Enterprise-Content-Management(ECM)-Software bildet das Herz der Digitalisierung in Unternehmen. Wer den Trend der digitalen Transformation verpasst hat, muss sich langsam aber sicher beeilen, um nicht an Relevanz zu verlieren. Denn der Umstieg auf eine solche Software lohnt sich für Unternehmen, jedoch kann er sich schwierig gestalten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie bei einem Wechsel auf ein ECMS beachten müssen und wie Sie davon profitieren. Doch zuerst stellt sich die Frage „Was ist ein ECM-System überhaupt?“.
Inhaltsübersicht
Was ist ein ECM-System?
Ein Enterprise-Content-Management-System setzt sich aus einem oder mehreren Programmen zusammen und vereint jegliche Inhalte eines Unternehmens auf einer zentralen Plattform. Dazu gehören etwa E-Mails, Dokumente, Prozessinformationen oder Notizen. Ein ECM macht diese durchsuchbar, miteinander verknüpfbar und bietet die Möglichkeit, digitalisierte Geschäftsprozesse abzubilden. Beispielsweise kann es Dokumente in einem digitalen Postfach erfassen, archivieren oder ausgeben. Gleichzeitig bietet es Funktionen, die es Mitarbeitern erlauben, ortsunabhängig auf die benötigten Daten für einen Arbeitsprozess zuzugreifen. Somit erhöht ECM-Software nicht nur die Performance und den Informationsfluss, sondern ermöglicht außerdem moderne Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder mobiles Arbeiten. Zudem kann eine Chat-Funktion des ECMS zusammen mit einer Möglichkeit zur Verwaltung von Workflows die Teamarbeit unterstützen. Dadurch erlaubt es den Mitarbeitern, Dokumente synchron zu bearbeiten oder zusammen Präsentationen zu halten. Änderungen in Dokumenten werden hierbei automatisch protokolliert und erfolgen versioniert in derselben Datei.
ECM vs. DMS
ECM und DMS (Dokumentenmanagementsystem) tauchen oftmals im selben Kontext auf, sind aber grundverschiedene Dinge. Während das ECMS als übergeordnetes System funktioniert, ist das DMS lediglich eine Unterfunktion für die Verwaltung von Dokumenten. Somit enthält jedes ECMS ein DMS zum Erfassen, Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten, die andernfalls die Aktenschränke des Unternehmens füllen würden.
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Die Vorteile eines ECMS
Nachdem ein ECM-System implementiert ist, zeigen sich seine Vorteile für den Betrieb schnell. Eine Digitalisierung der verschiedenen Geschäftsprozesse hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zukunftsstark zu gestalten und einen Mehrwert für Mitarbeiter und Kunden zu bieten.
Prozessoptimierung und Transparenz schaffen
Der auffälligste Vorteil ist die Optimierung des Zeitaufwands. Niemand muss Berge von Aktenordnern durchsuchen, bevor das richtige Dokument vorliegt. Per Suchoption ist das oftmals mit nur einem Mausklick erledigt. Außerdem werden die Prozesse transparenter, sodass alle Teams und Abteilungen mit derselben Dateiversion arbeiten sowie auf sämtliche benötigten Informationen des Unternehmens zugreifen können. Der Teamarbeit steht nichts mehr im Wege und Kollegen können schnell nachvollziehen, wo und wann an welchem Dokument gearbeitet wurde. Ein weiterer Bonus: Dank der Transparenz durch die automatische Versionierung entstehen keine Dateiduplikate, wenn mehr als ein Mitarbeiter an einem Dokument arbeitet.
Zeitgemäße Arbeitsmodelle ermöglichen
Weitere Vorteile von ECM-Software sind die Realisierung und die Absicherung von modernen Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder mobilem Arbeiten. In vielen Unternehmen sind sie längst Standard. Doch damit Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig arbeiten können, braucht es ein ECM-System, das den Zugriff auf die richtigen Informationen ermöglicht.
Revisionssicher archivieren und Compliance einhalten
Ob analog oder digital, es kann schwierig sein, die Compliance makellos einzuhalten. Gesetzliche Richtlinien wie die DSGVO oder die GoBD regeln klar den Datenschutz und die Informationssicherheit. Davon profitieren nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Sie und Ihre Mitarbeiter. Schließlich geht es um die Arbeit mit personenbezogenen Informationen, die ausreichend geschützt werden sollen. Weiterhin zieht eine Missachtung dieser Vorgaben rechtliche Folgen für Ihr Unternehmen nach sich. Ein ECM erledigt das revisionssichere Archivieren für Sie. So lassen sich die Regelungen weitaus einfacher einhalten.
