Teamarbeit ist eine der wichtigsten Kategorien in Unternehmen. Auch im Homeoffice darf das Miteinander nicht zu kurz kommen. Kollaboratives Arbeiten klingt zunächst nach einem aufwändigen Konzept, das eine ausgiebige Planung vor jedem Arbeitsprozess voraussetzt. Das muss es aber nicht sein: Ein geeignetes System mit z.B. Funktionen zur automatischen Versionierung der Dateien macht Social Collaboration möglich. Doch was genau ist Social Collaboration, welchen Nutzen hat das Modell und wie implementiert man es in sein bestehendes Unternehmen? Diese Fragen soll der folgende Beitrag klären.
Inhaltsübersicht
Was ist Social Collaboration?
Eigentlich sollte die Frage „Was ist kollaboratives Arbeiten?“ lauten. Grundsätzlich beschreibt das Konzept die simultane Zusammenarbeit mehrerer Kollegen. Der Begriff Social Collaboration bezeichnet per Definition lediglich kollaboratives Arbeiten mithilfe von digitalen Kanälen – ergo die Digitalisierung des Prozesses. In der Regel passiert das durch ein ECMS (Enterprise Content Management System), das viele der Prozessschritte automatisiert. Neuerdings gehört Social Collaboration zu den Trends in Unternehmen, da es Arbeitgebern, Arbeitnehmern sowie Kunden eine Vielzahl von Vorteilen gewährt.
Welche Vorteile hat die automatische Versionierung durch die Software?
Social Collaboration funktioniert nur dann optimal, wenn die Geschäftsprozesse digital und zentral über ein ECM-System ablaufen. Vor allem das DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist hier ein elementarer Bestandteil. Die möglicherweise wichtigste Qualität der ECM-Unterfunktion ist dabei die automatische Versionierung der Dokumente. Sie hat bedeutende Vorteile, von denen wir die sieben wichtigsten für Sie zusammengefasst haben.
1. Prozessoptimierung
Schnell und transparent – so sollte kollaboratives Arbeiten im Idealfall ablaufen. Eine automatische Versionierung der Dokumente hält die Mitarbeiter stets auf dem neusten Stand. Zusätzlich können Teams mit der Notizfunktion zeitgleich an einem Dokument arbeiten.
2. Vertretungen einfacher gestalten
Im Falle einer Urlaubsvertretung kann die zuständige Vertretung dank der Versionierung sofort an der Stelle anfangen, wo der Vorgänger aufgehört hat. Im Umkehrschluss kann der Urlauber nach seiner Rückkehr alle Änderungen sofort nachvollziehen und mit seiner Arbeit fortfahren. Dieses Beispiel lässt sich selbstverständlich auf alle Situationen übertragen, in denen ein Mitarbeiter neue Projekte betreuen muss.
3. Ortsunabhängige Zusammenarbeit
Auch neue Arbeitsmodelle sind durch ein ECM-System leichter zu implementieren. Homeoffice oder etwa mobiles Arbeiten stellen dank Versionierung und Notizfunktion keine Herausforderung mehr dar. Ergänzend helfen Programme mit einer Chat-Funktion bei der Echtzeitkommunikation der Mitarbeiter.
4. Dateiduplikate vermeiden
Ein Fallbeispiel: Kollege A revidiert ein Dokument von Kollege B und schickt es ihm im Anschluss zu. Dieser hat nun die ursprüngliche sowie die überarbeitete Version auf seinem Rechner, obwohl die alte Version obsolet geworden ist. Bei nur einem Dokument ist das kaum tragisch, aber nach einer gewissen Zeit ist die Festplatte voll von überflüssigen Dateiversionen. Versionierung löst dieses Problem und schafft einen Überblick darüber, welche Dokumente wichtig sind und welche gelöscht werden können.
