agorum core mailadapter administrieren

Das Modul agorum core mailadapter holt E-Mails aus einem beliebigen E-Mail-Postfach automatisch in bestimmten Intervallen oder per manuellem Abruf per IMAP ab und archiviert diese E-Mails in agorum core.

Voraussetzungen zur Benutzung

• Sie benötigen agorum core pro.
• Die Verbindung über IMAP benötigt in der Regel ein SSL-Zertifikat. Dieses müssen Sie zuerst einrichten. Wurde das SSL-Zertifikat nicht eingerichtet, kann es zu Fehlern im agorum core support tool kommen. Diese sind zum Teil erkennbar an der Fehlermeldung root cause ssl handshake.
• Aktivieren Sie das Modul zuvor über das agorum core support tool.​​​​​​
• Starten Sie agorum core nach der Aktivierung des Moduls neu.

Icons

Diese Icons begegnen Ihnen in agorum core, wenn Sie mit E-Mail-Adaptern arbeiten:

E-Mail-Adapter

E-Mail-Adapter-Status: noch nicht synchronisiert

E-Mail-Adapter-Status: synchronisiert

E-Mail-Adapter-Status: wird gerade synchronisiert

Einen E-Mail-Adapter anlegen

Idealerweise benötigen Sie nur einen E-Mail-Adapter, der auf ein dediziertes Postfach zugreift, in dem alle relevanten E-Mails kumuliert werden (Journaling-Weiterleitung in ein bestimmtes Postfach). Diese E-Mails können anhand von E-Mail-Inhalten, Betreff, Absender oder Empfänger durch einen zusätzlichen Automatismus im System in eine finale Ordnerstruktur archiviert werden.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Öffnen Sie den Ordner Dateien.
3. Legen Sie über die rechte Maustaste (Kontextmenü) einen neuen Ordner an, etwa:

   E-Mail-Adapter

4. Öffnen Sie diesen Ordner.
5. Klicken Sie auf die rechte Maustaste.
6. Wählen Sie im Kontextmenü Neu > Adapter > E-Mail-Adapter.
7. Geben Sie die Daten zum E-Mail-Adapter ein.

   Hinweis: Klicken Sie nicht auf Speichern, sondern folgen Sie den Anweisungen unter Verbindung testen und Ordner abrufen.

Daten zum E-Mail-Adapter eingeben

 

Feld	Beschreibung
Name	Definiert den Namen des E-Mail-Adapters.
Server-Typ	Definiert den Server-Typ.
E-Mail-Host	Definiert die Netzwerk-Adresse des Servers.
E-Mail-Pfad	Definiert den Ordner unterhalb des Postfachs, ab dem das System E-Mails synchronisiert. Beispiele: Eingabe zur Synchronisation des gesamten Postfachs: / Den Ordner dms synchronisieren: dms Den Ordner Rechnungen im Ordner dms synchronisieren: dms/Rechnungen Eine Liste verfügbarer Ordner erscheint, wenn Sie rechts die Verbindung testen und die Ordner vom Server herunterladen. Alternativ können Sie manuell einen bekannten Pfad angeben.
E-Mail-Benutzer	Definiert den Benutzernamen zur Anmeldung am Postfach.
E-Mail-Passwort	Definiert das Passwort zur Anmeldung des Benutzers am Postfach.
E-Mails werden nach dem Abgleich auf dem Server behalten	Definiert, ob das System die E-Mails nach Abruf auf dem E-Mail-Server löscht. Die empfohlene Einstellung ist, dass die E-Mails nicht auf dem Server bleiben und gelöscht werden. Wenn die Checkbox angehakt wird, damit E-Mails auf dem Server bleiben, erhalten Sie beim Speichern einen zusätzlichen Hinweis, dass diese Einstellung nicht empfohlen ist. Hinweise: Aktivieren Sie diese Einstellung nur für temporäre Tests, nicht für den produktiven Betrieb. Löschen Sie regelmäßig E-Mails auf dem E-Mail-Server, damit der E-Mail-Server nicht überläuft. Richten Sie ggf. eine Weiterleitungsadresse für die Synchronisation der E-Mails mit agorum core ein, wenn Sie die E-Mails auf dem Server behalten wollen.
Abgleich-Intervall (in Minuten)	Definiert in Minuten, wie oft das System E-Mails abruft (0 = keine automatische Synchronisation).
Abgleich-Zeitpunkt	Definiert, zu welchem Zeitpunkt das System E-Mails abruft. Es handelt sich hierbei lediglich um eine Referenz, d. h. der Abruf erfolgt nicht erst zum festgelegten Zeitpunkt, sondern auch schon vorher. Beispiel: Ausgewählter Zeitpunkt 0:00 Uhr und Intervall 60 Minuten Der Abruf erfolgt um 00:00 Uhr und danach um 01:00 Uhr, 02:00 Uhr usw.​​ Wenn Sie ein Intervall größer als 0 angegeben haben (= E-Mail-Adapter ist aktiv), holt er allerdings auch schon vor 00:00 Uhr E-Mails jede Stunde ab.
Beschreibung	Definiert eine beliebige Beschreibung des E-Mail-Adapters.

