Wenn Sie durch Ihr Unternehmen gehen, werden Sie mit einem suchenden Blick eins feststellen: Papier ist geduldig. Im Unternehmensalltag vor allem in Stapeln auf Schreibtischen, in Leitz-Ordnern in verstaubten Regalen und eingelagert in Aktenschränken im Kellerarchiv. Nachhaltigkeit sieht anders aus. Laut einer Studie nutzt jeder Deutsche im Jahr rund 241 Kilogramm Papier, Pappe und Karton. Dabei ist Holz nicht die einzige Ressource, die für die Herstellung aufgewendet werden muss, sondern auch Wasser. Für eine einzige DIN-A4-Seite werden in der Produktion rund 10 Liter benötigt. Entsprechend wichtig ist es, dass Unternehmen auch mit Papier schonender umgehen, um nachhaltiger zu werden. Papierlose Alternativen sind gefragt. Aber nicht nur die Umwelt wird durch den sukzessiven Verzicht auf das Ausdrucken von Dokumenten und den physischen Versand von Post entlastet – auch Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen langfristig danken. Denn ein papierloses Büro birgt dank seiner Digitalisierung viele Vorteile im täglichen Arbeiten.
Inhaltsübersicht
Was bedeutet papierloses Büro?
Der Begriff „papierloses Büro“ beschreibt genau das: ein Büro ohne Papier. Nach und nach wird auf ausgedruckte Unterlagen verzichtet und das Papieraufkommen im Unternehmen möglichst minimiert. Die Motivationen für ein Büro ohne Papier sind vielseitig – Nachhaltigkeit, Kosten- und Zeitersparnis, die Erleichterung des generellen Überblicks, das Einsparen von Arbeit oder die Steigerung von Effizienz und Transparenz im Unternehmen. An die Stelle der Zettelwirtschaft tritt ein digitales Büro: Papierdokumente werden durch digitale Scans und elektronische Dokumente ersetzt. Dazu setzen die meisten Unternehmen auf zentrale Dokumentenmanagement– oder Enterprise-Content-Management-Software. In den wenigsten Fällen kann der Bürobedarf auf null heruntergefahren werden. Ziel ist es jedoch vor allem, den Bedarf an Papier und Aktenschränken, die händische Archivierung und andere damit verbundene nicht wertschöpfende Aufgaben zu minimieren.
Welche Vorteile bietet ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro mag für viele im ersten Moment nur eine Imagekampagne oder eine kleine Tat sein, um die Welt ein bisschen besser zu machen. Weit gefehlt, denn die papierlose Bearbeitung von Daten spart Zeit und Kosten und bietet zahlreiche Benefits.
Papierlosigkeit schafft Nachhaltigkeit
Durch die Minimierung des Papiers lässt sich ein großer Beitrag für die Nachhaltigkeit im Unternehmen schaffen. Denn selbst wenn Ihr Unternehmen lediglich recyceltes Papier verwendet, entstehen im Herstellungsprozess nach wie vor hohe Ressourcenaufwendungen. Recyclingpapier benötigt nach wie vor rund 30 Prozent des Wassers und 40 Prozent der Energie, die es bei der Herstellung von Frischfaserpapier braucht. Kein Papier ist somit noch einmal deutlich besser für die Umwelt als das Verwenden von Recyclingpapier. Außerdem sparen Sie auch bei weiterem, mit Papier verbundenem Bürobedarf Ressourcen ein – egal ob bei Druckerpatronen, Aktenordnern oder Ablagefächern. Ein Vorteil, der sich auf die Umwelt und Ihre Ausgaben im Unternehmen auswirkt. Ein weiterer Vorteil ist das Einsparen von Verkehrswegen – durch die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten fallen weniger Fahrten ins Büro an. Darüber hinaus werden weitere Transportkosten und vermeidbare Umweltbelastungen wie der Posttransport eingespart.