5. Zentrales System
Der Gebrauch von unterschiedlichen Plattformen und Social-Collaboration-Tools für Kommunikation, Management und Organisierung erschweren den Prozess erheblich. Ein Vorteil des ECM-Systems ist, dass Sie auf einer zentralen Plattform arbeiten, die alle benötigten Dokumente und Dateien beherbergt. So landen alle Informationen, beispielsweise zu Kunden oder Projekten, für alle Berechtigten an demselben Platz und sind von überall einsehbar – niemand bleibt uninformiert. Insellösungen werden damit überflüssig und Medienbrüche unmöglich, da alle Prozessschritte in einem einzigen System stattfinden. Alle Beteiligten arbeiten immer am gleichen Dokument – egal ob allein oder zeitgleich mit mehreren Kollegen.
6. Filesharing sicher aus einem zentralen System heraus
Je nach Software lassen sich die Dateien auf einem zentralen System teilen: sicheres Filesharing, bei dem alle Änderungen in einem System stattfinden und die Datei dieses nicht verlässt. Das ist eine Besonderheit, die sich nur in ausgewählten Programmen findet. Daher ist es wichtig, sich bei der Suche nach der richtigen Plattform Zeit zu nehmen. Ohne diese Funktion passiert es schnell, dass alle Dokumente in verschiedensten Versionsausführungen über die zahllosen Systeme verstreut sind.
Kritisch wird es, wenn die aktuelle, gesuchte Version in einem privaten E-Mail-Fach liegt, auf das kein anderer Zugriff hat.
7. Mobile Zugänge
Für mobiles Arbeiten sind mobile Zugänge nötig: Manche Systeme umfassen Komplementärlösungen, die diese automatisch mit sich bringen. Ein Beispiel ist die App agorum boost, die das ECMS agorum core mit einem solchen Zugang ausstattet.
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Welche Nachteile hat kollaboratives Arbeiten ohne Versionierung?
Selbstverständlich steht es Unternehmen frei, ob sie sich für ein ECM-System für das kollaborative Arbeiten entscheiden. Dennoch bewirkt ein Verzicht auf die Softwareunterstützung mitunter schwerwiegende Nachteile: Die Mitarbeiter könnten sich vernachlässigt fühlen, da die Zusammenarbeit ohne ECMS für Frust sorgt – besonders im Homeoffice. Koordinationsmöglichkeiten fallen weg und die Arbeit einheitlich zu erledigen wird problematisch. Ein Beispiel zeigt den Kontrast von klassischer Zusammenarbeit ohne beziehungsweise mit Versionierung: Ohne Versionierung landen bearbeitete Dokumente weiterhin in einem Verteiler mit allen Beteiligten. Das Ergebnis ist ein volles Postfach, da jeder Kollege jeweils eine überarbeitete Version des Dokuments zurückschickt. Es entsteht ein riesiger Zeitaufwand, da sie jede Änderung einzeln einarbeiten müssen und die unterschiedlichen Dateiversionen füllen die Festplatte. Mithilfe von Versionierung arbeiten alle Teilnehmer mit demselben Dokument, das sich bei Änderungen automatisch für das gesamte Team anpasst.
Weiterhin leidet Ihre Relevanz im Wettbewerb, wenn Sie sich gegen vielversprechende zukunftsfähige Arbeitsmodelle entscheiden. Die Konkurrenz wird diese Chance nämlich jederzeit ergreifen, um Sie auszustechen.
Was muss ich bei der Integrierung von Social Collaboration beachten?
Um Social Collaboration in ein Unternehmen zu integrieren, bedarf es einiger Vorarbeit. Zunächst braucht es einen Verantwortlichen, der die digitalen Prozesse verwaltet. Dafür empfiehlt es sich, einen Digitalisierungsbeauftragten aus dem Mitarbeiterstamm zu bestimmen. Wichtig ist, dass er eine große Expertise hinsichtlich digitaler Prozesse mitbringt, mit der er dem Unternehmen zur Seite stehen kann. Eine weitere seiner Aufgaben wird es sein, die restlichen Mitarbeiter von der neuen Arbeitsweise zu überzeugen und sie mit den Funktionen des Systems vertraut zu machen.
