agorum core docform berechtigen

Als Administrator berechtigen Sie den docform-Prozess und schalten Benutzer nachfolgend dafür frei.

Apps freischalten

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Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie die Apps DocForm und DocForm - Trennen für Ihre Benutzer freischalten.

 

 

1. Wählen Sie links in der Seitenleiste Administration > Gruppen.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   DocForm/2.0/GRP_DocForm
   

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Benutzergruppe GRP_DocForm.
4. Wählen Sie im Kontextmenü Gruppe Mitglieder zuordnen und fügen Sie Benutzer hinzu.

   Tipp: Sie können auch Ihre eigene Benutzergruppe in der Benutzergruppe GRP_DocForm hinterlegen.

   Ergebnis: Die hinzugefügten Benutzer sehen jetzt die docform-Apps unter Weitere Apps.

docform-Ordner im Explorer freischalten

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Damit Benutzer Dokumente per docform bearbeiten können, müssen diese auf die entsprechenden Dokumente zugreifen können. Diese Dokumente liegen in den docform-Ordnern. Benutzer müssen für die zu bearbeitenden docform-Ordner im Explorer freigeschaltet werden, um auf diese Dokumente zugreifen zu können.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Navigieren Sie zum docform-Ordner, den Sie freischalten möchten, und klicken Sie den Ordner mit der linken Maustaste an.
3. Prüfen Sie rechts im Detailfenster in der Registerkarte Rechte, welche ACLs mit welchen Benutzergruppen mit einem Schreib-/All-Recht vorhanden sind.

   Hinweis: Jeder docform-Ordner besteht aus mehreren Unterordnern (audit, train, wait, queue, work). Auch auf diese Unterordner müssen Benutzer zugreifen können. Prüfen Sie daher auch diese Ordner auf ACLs mit Benutzergruppen, die ein Schreib-/All-Recht haben.

4. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration > Gruppen.
5. Navigieren Sie zu den entsprechenden Ordner-Benutzergruppen mit Schreib-/All-Recht und fügen Sie Benutzer hinzu.
   
   Ergebnis: Benutzer können jetzt Trainings für die entsprechenden Dokumente erstellen, verändern oder Dokumente im Audit bearbeiten.

Die Bearbeitung der Dokumente in DocForm-Trennen freischalten

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 Damit Benutzer die entsprechenden Dokumente beim Öffnen der App DocForm - Trennen verarbeiten können, schalten Sie diese Benutzer nachfolgend dafür frei.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps > Aktive Ordner.
2. Finden Sie die zu berechtigten Docform-Trennen-Ordner anhand des in der Konfiguration gesetzten Basisordners. Sie erkennen die DocForm-Trennen-Ordner anhand des Symbols .
3. Merken Sie sich die in der Konfiguration genannte ACL.
4. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration > ACLs/Rechte.
5. Klicken Sie rechts im Detailfenster auf , um die von Ihnen gemerkte ACL zu suchen.
   
   Wenn die gesuchte ACL bereits Benutzergruppen besitzt
6. Fügen Sie Benutzer mit einem ALL-Recht in die gesuchte ACL hinzu.
   
   Wenn die gesuchte ACL keine Benutzergruppen besitzt
7. Fügen Sie Benutzer entweder direkt der ACL zu oder erstellen Sie eine neue Benutzergruppe.
   
   Ergebnis: Benutzer können jetzt mit DocForm-Trennen arbeiten und die für sie freigeschalteten Dokumente bearbeiten.

Dokumente trainieren / agorum core docform audit freischalten

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 Damit Benutzer die entsprechenden Dokumente beim Öffnen der App DocForm verarbeiten können, schalten Sie diese Benutzer nachfolgend dafür frei.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps > Aktive Ordner.
2. Finden Sie die zu berechtigten Docform-Verarbeiten-Ordner anhand des in der Konfiguration gesetzten Basisordners. Sie erkennen die DocForm-Verarbeiten-Ordner anhand des Symbols .
3. Merken Sie sich die in der Konfiguration genannten ACLs unter ACL Audit und ACL Training.

   Hinweis: Sind hier zwei verschiedene ACLs hinterlegt, überlegen Sie, was die Benutzer machen dürfen.
   