Papierloses Büro: schnellere und transparentere Prozesse
Durch die Verwendung einer Enterprise-Content-Management(kurz ECM)-Software statt des Hortens von zahlreichen Papierbergen entstehen auch im täglichen Arbeiten Benefits. Einen der wichtigsten Vorteile eines papierlosen Büros stellen schnellere und transparentere Prozesse dar. Nimmt man etwa einen Rechnungseingang im Betrieb als Beispiel, so durchläuft die Rechnung in Papierform zunächst die Poststelle. Von dort wird sie in den Abteilungen in ein Kästchen einsortiert. Der entsprechende Mitarbeiter nimmt sich im Laufe des Tages seinen Poststapel – sollte er an seinem Fach vorbeikommen. Nach seiner Bearbeitung bringt er den Zettel händisch zur Buchhaltung. Diese tippt die Daten des Dokuments in den Computer, macht Notizen auf dem Zettel, aber nicht in der Software, und irgendwann wird die Rechnung Richtung händische Archivierung transportiert. Das Problem? Zu jedem Zeitpunkt der Bearbeitung weiß nur ein Mitarbeiter über den aktuellen Stand der Eingangsrechnung Bescheid. Vorangegangene Mitarbeiter oder Angestellte, die später mit dem Dokument arbeiten müssen, sind nicht mehr oder noch nicht auskunftsfähig. Ein weiteres Problem: Durch solche unstrukturierten Arbeitsabläufe können Dokumente schnell im Papierdschungel verloren gehen. Darüber hinaus dauert der Prozess zu lange. Daten digital zu versenden, geht schneller, als sie händisch in Büros zu tragen.
ECM-Software: der Gegenentwurf zur Zettelwirtschaft
Ein papierloses Büro arbeitet deutlich transparenter. Mit dem Eingang im Unternehmen wird das Papierstück gescannt und von einer Optical-Character-Recognition(OCR)-Engine ausgelesen. Diese ermöglicht es, die abgebildeten Daten im System suchbar zu machen. Das gilt auch, wenn die Namen von Dokumenten unbekannt sind. Nach dem Scanprozess durchläuft das digitalisierte Dokument den dafür voreingestellten Workflow und wird etwa automatisch in den digitalen Posteingang des entsprechenden Sachbearbeiters weitergeleitet. Nachdem dieser seine Arbeit abgeschlossen hat, wandert die digitale Rechnung zum nächsten Stopp des automatischen Workflows. Der Vorteil: Durch die Digitalisierung der Eingangspost und die papierlose Bearbeitung kann jeder Sachbearbeiter zu jedem Zeitpunkt und unabhängig vom Arbeitsplatz einsehen, an welcher Stelle des vorgegebenen Workflows sich das papierlose Dokument befindet. Ein papierloses Büro schafft neben dieser Transparenz vor allem Schnelligkeit. Denn Laufwege, uneinheitliches Ablegen, das Suchen von Dokumenten und das Abtippen von Informationen entfallen.
Ortsunabhängiges Arbeiten wird begünstigt
Der Scanvorgang und der damit verbundene Verzicht auf wichtige ausgedruckte Dokumente bringen einen weiteren entscheidenden Vorteil für Sie und Ihre Mitarbeiter: Ortsunabhängiges Arbeiten wird begünstigt. Zwar gibt es spätestens seit der Corona-Pandemie in den meisten Unternehmen Abteilungen, die ins Homeoffice umziehen können, aber elementare Unternehmensbereiche wie der Einkauf oder die Buchhaltung sind davon auch heute noch oft ausgeschlossen. Der Grund: Lieferscheine und Rechnungen gehen per Post im Unternehmen ein und werden dann händisch bearbeitet oder in das entsprechende System übertragen. Die digitale Ablage im Unternehmen löst dieses Problem langfristig und ermöglicht dem Unternehmen, ortsunabhängiges Arbeiten für fast alle Mitarbeiter zu gewährleisten. Nach dem Scanvorgang wird nur noch mit der digitalen Version des Dokuments gearbeitet. Ein wichtiges Anreizsystem, um zu der Besetzung von wichtigen Stellen im Unternehmen mit qualifiziertem Personal beizutragen.
Compliance und revisionssichere Archivierung leicht gemacht
Die Nachhaltigkeit im Unternehmen durch den Verzicht auf Papier wirkt sich auch positiv auf Ihre Compliance, den Datenschutz und Ihre revisionssichere Archivierung aus. Denn mit dem Scanprozess und der versionierten Bearbeitung in intelligenten ECM-Systemen arbeiten Sie gleichzeitig konform mit der Compliance und wickeln als Nebenprodukt Ihre revisionssichere Archivierung nach DSGVO und GoBD ab. Anstelle von neugierigen Blicken auf Dokumente von Dritten tritt eine smarte Berechtigungsstruktur, die sich mühelos einstellen lässt. Zugriff haben nur Mitarbeiter, die auch Zugriff haben sollen. Statt Papierrechnungen und andere Dokumente kleinteilig in entsprechende Aktenordner einzusortieren und nach dem Ende der Aufbewahrungsfrist zu vernichten, regeln ECM-Systeme automatisch die Archivierung und die Löschung der Dokumente. Auch ein Besuch der Wirtschaftsprüfer stellt Sie durch die papierlose Archivierung nicht vor die überwältigende Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Durch die Volltextindexierung der Scans lassen sich alle geforderten Dokumente in wenigen Minuten zusammensuchen und bereitstellen. Darüber hinaus sollten Sie eine Software verwenden, die Texte versioniert, statt neue Kopien anzulegen. Auf diese Weise enthält ein zentrales Dokument alle Informationen und Versionen. Rechtlichen Forderungen nach der Aufbewahrung des Originaldokuments und aller darauffolgenden Versionen kann Ihr Unternehmen auf diese Weise leicht nachkommen – ohne eigens abgestellte Mitarbeiter, die sich durch das Kellerarchiv wühlen müssen.
