Zuweisung, Benachrichtigung und Bearbeitungsplanung in NORA | 360°

Hinweis: Diese Dokumentation beschreibt, wie Objekte in NORA | 360° Personen und Gruppen zugeordnet werden, wie Benachrichtigungen funktionieren und wie Sie die Bearbeitung Ihrer Aufgaben und Vorgänge zeitlich planen können.

In NORA | 360° arbeiten in der Regel mehrere Personen gemeinsam an Aufgaben, Vorgängen und Projekten. Damit jeder weiß, wofür er zuständig ist, und damit nichts in Vergessenheit gerät, bietet NORA | 360° ein durchdachtes System aus Zuweisung, Benachrichtigung und Bearbeitungsplanung.

Bearbeiter und Empfänger

Jedes NORA | 360° Objekt (Aufgabe, Vorgang, Vertrag usw.) kann einem Bearbeiter und einem oder mehreren Empfängern zugeordnet werden. Diese beiden Rollen haben unterschiedliche Bedeutungen und beeinflussen, wer das Objekt in seinem Eingang sieht:

Rolle	Beschreibung	Wer kann zugewiesen werden?
Bearbeiter	Die verantwortliche Person, die das Objekt aktiv bearbeiten soll. Pro Objekt kann genau ein Bearbeiter zugewiesen werden. Der Bearbeiter erhält das Objekt in seinen persönlichen Eingang.	Ein einzelner Benutzer
Empfänger	Personen oder Gruppen, die das Objekt in ihrem Eingang sehen sollen, solange kein Bearbeiter zugewiesen ist. Es können mehrere Empfänger zugewiesen werden. Typischerweise wird ein Team als Empfänger gesetzt, damit ein Teammitglied die Aufgabe übernehmen kann.	Einzelne Benutzer und/oder Gruppen, die Mitglied der Gruppe `GRP_agorum.smartorga.recipients` sind

Hinweis: Ist ein Bearbeiter zugewiesen, erscheint das Objekt ausschließlich im Eingang des Bearbeiters. Die Empfänger sehen das Objekt in diesem Fall nicht in ihrem Eingang. Erst wenn der Bearbeiter entfernt wird, wird das Objekt den Empfängern im Eingang angezeigt.

Hinweis: Beim Objekttyp Projekt wird das Feld „Empfänger“ als „Teilnehmer“ (englisch: „Participants“) beschriftet. Die Funktion ist identisch: Teilnehmer sehen das Projekt in ihrem Eingang, solange kein Bearbeiter zugewiesen ist. Alle anderen Objekttypen (Aufgabe, Vorgang, Ticket, Sprint, Epic usw.) verwenden weiterhin den Begriff „Empfänger“.

Wann verwende ich was?

Bearbeiter setzen, wenn eine bestimmte Person für die Erledigung verantwortlich ist und die Aufgabe direkt übernehmen soll.
Beispiel: „Herr Müller soll die Rechnung prüfen.“
Empfänger setzen (ohne Bearbeiter), wenn eine Gruppe oder mehrere Personen das Objekt sehen und ein Teammitglied die Aufgabe übernehmen soll.
Beispiel: „Das gesamte Vertriebsteam soll die neue Verkaufschance sehen. Wer Zeit hat, übernimmt sie.“
Beides kombinieren, wenn eine bestimmte Person die Aufgabe zunächst bearbeiten soll, sich aber bei Bedarf wieder herausnehmen können soll – wodurch die Aufgabe automatisch den Empfängern vorgelegt wird.
Beispiel: „Frau Schmidt bearbeitet den Vorgang. Falls sie sich herausnimmt, übernimmt das Projektteam (Empfänger).“

Zusammenspiel von Bearbeiter und Empfänger

Das folgende Schema zeigt, wie NORA | 360° entscheidet, wer ein Objekt im Eingang sieht:

Bearbeiter gesetzt?	Empfänger gesetzt?	Wer sieht das Objekt im Eingang?
Ja	Nein	Nur der Bearbeiter
Nein	Ja	Alle Empfänger (direkt oder über Gruppenmitgliedschaft)
Ja	Ja	Nur der Bearbeiter – Empfänger sehen das Objekt nicht
Nein	Nein	Niemand – das Objekt wird beim Speichern automatisch dem aktuellen Benutzer als Bearbeiter zugewiesen (außer im Status Entwurf oder Abgebrochen)

Tipp: Wenn ein Bearbeiter eine Aufgabe nicht selbst erledigen kann, entfernt er sich als Bearbeiter. Sind Empfänger hinterlegt, erscheint die Aufgabe daraufhin in deren Eingang, und ein anderes Teammitglied kann sie übernehmen.

