Eingang angezeigt:
Wiedervorlage in 2 Stunden	2 Stunden nach der aktuellen Uhrzeit
Wiedervorlage in 4 Stunden	4 Stunden nach der aktuellen Uhrzeit
Wiedervorlage morgen	Morgen, 03:00 Uhr
Wiedervorlage nächsten Montag	Nächster Montag, 03:00 Uhr
Wiedervorlage in 1 Woche	Aktuelles Datum + 1 Woche, 03:00 Uhr
Wiedervorlage in 2 Wochen	Aktuelles Datum + 2 Wochen, 03:00 Uhr
Wiedervorlage 1. des nächsten Monats	Erster Tag des Folgemonats, 03:00 Uhr
Wiedervorlage in 1 Monat	Aktuelles Datum + 1 Monat
Wiedervorlage in 3 Monaten	Aktuelles Datum + 3 Monate
Wiedervorlage in 1 Jahr	Aktuelles Datum + 1 Jahr

Wiedervorlage setzen

1. Öffnen Sie das Objekt oder klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Symbol), z. B. in Ihrem Eingang.
2. Im Feld Wiedervorlage wählen Sie das gewünschte Datum aus. Alternativ können Sie in der Objektansicht den Wiedervorlagezeitraum angeben.
3. Klicken Sie auf Speichern.
4. Es erscheint eine Meldung, die Sie darüber informiert, dass das Objekt in den Status Warten wechselt. Bestätigen Sie diese mit OK.
   
   Ergebnis: Das Wiedervorlage-Datum wird gesetzt. Das Objekt wechselt in den Status Warten und erscheint zum festgelegten Datum automatisch wieder im Eingang.

Wiedervorlagen in Suchfiltern finden

In den Suchfiltern können Sie gezielt nach Objekten mit Wiedervorlagen suchen:

• Wiedervorlage (warten): Zeigt alle Objekte mit einer Wiedervorlage bzw. dem Status Warten.
• Wiedervorlage (erreicht): Zeigt Objekte, deren Wiedervorlage fällig ist oder überschritten wurde.
• Enthält Wiedervorlage: Zeigt Objekte, die irgendwo unterhalb (rekursiv, verschachtelt) eine Wiedervorlage besitzen.

Deadline (Fälligkeit)

Die Deadline ist ein optionales Fälligkeitsdatum für Aufgaben, Vorgänge und alle davon abgeleiteten Objekttypen (z. B. Vertrag, Projekt, Ticket, Verkaufschance, Sprint, Epic, Unteraufgabe, Projektaufgabe, Ticketaufgabe, Termin). Sie zeigt jederzeit auf einen Blick, bis wann ein Objekt fertig sein muss, und blendet das Objekt bei Bedarf rechtzeitig wieder in Ihrem Eingang ein.

Wie funktioniert die Deadline?

Eine Deadline besteht aus zwei Angaben:

• Deadline-Datum: Das Datum, bis zu dem das Objekt erledigt sein muss (tagesgenau).
• Erinnerungsvorlauf (Tage): Wie viele Tage vor der Deadline Sie das Objekt in Ihrem Eingang wiedersehen möchten.

Aus diesen beiden Werten berechnet NORA | 360° automatisch einen versteckten Erinnerungszeitpunkt (Deadline-Datum minus Vorlauf). Sobald dieser Zeitpunkt erreicht ist und das Objekt noch nicht abgeschlossen ist, erscheint es automatisch im Eingang der zuständigen Personen (Bearbeiter oder Empfänger), auch dann, wenn das Objekt noch im Status Entwurf ist.