Wie komme ich zu einem papierlosen Büro? Was kostet mich das?
Sie wollen ein papierloses Büro in Ihrem Unternehmen etablieren, um Informationen digital schneller zu finden und beispielsweise Kosten zu sparen? Wir helfen Ihnen gerne bei Ihren Fragen. Nehmen Sie Kontakt für eine unverbindliche Beratung auf.
Wo kann ein Unternehmen Papier sparen?
In den wenigsten Fällen kommt es in Unternehmen zu einer vollständigen papierlosen Umstellung, dennoch gibt es durch digitale Lösungen viel Einsparpotenzial. Allem voran entsteht Papier im täglichen Arbeiten dadurch, dass Dokumente von außen in Büros geschickt werden oder vom Unternehmen verschickt werden. Trotz der täglichen Kommunikation per E-Mail gehören Briefe und manuelle Rechnungen zum Unternehmensalltag. Über den Scanvorgang und eine OCR-Engine lässt sich die Eingangspost zwar nicht vollständig abstellen, aber ihr Weg durch das Unternehmen ist vom ersten Moment an digital. Um die manuelle Eingangspost langfristig zu minimieren, hilft nur offene Kommunikation, beispielsweise mit Ihren Lieferanten. Das Gleiche gilt für den Versand von digitalen Rechnungen. Haben Sie die Entscheidung getroffen, für ausgehende Dokumente auf deren Digitalisierung zu setzen, sollten Sie diese Information vorher an die wichtigsten Empfänger kommunizieren. Mit der Minimierung dieser beiden Posten reduzieren Sie den Papieraufwand für die externe Dokumentation entscheidend. Aber auch intern ist das Einsparpotenzial für Papier im Büro groß. Um eine vollständige Archivierung zu gewährleisten, muss das Dokument in zahlreichen Versionen festgehalten werden. Über eine digitale Archivierung entfallen diese Extraschritte. Bei einer entsprechend aufbereiteten digitalen Aufbewahrung muss Ihr Unternehmen nicht einmal das originale Dokument archivieren. Digitalisierung wird auch bei internen Dokumenten mühelos zum papierlosen Problemlöser. Prozesshandbücher sind in einer digitalen Fassung nicht nur für jeden leichter zu finden – bei einer Umstellung der Abläufe müssen sie zudem nicht neu gedruckt werden. Digital abändern genügt. Auch zahlreiche Listen (beispielsweise Telefonnummern oder Kalender) lassen sich über ein zentrales System digital leichter finden, als sie für jeden Mitarbeiter auszudrucken, der sie dann in seinem Papierstapel verschwinden lässt.
Welche Nachteile entstehen ohne papierloses Büro?
Ohne papierloses Büro bleiben Ihnen zahlreiche Vorteile verwehrt. Zunächst müssen Sie weiterhin Arbeitszeit von Mitarbeitern dazu aufwenden, um nicht wertschöpfende Tätigkeiten wie Postverteilung, händische Archivierung oder händisches Listenabgleichen durchzuführen, statt einfach Ihre Daten im Unternehmen zu digitalisieren. Digitale Unternehmen, die auf Papier weitestgehend verzichten, können diese Arbeitskräfte einsetzen, um tatsächlich zu wirtschaften. Des Weiteren dauern Prozesse in einem Büro mit Zettelwirtschaft einfach länger und sind intransparenter. Ihr Unternehmen braucht mehr Zeit, um Aufgaben zu erfüllen, als die papierlose Konkurrenz. Ein Wettbewerbsvorteil, den Ihre Konkurrenz an ihre Kunden weitergeben kann – Sie jedoch nicht. Darüber hinaus wird Ihr tägliches Arbeiten fehleranfälliger bleiben als in einem papierlosen Büro. Die Uneinheitlichkeit von Prozessen bietet viele kleine Anfälligkeiten, die den standardisierten Unternehmensprozess stören können – egal ob ein falsch einsortiertes Poststück oder ein von der Reinigungskraft versehentlich weggeworfener Briefumschlag. Auch Ihre revisionssichere Archivierung und Ihr Datenschutz sind durch ein manuelles Vorgehen beeinträchtigt: Es dauert länger, bietet mehr potenzielle Fehlerquellen, und die Wahrscheinlichkeit der Unvollständigkeit steigt. Letztlich können Sie das papierlose Büro nicht als Anreizsystem für neue qualifizierte Mitarbeiter verwenden. Gute Buchhalter entscheiden sich für einen guten Arbeitgeber. Können Sie Homeoffice und das Wegfallen mühsamer Fleißarbeit dank eines papierlosen Büros garantieren, steigen Ihre Chancen, begehrte Arbeitskräfte trotz Fachkräftemangel zu akquirieren.