   ACL Audit
   Die für diese Aktion berechtigten Benutzer dürfen keine docform-Trainings erstellen, sondern nur im Audit liegende Dokumente bearbeiten.
   
   ACL Training
   Die für diese Aktion berechtigten Benutzer dürfen nur docform-Trainings erstellen und keine im Audit liegenden Dokumente bearbeiten. Für die Erstellung eines docform-Trainings ist dies hinderlich. Schalten Sie Ihre Benutzer auf jeden Fall auch für ACL Audit frei (undefined>agorum core docform training).

4. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration > ACLs/Rechte.
5. Klicken Sie rechts im Detailfenster auf , um die von Ihnen gemerkten ACLs zu suchen.
   
   Wenn die gesuchte ACL bereits Benutzergruppen besitzt
6. Fügen Sie Benutzer mit einem ALL-Recht in die gesuchten ACLs hinzu.
   
   Wenn die gesuchte ACL keine Benutzergruppen besitzt
7. Fügen Sie Benutzer entweder direkt der ACL zu oder erstellen Sie eine neue Benutzergruppe.
   
   Ergebnis: Benutzer können jetzt mit DocForm-Trennen arbeiten und die für sie freigeschalteten Dokumente bearbeiten.

Best-Practice-Tipps für Entwickler

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Verwendet Ihr Unternehmen mehr als einen docform-Ordner zum Verarbeiten oder zum Trennen, etwa, wenn Ihre Ordnerstruktur einen docform-Ordner für die Buchhaltung (Rechnungen, Lieferscheine) und einen docform-Ordner für die Personalabteilung (Vertragsdaten, Krankschreibungen) enthält, können Sie diese beiden docform-Ordner je Abteilung unterschiedlich berechtigen.

• Die Buchhaltung soll nur auf den docform-Ordner für Rechnungen und Lieferscheine zugreifen können.
• Die Personalabteilung soll nur auf den docform-Ordner für Vertragsdaten und Krankschreibungen zugreifen können.

Beispiel: docform-Ordnerstruktur

Dateien
  Buchhaltung
     DocForm verarbeiten
  Personalabteilung
     DocForm verarbeiten

Sie berechtigen diese Ordner nun, indem Sie eine ACL setzen, die mindestens ein Leserecht hat, und fügen dort die verantwortlichen Personen/Benutzergruppen ein.

Beispiel: Berechtigungen auf docform-Ordnerstruktur

Dateien
  Buchhaltung            // ACL_Buchhaltung: GRP_Buchhaltung
     DocForm verarbeiten // ACL_Buchhaltung_docform: GRP_Buchhaltung_docform (mindestens Leserecht)
  Personalabteilung      // ACL_Personalabteilung: GRP_Personalabteilung
     DocForm verarbeiten // ACL_Personalabteilung_docform: GRP_Personalabteilung_docform (mindestens Leserecht)

Anschließend definieren Sie in den Konfigurationen der Aktiven Ordner, welcher Benutzer was im docform-Ordner machen darf.

Die bekannten ACLs ACL_DocForm_Audit und ACL_DocForm_Training können Sie für jede docform-Konfiguration verwenden, indem Sie dort jede Benutzergruppe eintragen, die generell das Audit oder das Training übernehmen soll:

• ACL_DocForm_Audit
  • GRP_Buchhaltung_docform_Audit
  • GRP_Personalabteilung_Audit
• ACL_DocForm_Training
  • GRP_Buchhaltung_docform_Training
  • GRP_Personalabteilung_Training

Klicken Benutzer auf eines der beiden docform-Module, überprüft das System zuerst, auf welche Ordner die angemeldete Person Zugriff hat und zeigt diese Ordner an.

Nur die Personen, die Zugriff auf den docform-Ordner der Personalabteilung haben, sehen diesen Ordner. Dasselbe gilt für die Buchhaltung. Anhand dieser Vorauswahl greift die ACL, das Sie im Aktiven Ordner konfiguriert haben. So sehen etwa Personen aus der Personalabteilung, die im ACL GRP_Buchhaltung_docform_Audit eingetragen wurden, ausschließlich die Dokumente der Personalabteilung, die im Auditschritt liegen.