 

Einen Filter anlegen und testen (Regular Expressions)

Beim Eingeben der Daten zum E-Mail-Adapter können Sie im Abschnitt Filter eigene Filter erstellen, um den Abruf von E-Mails auf bestimmte Dinge einzuschränken, etwa auf den Betreff einer E-Mail oder auf die Empfängeradresse. Diese Einschränkung erfolgt mithilfe von Regular Expressions (RegExp).

Die Maske für die Eingabe der Filter ist standardmäßig eingeklappt, sodass Sie sie zum Anlegen neuer Filter zuerst aufklappen müssen. 

Beispiele

Ziel	Regular Expression
Nur E-Mails abrufen mit dem Betreff Rechnung	.*Rechnung.*
Nur E-Mails abrufen, die mit der Empfängeradresse (an) rechnung@agorum. versendet wurden	.*rechnung@agorum.*
Nur E-Mails abrufen, die NICHT mit der Absender-Adresse rechnung@agorum. versendet wurden	!.*rechnung@agorum.*

Sollten Sie mehrere Regular Expressions angeben, muss mindestens eine der Regular Expressions auf die E-Mail zutreffen, damit das System die E-Mail abruft.

Um die erstellten Filter zu testen, geben Sie den gewünschten Text im Feld Testeingabe ein.

Die Verbindung testen und Ordner abrufen

Nachdem Sie die Daten angegeben haben, testen Sie die Verbindung zum Postfach, um sicherzugehen, dass die Angaben korrekt sind.

1. Klicken Sie rechts neben den Feldern E-Mail-Benutzer und E-Mail-Passwort auf Verbindung testen.
2. Bestätigen Sie die Erfolgsmeldung.
3. Klicken Sie rechts neben dem Feld E-Mail-Pfad auf .
   
   Ergebnis: Das System lädt einen kurzen Moment und zeigt danach die Pfade des Postfachs im Feld E-Mail-Pfad an. Suchen Sie hier einen Ordner, den Sie zukünftig abrufen möchten. Geben Sie / an, wenn alle Ordner abgerufen werden sollen.
4. Speichern Sie den E-Mail-Adapter.

Nach dem Test können Sie die Ordner des Postfachs abrufen und auswählen, welche Ordner Sie zukünftig synchronisieren möchten (siehe Feld E-Mail-Pfad).

E-Mails manuell abrufen

Wenn Sie keinen automatischen Abruf beim Anlegen des E-Mail-Adapters eingestellt haben, können Sie alternativ E-Mails manuell abrufen.

1. Öffnen Sie im agorum core explorer den Pfad, unter dem Sie den E-Mail-Adapter angelegt haben.
2. Doppelklicken Sie auf den E-Mail-Adapter, um ihn zu öffnen.
3. Klicken Sie oben links auf  .
4. Bestätigen Sie die Abfrage.
   
   Ergebnis: Der Text neben dem Symbol wechselt nach dem ersten Synchronisieren von Sync (wurde noch nicht synchronisiert) zu Sync (synchronisiert gerade). Der Text wechselt zu Sync (ist synchronisiert), sobald der Abruf abgeschlossen ist.

 

Die finale E-Mail-Ablage sicherstellen

Nachdem Sie den E-Mail-Adapter angelegt haben, legt das System alle importierten E-Mails unterhalb von diesem in einer Ordnerstruktur ab:

Dateien/E-Mail-Adapter/<importierte E-Mails>

Die Dokumenten-Datenbank kann problemlos mit vielen Dokumenten unterhalb eines Ordners umgehen, Darstellungsoberflächen, etwa der agorum core explorer, jedoch nicht. Legen Sie diese E-Mails aus dem E-Mail-Eingangsordner in ein finales Archiv ab.

Beispiele

• E-Mail-Adapter mit dem Zentraleingang des agorum core basic archives verbinden

Einen E-Mail-Adapter deaktivieren

Sie können einen E-Mail-Adapter temporär deaktivieren, sodass das System keine E-Mails mehr abruft.