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Wie etabliere ich ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro zu etablieren, braucht Zeit und Planung. Die Aufgabe, die einzelnen Schritte zu planen, zu recherchieren und umzusetzen, sollten Sie Ihrem Digitalisierungsbeauftragten übertragen. Der Grund: Ein papierloses Büro braucht geeignete Software. Mit dieser werden die händischen Prozesse aller Dokumente Ihres Unternehmens in den digitalen Raum verschoben. Wählen Sie also eine Software, die es Ihnen ermöglicht, Ihre bisherigen Vorgehensweisen in den Dateien beizubehalten. Nutzen Sie dennoch diese Chance: Zu keinem Zeitpunkt können Sie besser Vorgehensweisen hinterfragen, deren Hauptargument „Das haben wir schon immer so gemacht“ lautet. Ein papierloses Büro bedeutet zunächst schlicht Papier sparen. Verzichten Sie nach und nach auf Papierdokumente, um die Kontrolle zu behalten. Papier von heute auf morgen vollständig aus dem Unternehmen zu verbannen und alles zu digitalisieren, ist eine chaotische Umstellung mit Vorankündigung. Tasten Sie sich vor: Wachsende Erfahrungswerte helfen Ihnen, nach und nach weitere Prozesse zu digitalisieren. Informieren Sie zudem Ihre Mitarbeiter über das Vorhaben und die Hintergründe. Viele Ihrer Mitarbeiter haben sicher weitere Ideen. Hilfreich ist es, regelmäßig mit den Abteilungsleitern und ausgewählten langjährigen Mitarbeitern zu sprechen. So bleibt Ihr Digitalisierungsbeauftragter auf dem neusten Stand der Umsetzungen und kann wichtiges Wissen vermitteln. Die wenigsten Unternehmen kommen schlussendlich vollkommen ohne Papier aus. Das Ziel sollte allerdings sein, mittel- bis langfristig ausgedruckte Dokumente und manuell ein- und ausgehende Post weitestmöglich zu minimieren.
Was muss ich bei der Wahl der Software für ein papierloses Büro beachten?
Um ein papierloses Büro durch Software zu ermöglichen, sollten Sie auf ein Programm setzen, das Ihre manuellen Prozesse genau abbilden kann. Lösungen großer Hersteller sind dabei häufig unflexibler und geben Workflows und Abläufe der papierlosen Bearbeitung von Dateien stärker vor. Eine Individuallösung macht Sie jedoch abhängig von der beauftragten IT-Firma. Schnelle Updates und Erweiterungen sowie akute Problemlösungen können dabei ein großes Problem darstellen. Eine Alternative stellt ein modular aufgebautes Open-Source-basiertes All-in-one-ECM-System wie agorum core dar. Durch den modularen Aufbau können Sie wie mit einem Baukastensystem die Maßnahmen wählen, die Sie benötigen – egal ob Chatprogramm, digitaler Posteingang oder die Übermittlung von Daten an beispielsweise DATEV. Darüber hinaus bietet agorum core zahlreiche Schnittstellen zu anderen Programmen und ist mit verschiedensten Branchenlösungen verknüpfbar. Zusätzlich bietet die Software zahlreiche Funktionen, die Ihnen bei der Etablierung eines papierlosen Büros nützlich sind – egal ob Volltextindexierung, automatische revisionssichere Archivierung oder die Versionierung von Dateien. Des Weiteren ermöglicht der browserbasierte Zugriff auf das System eine ortsunabhängige und papierlose Bearbeitung aller Aufgaben – in der Cloud und on-premises.
Sie sind sich unsicher, ob ein papierloses Büro für Ihr Unternehmen sinnvoll ist oder welche Vorteile mit Software für Sie entstehen? Wir beantworten gerne Ihre Fragen.