Bearbeiter und Empfänger zuweisen

Öffnen Sie das Objekt, etwa über eine Suchergebnisliste, und klicken Sie auf das Stift-Symbol (Bearbeiten), oder ändern Sie die Werte direkt in den entsprechenden Feldern in der Anzeige (Card).
Im Feld Bearbeiter wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
Im Feld Empfänger wählen Sie einen oder mehrere Benutzer bzw. Gruppen aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Tipp: Wenn Sie eine Gruppe als Empfänger zuweisen, sehen alle Mitglieder dieser Gruppe das Objekt in ihrem Eingang, vorausgesetzt, es ist kein Bearbeiter zugewiesen. Das ist besonders praktisch für Team-Aufgaben, bei denen noch nicht feststeht, wer die Aufgabe übernimmt.

Achtung: Der Status Entwurf ist der einzige aktive Status, bei dem kein Bearbeiter oder Empfänger erforderlich ist. Objekte im Entwurf erscheinen daher nicht automatisch im Eingang anderer Personen. Verwenden Sie den Entwurf-Status, wenn Sie ein Objekt vorbereiten möchten, bevor es an jemanden zugewiesen wird.

Achtung Empfänger-Auswahl: Als Empfänger können nur Benutzer und Gruppen ausgewählt werden, die Mitglied der Gruppe GRP_agorum.smartorga.recipients sind. Damit ein Benutzer oder eine Gruppe als Empfänger zur Verfügung steht, muss ein Administrator diese der Gruppe hinzufügen, siehe NORA | 360° berechtigen.

Automatische Zuweisung

NORA | 360° stellt sicher, dass aktive Objekte immer einer Person zugeordnet sind. Im Status Entwurf findet keine automatische Zuweisung statt.

Wird ein Objekt in den Status Offen oder Warten gesetzt, ohne dass ein Bearbeiter oder Empfänger angegeben ist, wird automatisch der aktuelle Benutzer als Bearbeiter eingetragen. War zuvor bereits ein Bearbeiter zugewiesen, wird dieser wiederhergestellt. Der Bearbeiter kann sich in diesen Status also nicht selbst entfernen.
Wird ein Objekt in den Status In Bearbeitung oder Abgeschlossen gesetzt, ohne dass ein Bearbeiter angegeben ist, wird automatisch der aktuelle Benutzer als Bearbeiter eingetragen.
Im Status Abgeschlossen kann der Bearbeiter nicht entfernt werden.

Berechtigungsprüfung bei Zuweisung

Wenn Sie einen Bearbeiter oder Empfänger zuweisen, prüft NORA | 360° automatisch, ob die zugewiesene Person Zugriff auf das Objekt hat. Falls nicht, erhalten Sie einen Warnhinweis. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass die Berechtigungen korrekt konfiguriert sind, damit der Bearbeiter das Objekt auch tatsächlich sehen und bearbeiten kann.

Der Eingang – Ihre persönliche Aufgabenliste

Der Eingang ist der zentrale Ort bzw. Ihr digitaler Arbeitsplatz, an dem Sie alle Objekte finden, die Ihnen zugewiesen wurden. Er funktioniert wie ein persönlicher Posteingang für Ihre Arbeit in NORA | 360°.

Was erscheint im Eingang?

Im Eingang erscheinen Objekte, wenn:

Sie als Bearbeiter zugewiesen wurden (bei Status Offen und In Bearbeitung)
Sie als Empfänger zugewiesen wurden (direkt oder über eine Gruppe), solange kein Bearbeiter zugewiesen ist (nur bei Status Offen)
Eine Wiedervorlage fällig wird (siehe unten)

Hinweis: Aufgaben im Status Offen erscheinen im Eingang für den Bearbeiter oder die Empfänger (siehe Vorrangregel oben). Aufgaben im Status In Bearbeitung erscheinen ausschließlich im Eingang des Bearbeiters. Vorgänge erscheinen nur im Status Offen im Eingang.