Nachhaltigkeit berücksichtigen
Nachhaltigkeit in Unternehmen ist ein immer größeres Thema auf dem Arbeitsmarkt und im Wettbewerb. Neben offensichtlichen Methoden wie der Einführung von Fahrrädern für Mitarbeiter trägt auch ein ECM seinen Teil dazu bei. Durch die Digitalisierung der Prozesse sparen Sie Arbeitsmaterialien wie Papier oder Druckertinte und bauen ein papierloses Büro auf. Eine Homeoffice-Lösung senkt darüber hinaus den CO2-Ausstoß, selbst wenn den Mitarbeitern keine Fahrräder zur Verfügung stehen.
Mitarbeiter einarbeiten und stärker entlasten
Ein Unternehmen steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse mithilfe eines ECMS entlastet sie und hilft bei einer schnelleren Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Händische Arbeit wird zur Nebensache und Urlaubsvertretungen sind leichter organisiert. Die Vertretung hat sofortigen Zugriff auf die benötigten Dokumente und kann nachvollziehen, auf welchem Stand die Datei ist. Gleichzeitig entfällt der zusätzliche Personalaufwand für die Unterweisung neuer Mitarbeiter. Denn ein sorgfältig gewähltes ECM stellt dem Benutzer alle relevanten Informationen auf einen Blick zur Verfügung.
Nachteile ohne ECMS
Im Umkehrschluss hat der Verzicht auf eine ECM-Lösung schwerwiegende Nachteile, die dem Unternehmen auf kurze oder lange Sicht schaden. Zunächst gilt, was für alle missachteten Optimierungslösungen gilt: Der Betrieb verliert an Relevanz im Wettbewerb – sowohl bei den Kunden als auch bei potenziellen Arbeitskräften. Qualifizierte Fachkräfte wählen ihren zukünftigen Arbeitsplatz sorgfältig aus. Dabei sind vor allem moderne Arbeitsbedingungen und eine zukunftssichere Anstellung attraktiv. Doch unzeitgemäße Unternehmensmodelle schrecken nicht nur neue Mitarbeiter ab – auch Kunden setzen auf innovative Services. Die manuelle Suche nach den angeforderten Dokumenten mit den Kundeninformationen ist nicht wertschöpfend. Es entsteht ein riesiger Zeitaufwand und Ihre Kunden wechseln gegebenenfalls zur Konkurrenz, da sie sich durch die langen Wartezeiten vernachlässigt fühlen.
ECM-Software etablieren
Die Implementierung von ECM-Software scheint zunächst schwierig. Mit der richtigen Vorbereitung gestaltet sie sich jedoch leichter als gedacht. Der erste Schritt zur richtigen Etablierung ist die Bestimmung eines Digitalisierungsbeauftragten aus dem Mitarbeiterstamm. Dieser ist verantwortlich für alle digitalen Vorgänge und die damit verbundenen Entscheidungen im Unternehmen. Dadurch muss nicht jede noch so kleine Entscheidung von der Chefetage abgesegnet werden. Ferner stellt er eine Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und den Firmenverantwortlichen dar und steht für Fragen oder Ideen der Mitarbeiter zur Verfügung. Zu diesem Zweck sollte er sich mit der benutzten Software und der digitalen Prozessen bestens auskennen. Hierbei helfen regelmäßige Fortbildungen für den gesamten Mitarbeiterstamm.
Der zweite Schritt zur Implementierung eines ECM-Systems besteht in der Analyse des eigenen Unternehmens: Welche Prozesse können digitalisiert werden? Welcher Mehrwert entsteht dabei? Selten auftretende Abläufe könnten beispielsweise weiter händisch erledigt werden. Eine Digitalisierung ist erst dann sinnvoll, wenn damit ein ungewöhnlich hoher Arbeitsaufwand verhindert werden kann. Eine weitere Herausforderung ist es, die etablierten Prozesse vollumfänglich zu erfassen, mit denen bereits eine Menge Eventualitäten zusammenhängen. Um diese erfolgreich digital abzubilden und zu optimieren, muss jeder Prozessschritt bei der Dokumentation vollständig beachtet werden.
Bevor es an die eigentliche Implementierung des Systems geht, kommt noch einmal der Digitalisierungsbeauftragte ins Spiel. Seine Aufgabe ist es nun, seine Kollegen mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen und parallel dazu eine geeignete Software zu wählen. Eine agile Projektumsetzung ist in diesem Fall zweckmäßig, um den Mitarbeitern frühzeitig Einblicke in das System zu geben oder sie sogar beim Aufbau mitwirken zu lassen. Um ihr Vertrauen zu gewinnen, empfehlen sich neben Schulungen auch periodische Meetings zusammen mit dem Digitalisierungsbeauftragten. Wenn alles gut läuft, kann die dadurch entstandene Begeisterung genutzt werden, um das Modell weiter zu verbessern. Dann sind es möglicherweise die Mitarbeiter selbst, die neue Vorschläge und Ideen beitragen. Beispielsweise anhand von User-Storys, in denen Angestellte mittels prominenter Beispiele Ansprüche an das neue System stellen. Diese beziehen sich klassischerweise auf drei Sachverhalte:
- Welche Abteilung profitiert?
