Angebote, Aufträge, Rechnungen und andere Unterlagen – in Unternehmen aller Branchen kommen teilweise Unmengen an Papieren zusammen. Bei diesen den Überblick und eine effektive Ordnung zu behalten, erfordert eine Menge Aufwand und auch Zeit. Mit einem effizienten DMS kann dieser minimiert und die internen Prozesse optimiert werden.
Inhaltsübersicht
Die Vorteile unseres DMS
DMS Dokumentenmanagement – freuen Sie sich auf diese Vorteile:
- Speicherung der Dateien an einem zentralen Ort
- Automatische Erfassung Ihrer Eingangspost
- Daten und Prozesse können sicher, ortsunabhängig und kollaborativ bearbeitet werden
- agorum core können Sie perfekt an Ihre Bedürfnisse und Arbeitsweise anpassen
- Alle Dokumente sind jederzeit verfügbar
Was versteht man unter einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – bezeichnet eine Plattform, auf der alle im Unternehmen anfallenden Dokumente digital abgelegt, geordnet und erreichbar gemacht werden können.
- Sie können Dokumente digital verwalten
- und Dateien zentral abspeichern, so dass sie jederzeit ortsunabhängig verfügbar sind.
- Ihre Arbeitsschritte werden beschleunigt und Prozesse optimiert
- Automatisierung von Archivierungen und Löschung einzelner Dokumente
Was bringt ein Dokumentenmanagementsystem?
In Kombination mit einem digitalen Posteingang und einer automatisierten Rechnungslegung lassen sich Ihre Arbeitsprozesse weiter verschlanken.
- Einheitliche Archivierung und Ablage an einem zentralen Ort begünstigt das richtige Abspeichern und erleichtert das Suchen nach Ihren Dokumenten
- Ihre Mitarbeiter arbeiten immer an der aktuellen Version eines Dokumentes, wobei alle Versionen jederzeit einsehbar bleiben
- Revisionssichere Archivierung bietet rechtkonformes Arbeiten durch Berechtigungsvergaben
- Homeoffice oder ortsunabhängiges Arbeiten ist mit unserem DMS problemlos möglich
Wie komme ich zu einem Dokumentenmanagementsystem? Welche Kosten kommen auf mich zu?
Sie möchten wissen, wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihre Unternehmensperformance verbessert? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Gerne beraten wir Sie unverbindlich und individuell.
Integration eines DMS im Unternehmen - darauf sollte geachtet werden
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in Unternehmen kann mitunter aufwendig sein. Dafür ist die spätere Arbeitserleichterung umso größer. Um alle wesentlichen Punkte im Zuge der DMS Integration zu beachten, sollten Sie diese Punkte beachten:
- Digitalisierungsbeauftragen bestimmen
- Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aller Abteilungen frühzeitig in Kenntnis über Veränderung setzen
- Für ausreichende Qualifizierung durch Schulungen Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sorgen (Einführung neuer Software)
- Aufwand alter Dokumente, welche ausschließlich in Papierform vorliegen, nicht unterschätzen
agorum core – So managen Sie Ihre Dokumente erfolgreich
Mit agorum core erhalten Sie nicht nur ein effizientes Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen. Vielmehr bietet Ihnen agorum core ein ganzheitliches Enterprise-Content-Management-System. Solche ECM-Systeme gehen noch einen Schritt weiter als bloße DMS. Neben Dokumenten lassen sich mit einem ECM-System wie agorum core sämtliche Unternehmensinformationen speichern und verarbeiten. Das DMS ist einer von vielen Bausteinen eines gesamt Systems, welche nahtlos ineinandergreifen. Dabei setzt agorum core auf eine Open-Source-basierte Software. Diese bietet eine höchstmögliche Datensicherheit und macht Ihr Unternehmen gleichzeitig unabhängig von Herstellern, Sicherheitslücken, Backdoors und Folgekosten.
Neben dem Dokumentenmanagement beinhaltet agorum core als ganzheitliche All-in-one-Lösung unter anderem auch:
- ein Mailarchiv
- einen automatisierten Posteingang
- eine automatisierte Rechnungslegung
- die Möglichkeit zur Erstellung automatisierter Workflows
Damit lassen sich nicht nur Dokumente, sondern alle Daten und Prozesse eines Unternehmens sicher, ortsunabhängig und kollaborativ bearbeiten.
Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen von agorum core als ganzheitliches ECM-System mit integriertem DMS. Nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gern zu allen Möglichkeiten und Vorteilen, die agorum core Ihrem Unternehmen bietet.