1. Öffnen Sie im agorum core explorer den Pfad, unter dem Sie den E-Mail-Adapter angelegt haben.
2. Doppelklicken Sie auf den E-Mail-Adapter, um ihn zu öffnen.
3. Klicken Sie rechts oben auf .
4. Setzen Sie ein # vor den E-Mail-Host.
5. Stellen Sie das Abgleich-Intervall auf 0 (Abgleich deaktiviert).
6. Speichern Sie die Änderungen.
   
   Ergebnis: Sie haben den E-Mail-Adapter deaktiviert.
   
   Entfernen Sie das # vor dem E-Mail-Host, um ihn zu aktivieren, und setzen Sie ein Abgleich-Intervall größer als 1.

Einen E-Mail-Adapter löschen

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Sollten Sie einen E-Mail-Adapter zum Testen verwendet haben und benötigen Sie ihn nicht mehr, können Sie ihn löschen.

1. Öffnen Sie im agorum core explorer den Pfad, unter dem Sie den E-Mail-Adapter angelegt haben.
2. Markieren Sie den E-Mail-Adapter mit der rechten Maustaste.
3. Wählen Sie im Kontextmenü Administration > Löschen (ohne Papierkorb).
4. Bestätigen Sie die Abfrage.
   
   Ergebnis: Sie haben den E-Mail-Adapter gelöscht.

Alle E-Mail-Adapter einsehen

Haben Sie mehrere E-Mail-Adapter erstellt, ist es oftmals nützlich, auf einen Blick alle erstellten E-Mail-Adapter im System einzusehen und wahlweise auch (einzeln) direkt zu bearbeiten.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Suche.
2. Wählen Sie im Suchergebnis den Filter Administration.
3. Aktivieren Sie links den Filter MailAdapter.
   
   Ergebnis: Im Suchergebnis erscheinen alle erstellten E-Mail-Adapter.
   
    
   

   Alle E-Mail-Adapter einsehen
   
   
   • Klicken Sie auf einen E-Mail-Adapter, um ihn direkt zu bearbeiten.
   • Die Farben im Suchergebnis beim Ordnersymbol signalisieren den Zustand des E-Mail-Adapters.
   
    
   

   Zustand des E-Mail-Adapters
   
   
   rot
   Der E-Mail-Adapter synchronisiert gerade.
   
   grün
   Der E-Mail-Adapter ist mit der Synchronisation fertig.
   
   grau
   Der E-Mail-Adapter wurde noch nie synchronisiert.

Mit einem Microsoft 365-Konto (Office 365, Outlook.com) verbinden

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Voraussetzungen

• Der agorum core client ist installiert.
• Der agorum core client lässt sich mit dem System verbinden, auf dem Sie das Konto einrichten möchten.

1. Legen Sie einen E-Mail-Adapter an oder bearbeiten Sie einen vorhandenen.
2. Klicken Sie auf Mit Microsoft 365 verbinden.
   
   Ergebnis: Das Browserfenster für die Autorisierung des Zugriffs bei Microsoft öffnet sich.
3. Melden Sie sich mit dem gewünschten Konto an.
4. Bestätigen Sie die Abfrage des Browsers zum Start des agorum core clients.
   
   Ergebnis: Das System füllt die Felder Server-Typ, E-Mail-Host und E-Mail-Passwort automatisch, wenn die Autorisierung erfolgreich ist.

Wenn Sie nach der Einrichtung Probleme mit E-Mails haben

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Sollte der Abruf von E-Mails nach Einrichtung Probleme bereiten, finden Sie detaillierte Fehlermeldungen im agorum core support tool.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Support tool.
2. Wählen Sie links im Menü Ngfs Adapter > Sub Statistics > Mail Adapter.
3. Suchen Sie den Bereich Active Notifications nach Fehlermeldungen ab.

Nachfolgend finden Sie eine Auflistung bekannter Fehlermeldungen oder Probleme sowie deren Lösungen.

MailAdapter: Connection failed for
 

Beschreibung des Problems

Beim Testen der Verbindung erscheint folgende Meldung:

MailAdapter: Connection failed for: ...
...
sun.security.validator.ValidatorException: PKIX path building failed: sun.security.provider.certpath.SunCertPathBuilderException: unable to find valid certification path to requested target

Ursache

Im Truststore von agorum core konnte kein Zertifikat gefunden werden.
 

Lösung

Nehmen Sie das Zertifikat des E-Mail-Servers in den Truststore von agorum core auf oder tauschen Sie das Zertifikat aus, falls der Alias bereits enthalten ist.