- Wie sieht die optimale Lösung aus?
- Welcher Mehrwert entsteht?
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Was muss ich bei der Wahl des ECMS beachten?
Der letzte Schritt ist die Wahl einer passenden ECM-Software für Ihr Unternehmen. Nehmen Sie sich zusammen mit dem Digitalisierungsbeauftragten Zeit für eine optimale Wahl – schließlich bildet das jeweilige Programm zukünftig den Mittelpunkt Ihres Unternehmens. Für eine erste Übersicht lassen sich die Plattformtypen in drei übergeordnete Arten einteilen:
- maßgeschneiderte Speziallösungen
- eigenständige Insellösungen
- universelle All-in-one-Lösungen
Speziallösungen sind ECM-Systeme, die ausschließlich für ein Unternehmen programmiert werden. Folglich sind sie auf die individuellen Anforderungen des jeweiligen Betriebs zugeschnitten und basieren auf keinem festen Standard. Dennoch geht diese Spezialisierung auf Kosten der Flexibilität: Während das System an die gegenwärtigen Anforderungen bestens angepasst ist, verändern sich diese im Laufe der Zeit. Das Problem ist hierbei, dass sich die Software selbst nur schwer erweitern und meist nicht aktualisieren lässt. Auch die anfängliche Implementierung in den bestehenden Betrieb stellt den Benutzer vor große Herausforderungen wie das Anlegen zahlreicher kostenintensiver Schnittstellen. In der Regel sind individuell programmierte Systeme darüber hinaus verhältnismäßig komplex aufgebaut. Infolgedessen lassen sich neue Mitarbeiter nur umständlich einarbeiten.
Eigenständige Insellösungen setzen sich aus mehreren voneinander unabhängigen Plattformen zusammen. Obwohl sie einfach zu implementieren sind, weisen sie deutliche Schwächen auf. Zunächst brauchen die Programme eine große Anzahl von Schnittstellen mit hohem Wartungs- und Kostenaufwand. Weiterhin ist die Verfügbarkeit von Erweiterungen und neuen Versionen der Software abhängig von den verschiedenen Herstellern – der Benutzer selbst hat dabei keine Kontrolle. Zugleich bedeutet der ständige Wechsel zwischen den Bedienoberflächen einen gewissen Nutzungsaufwand: Änderungen sind nur schwer nachvollziehbar und es entstehen redundante Dateiduplikate, die die Festplatte überflüssig füllen. Aufgrund der wesentlichen Schwachpunkte sind Unternehmen bestens beraten, sich mit den anderen Modellen auseinanderzusetzen, bevor sie sich für diese Lösung entscheiden.
Unser Tipp: die All-in-one-Lösung
Das dritte Modell sind universell einsetzbare All-in-one-Systeme. Diese modular aufgebauten Programme decken die meisten Arbeitsprozesse ab, da sie von Beginn an ein Komplettpaket der wichtigsten Funktionen beinhalten. Überdies sind All-in-one-Systeme meist leicht zu erweitern und zu aktualisieren. Die Bedienoberfläche ist dank ihrer Low-Code-Programmierung intuitiv zu bedienen und bildet Arbeitsprozesse anschaulich ab. Daher ist sie besonders bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter hilfreicher als eine maßgefertigte Speziallösung.
Wer noch einen Schritt weitergehen möchte, setzt auf ein Open-Source- und Web-basiertes ECM-System. Mit Open Source bleiben Sie als Nutzer herstellerunabhängig und haben Zugriff auf zahlreiche Updates und Add-ons, die Ihre Software mit den benötigten Funktionen ausstatten. Die Plattform lässt sich außerdem leicht wechseln, sodass ein reger Wettbewerb entsteht. Browserbasierte Plattformen bieten Ihnen wiederum einen leichteren und mobileren Weg, um auf die jeweiligen Arbeitsdokumente zuzugreifen. Wie ein solches System aussehen kann, zeigt agorum core: Die Software ergänzt die oben genannten Vorteile mit weiteren Funktionen wie einer Volltextsuche oder automatisierten Geschäftsprozessen und erfüllt nebenbei die Vorgaben zur revisionssicheren Archivierung.
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