Der nächste Schritt besteht darin, eine geeignete Software zu finden. Besprechen Sie Ihre Ideen mit dem Digitalisierungsbeauftragten und beachten Sie die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen. Unsere Checkliste zur digitalen Transformation hilft Ihnen bei diesem Planungsprozess.
Nachdem das optimale ECMS für die individuellen Ansprüche gefunden ist, geht es daran, die restlichen Mitarbeiter miteinzubeziehen. Während die Einarbeitung die Aufgabe des Digitalisierungsbeauftragten ist, sorgen regelmäßige Meetings und Schulungen dafür, dass die Mitarbeiter die neue Arbeitsweise akzeptieren und kennenlernen. Bei Updates oder Erweiterungen mit neuen Funktionen zahlen sich zusätzliche Weiterbildungen aus.
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Welche Software eignet sich am besten für Social Collaboration?
Je nach Anforderung kann sich eine andere Art von Softwarelösung eignen. Im Folgenden stellen wir Ihnen die zwei gängigsten Lösungen für Social Collaboration vor und erklären, welche sich davon am besten eignet.
Speziallösung
Speziallösungen sind eigens für das individuelle Unternehmen programmierte Systeme, die auf die benötigten Funktionen beschränkt, aber spezialisiert sind. Ausschließlich für die Anforderungen im Betrieb angefertigt, sind sie meist mit hohen Kosten für die Erstprogrammierung und zusätzliche Schnittstellen verbunden. Auch die Bedienoberfläche ist oftmals anwendungsorientiert und somit komplex gestaltet. Zwar ist das jeweilige Programm dadurch auf die gestellten Aufgaben fokussiert, aber das umständliche Interface erschwert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in das System. Das ist vor allem für Social Collaboration verheerend, da die Kollegen für eine problemlose digitale Zusammenarbeit stets auf demselben Stand sein müssen.
All-in-one-Lösung
Eine All-in-one-Lösung ist wie die „Allzweckwaffe“ unter Systemen – ein vereinheitlichtes System, das sich für die meisten Anwendungen eignet. Mit dem Fokus auf Social Collaboration eignet sich diese Plattform deutlich besser als eine Speziallösung. Da sie standardisiert ist, leitet die Oberfläche den Benutzer förmlich durch die einzelnen Prozessschritte. Tools und Arbeitsprozesse sind logisch miteinander verbunden und eine Versionsverwaltung erfasst alle Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar. Eine All-in-one-Lösung funktioniert außerdem über ein zentrales System, wodurch die Kosten für zusätzliche Schnittstellen entfallen.
Social Collaboration mit Open Source und Weboberfläche
Zwei wichtige Attribute, die bei der Wahl des geeigneten Programms erwägt werden müssen, sind Open Source und Weboberfläche. Ein Open-Source-System bietet für Social Collaboration und den User zusätzliche Vorteile, wie Unabhängigkeit vom Hersteller oder regelmäßige Updates und Erweiterungen. Läuft ein Programm über eine Weboberfläche, hat der Benutzer per Browser sofortigen Zugriff darauf. Gleichzeitig kann er plattform- und ortsunabhängig auf die jeweiligen Arbeitsmaterialien zugreifen – ganz ohne zusätzliche Installation.
agorum core ist ein browserbasiertes All-in-one-ECMS auf Open-Source-Basis und umfasst eine Reihe nützlicher Funktionen für Social Collaboration. Der agorum core dataroom bietet alle oben genannten Vorteile, wie das Filesharing auf einer zentralen Plattform oder die Zugriffsmöglichkeit für externe Parteien. Die begleitende App agorum boost realisiert darüber hinaus auch mobiles Arbeiten. Sie vernetzt Ihre Mitarbeiter über einen Live-Chat und erlaubt den ständigen Zugriff auf benötigte Dateien oder Dokumente via Smartphone
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