Mit dem Eingang arbeiten

Der Eingang zeigt Ihnen auf einen Blick, was zu tun ist. Sie können:

Objekte öffnen: Klicken Sie auf ein Objekt, um es in der Objektansicht zu öffnen und die Details zu sehen.
Prioritäten erkennen: Die farbliche Kennzeichnung zeigt Ihnen sofort, welche Objekte dringend sind.
Status ändern: Ändern Sie den Status direkt, um den Fortschritt zu dokumentieren.
Objekte abarbeiten: Wenn Sie ein Objekt erledigt haben, setzen Sie den Status auf „Abgeschlossen“. Es verschwindet dann aus dem Eingang der offenen Aufgaben.

Benachrichtigungen

NORA | 360° informiert Sie aktiv über Änderungen an Objekten, die Sie betreffen. So verpassen Sie keine wichtigen Entwicklungen.

Wann erhalten Sie Benachrichtigungen?

Sie erhalten Benachrichtigungen, wenn:

Ihnen ein Objekt als Bearbeiter zugewiesen wird
Ihnen ein Objekt als Empfänger zugewiesen wird und kein Bearbeiter gesetzt ist
Eine Wiedervorlage fällig wird
Eine Aufgabe abgeschlossen wird, die mit Ihren Objekten zusammenhängt

Wo sehen Sie Benachrichtigungen?

Benachrichtigungen werden an mehreren Stellen angezeigt:

Im Eingang: Neue oder geänderte Objekte erscheinen in Ihrem Eingang.
In den Suchfiltern: Das Glocken-Symbol in der Werkzeugleiste der Suchfilter zeigt an, ob es neue Änderungen gibt.
Per E-Mail oder Browser-Benachrichtigung: Sie können sich zusätzlich per E-Mail oder Browser-Benachrichtigung informieren lassen.

Wiedervorlagen

Die Wiedervorlage ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um sicherzustellen, dass Objekte nicht in Vergessenheit geraten. Sie funktioniert wie ein Erinnerungssystem: Sie legen ein Datum fest, an dem Sie an ein Objekt erinnert werden möchten.

Tipp: Nutzen Sie Wiedervorlagen, um Aktivitäten gezielt zu planen. Beispiel: Setzen Sie bei einem Vertrag eine Wiedervorlage auf 4 Wochen vor Ablauf, damit Sie rechtzeitig über eine Verlängerung entscheiden können.

Wie funktioniert die Wiedervorlage?

Sie setzen ein Wiedervorlage-Datum auf einem Objekt.
Das Objekt wird automatisch in den Status „Warten“ gesetzt, wenn das Wiedervorlage-Datum in der Zukunft liegt (sofern das Objekt nicht bereits im Status Warten, Abgeschlossen oder Abgebrochen ist).
Wird das Datum erreicht, setzt das System das Objekt automatisch zurück auf den Status „Offen“, und es erscheint wieder im Eingang.

Wiedervorlage setzen

Öffnen Sie das Objekt oder klicken Sie auf Bearbeiten (Stift-Symbol), z. B. in Ihrem Eingang.
Im Feld Wiedervorlage wählen Sie das gewünschte Datum aus. Alternativ können Sie in der Objektansicht den Wiedervorlagezeitraum angeben.
Klicken Sie auf Speichern.
Es erscheint eine Meldung, die Sie darüber informiert, dass das Objekt in den Status Warten wechselt. Bestätigen Sie diese mit OK.

Ergebnis: Das Wiedervorlage-Datum wird gesetzt. Das Objekt wechselt in den Status Warten und erscheint zum festgelegten Datum automatisch wieder im Eingang.

Wiedervorlagen in Suchfiltern finden

In den Suchfiltern können Sie gezielt nach Objekten mit Wiedervorlagen suchen:

Wiedervorlage (warten): Zeigt alle Objekte mit einer Wiedervorlage bzw. dem Status Warten.
Wiedervorlage (erreicht): Zeigt Objekte, deren Wiedervorlage fällig ist oder überschritten wurde.