Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit einem Dokumentenmanagementsystem, das ECM-Technologie beinhaltet, kann durch die Abbildung von Prozessen in sogenannten Workflows erfolgen.
Ein Workflow ist eine strukturierte Darstellung von Arbeitsschritten, die in einer bestimmten Reihenfolge und unter definierten Bedingungen durchgeführt werden. Er visualisiert den Ablauf von Prozessen und Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Jeder Schritt in einem Workflow ist dabei mit bestimmten Regeln und Bedingungen verknüpft, die bestimmen, wann und unter welchen Umständen er ausgeführt wird.
Die Automatisierung dieser Workflows durch Softwarelösungen führt zu einer erhöhten Effizienz und zur Reduzierung von Fehlern. Sie ermöglicht es, wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren und zu automatisieren, was die Produktivität steigert und die Mitarbeiter entlastet.
Darüber hinaus kann die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen die Wettbewerbsposition eines Unternehmens stärken. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mehr als nur ein Trend, sie ist ein wesentlicher Faktor für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. Durch den Einsatz von Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, wie beispielsweise agorum core pro, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse erfolgreich digitalisieren und optimieren.
Inhaltsübersicht
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Experten raten davon ab, sofort alle möglichen Abläufe zu automatisieren. Vielmehr sollten Sie sich erst einmal einen Überblick verschaffen, in welchen Bereichen digitale Geschäftsprozesse sinnvoll sind. Geschäftsprozesse, die mit agorum core automatisiert werden können, werden in zwei Gruppen aufgeteilt.
Zum einen gibt es die Kernprozesse, die direkten Mehrwert generieren. Es sind die sogenannten Schlüsselprozesse, die dem Kunden Output liefern. Außerdem gibt es die Unterstützungsprozesse, die das äußere Erscheinungsbild kaum prägen.
Die Unterstützungsprozesse unterstützen jedoch die Schlüsselprozesse, weshalb man diese Geschäftsprozesse bei der Digitalisierung nicht unbedingt weniger berücksichtigen sollte. Kerngeschäftsprozesse können unter anderem der Verkauf, der Kundenservice und die Produktentwicklung sein, während sich die Unterstützungsprozesse eher in Bereichen wie der Buchhaltung, dem Finanzwesen, dem Controlling und dem Personalmanagement wiederfinden.
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In wenigen Schritten Ihre Geschäftsprozesse automatisieren
Möchten Sie Ihren Workflow automatisieren, um mit Ihrem Unternehmen erfolgreich und digital durchstarten zu können?
- Identifizieren Sie Ihre eigenen Prozesse
- Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und beheben Sie Schwächen
- Planen Sie Ihre Prozessautomatisierung
- Wählen Sie agorum core für transparente, nachvollziehbare und schnellere Prozesse
- Implementieren Sie Ihre Lösung, um die Geschäftsprozesse zu automatisieren
Mittlerweile gibt es genügend Workflow Systeme, doch nicht alle sind so übersichtlich und bieten einen Rundumblick auf Ihr ganzes Unternehmen. agorum core pro ist der ideale Begleiter zum perfekt digitalisierten Unternehmen, denn mit dem Open Source Dokumentenmanagementsystem ist ein unternehmensweites und medienbruchfreies Erstellen von Prozessen ganz einfach möglich. Bevor Sie jedoch das Workflow-Management System nutzen können, müssen Sie Ihre Geschäftsprozesse identifizieren. Wählen Sie zum Beispiel einen Unterstützungsprozess aus, der sich häufig wiederholt und erstellen Sie eine finanzielle Schätzung hinsichtlich der Einsparpotenziale.
Haben Sie sich für einen bestimmten Geschäftsprozess, der automatisiert werden soll, entschieden, müssen Sie ihn im nächsten Schritt näher untersuchen. Finden Sie die Schwächen, Unterbrechungen und Ineffizienzen des Geschäftsprozesses und beheben Sie die Schwachstellen. Dieser Schritt ist äußerst wichtig, schließlich sollten fehlerhafte digitale Geschäftsprozesse nicht Ihr Ziel sein. Danach müssen Sie die Risiken bewerten, die mit einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse einhergehen. Beachten Sie den Datenschutz sowie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Prozessunterbrechungen.
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Digitale Geschäftsprozesse: Das richtige Tool
Sobald der optimierte Sollprozess feststeht, können Sie mit der Vorbereitungsphase beginnen. Um die Geschäftsprozesse zu automatisieren, müssen Sie neue Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren, die durch die Automatisierung entstehen. Aktualisieren Sie Ihre Prozesse, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und definieren Sie die Datenschutzanforderungen. Für die betroffenen Mitarbeiter empfehlen wir die Durchführung einer Infoveranstaltung, um den Mitarbeitern transparent aufzuzeigen, was sich durch die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ändern wird.
Die richtige Software-Lösung darf für die Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse natürlich auch nicht fehlen. Mit agorum core haben Sie es selbst in der Hand, Geschäftsprozesse zu digitalisieren, die ideal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst sind. Insgesamt ist die Realisierung von digitalen Geschäftsprozessen ein durchaus realisierbares Vorhaben, welches sich in nur wenigen Schritten umsetzen lässt. Wichtig bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist jedoch, dass Sie zeitnah starten, denn die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird schon bald einen wichtigen Wettbewerbsfaktor darstellen.
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