Deadline-Anzeige

In der Objektanzeige wird die aktuelle Deadline farbig hervorgehoben angezeigt. Die Farbe signalisiert auf einen Blick den Dringlichkeitsgrad:

Farbe	Bedeutung	Tooltip (Beispiel)
Grau	Deadline ist gesetzt, die Erinnerungszeit ist aber noch nicht erreicht – noch keine Dringlichkeit.	„Deadline am <Datum>. Die Erinnerung ist noch nicht erreicht.“
Orange	Die Erinnerungszeit ist erreicht, die Deadline aber noch nicht überschritten.	„Deadline am <Datum>. Die Erinnerungszeit ist erreicht, die Deadline ist noch nicht überschritten.“
Rot	Die Deadline ist überschritten.	„Deadline am <Datum> überschritten.“

Ist eine Deadline gesetzt, aber kein Erinnerungsvorlauf gewählt, erscheint der Chip in Grau mit dem Hinweis: „Deadline am <Datum>. Es ist keine Erinnerung gesetzt.“

Deadline setzen

Sie können die Deadline in der vollständigen Bearbeitungsmaske oder direkt aus der Object-Card heraus setzen.

1. Öffnen Sie das Objekt oder klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Symbol), z. B. in Ihrem Eingang.
2. Im Feld Deadline wählen Sie das gewünschte Datum aus. 
3. Wählen Sie im Feld Erinnerung den gewünschten Vorlauf. Zur Auswahl stehen: 14 Tage vorher, 10 Tage vorher, 7 Tage vorher, 3 Tage vorher, 2 Tage vorher, 1 Tag vorher, Aus oder Freie Eingabe.
   Wenn Sie Freie Eingabe wählen, erscheint ein zusätzliches Zahlenfeld Vorlauf (Tage), in dem Sie eine beliebige Anzahl Tage angeben können.
4. Klicken Sie auf Speichern.
   
   Ergebnis: Das Deadline-Datum und der Erinnerungsvorlauf werden gesetzt. Das Objekt erscheint zum berechneten Erinnerungsdatum automatisch als Erinnerung im Eingang.

Konsistenz-Prüfung mit der Wiedervorlage

Beim Speichern prüft NORA | 360° automatisch, ob eine gesetzte Wiedervorlage nach der Deadline liegt. Ist das der Fall, erscheint ein Hinweisdialog: „Die Wiedervorlage liegt nach der Deadline. Möchten Sie trotzdem speichern?“

So werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass ein Objekt vermutlich zu spät bearbeitet würde und können entweder die Wiedervorlage vorziehen oder die Deadline anpassen.

Deadlines in Suchfiltern finden

In den Suchfiltern der betroffenen Objekttypen (Aufgabe, Vorgang und Ableitungen) können Sie gezielt nach Deadlines filtern. 

Persönliche Benutzereinstellungen für NORA | 360°

NORA | 360° bietet einen eigenen Reiter mit Ihren persönlichen Einstellungen. Sie erreichen ihn über die Benutzereinstellungen von agorum core im Reiter NORA | 360°.

 

Standard-Erinnerung für Deadlines

Im Abschnitt Deadline können Sie festlegen, welcher Erinnerungsvorlauf beim Setzen einer neuen Deadline standardmäßig vorgeschlagen wird. Dieser Wert wird nur dann automatisch verwendet, wenn ein Objekt bisher weder eine Deadline noch einen Erinnerungsvorlauf hatte. Bei Objekten mit einer bereits bewusst gewählten Einstellung wird nichts überschrieben.

1. Öffnen Sie Ihre Benutzereinstellungen in agorum core im Menü des Profilbilds/Benutzernamens.
2. Wechseln Sie zum Reiter NORA | 360°.
3. Wählen Sie im Feld Standard-Erinnerung für Deadlines einen der vordefinierten Vorschläge (14, 10, 7, 3, 2, 1 Tag vorher) oder Aus. Zusätzlich können Sie mit Freie Eingabe eine beliebige Anzahl Tage angeben.
4. Klicken Sie auf Speichern.
   
   Ergebnis: Ihre persönliche Standardeinstellung wird gespeichert und ist ab sofort aktiv.