Langsame Synchronisation

Eine langsame Synchronisation kann folgende Ursachen haben:
 

Die Verbindung zum E-Mail-Server ist sehr langsam
Öffnen Sie hierzu die Einstellungen des E-Mail-Adatpers und klicken Sie Verbindung testen. Erhalten Sie zügig eine Antwort, dass die Verbindung funktioniert, ist Ihre Netzwerkanbindung performant. Benötigt die Rückmeldung etwas Zeit, kann es etwa sein, dass Ihre Internetleitung etwas leistungsschwach ist, um auf einen externen E-Mail-Server oder Provider zuzugreifen.

agorum core ist sehr langsam
Stellen Sie fest, dass das System generell langsam arbeitet, starten Sie den Benchmark-Test im agorum core support tool. Damit können Sie gut abschätzen, ob Ihr System für grundlegende Funktionen wie das Anlegen oder Löschen von neuen Objekten lange braucht. Darunter fallen auch E-Mails. Sie können gerne Ihre Hardwareausstattung mit unseren Empfehlungen gegenprüfen.

Größe der E-Mails
Diese Information wird für Sie keine Überraschung sein, aber natürlich bestimmt auch die Größe einer E-Mail die Geschwindigkeit der Synchronisation. Sprechen wir von einer E-Mail mit wenig Text und keinen Anhängen? Oder dauert es lange bis E-Mails, die 50 Tage Verlauf sowie Dateianhänge beinhalten, importiert werden? Dies nimmt Einfluss auf die Übertragungs- und die Schreibzeit von agorum core.

E-Mail-Adapter verschiebt keine E-Mails

Beschreibung des Problems

Trotz erfolgreicher Synchronisation verschiebt der E-Mail-Adapter keine E-Mails gemäß den Filter-Regeln.

Ursache

Eventuell sind die Angaben bei den Filtern (Regular Expressions) falsch eingestellt.

Lösung

1. Überprüfen Sie die angegebenen Regular Expressions.
2. Denken Sie an die richtige Schreibweise (.*Wort.*) von Regular Expressions.
3. Achten Sie darauf, dass die Regular Expressions sich nicht gegenseitig beeinflussen.

Erwägen Sie, anstelle der Filter-Regeln einen anderen Automatismus, etwa Aktive Ordner, zum Verschieben der E-Mails zu verwenden.

Authentifizierungsprobleme mit Office 365

Verwenden Sie den E-Mail-Adapter in Kombination mit dem E-Mail-Server in der Microsoft Cloud (Office 365), kann es zu Authentifizierungsproblemen durch das neueste Microsoft-Update kommen.

Aktualisieren Sie in diesem Falle agorum core auf eine Version ab 10.4 oder 11.1, um das Konto an Office 365 anzubinden.

Übergangsweise befolgen Sie die Anweisungen in der Dokumentation Office 365-Umgebung für die Nutzung des E-Mail-Adapters in Zusammenhang mit MFA konfigurieren.

Verschieben/Filtern von E-Mails aus dem E-Mail-Adapter

Nachdem Sie die E-Mails aus dem angegebenen E-Mail-Postfach mit agorum core synchronisiert haben, finden Sie diese E-Mails in einer Ordnerstruktur unterhalb der jeweiligen E-Mail-Adapter-Konfiguration.

Sie können die synchronisierten E-Mails innerhalb von agorum core weiter verschieben oder kopieren. Dazu können Sie Aktive Ordner oder andere Automatisierungen verwenden.

Die folgenden Beispiele können Sie dazu als Anhaltspunkt verwenden. Für Informationen zum Einrichten von Aktiven Ordnern siehe Aktiven Ordner einrichten.

Verschieben aller E-Mails an eine to-Adresse (aus einem Mail-Adapter-Ordner)

/* global folder, parameters */

let objects = require('common/objects');
let transaction = require('common/transaction');
let templates = require('common/templates');
let mail = require('common/mail');

// Test for active folder, in this example SENTBOX of a mail adapter
/*
let folder = objects.find('/agorum/roi/Files/E-Mail-Adapter/agorumroi/SENTBOX');
*/

// Target folder for the mail archive or the moved mail objects
let archiveBaseFolder = objects.find('/agorum/roi/Files/Mailarchiv/sentToDemo');
// Fallback folder for other recipients
let fallbackFolder = objects.find('/agorum/roi/Files/Mailarchiv/Sonstige');

// folder is the agorum core active folder
folder.items().forEach(function (item) {
  // Erkenne Mail-Objekte explizit über typische Mail-Eigenschaften
  if ('toAddress' in item || 'fromAddress' in item) {
    // Check which items have a recipient (to) containing 'demo@agorumcore.com' 
    let toAddresses = item.toAddress || [];
    let shouldMove = toAddresses.some(function (address) {
      return mail.rawAddress(address) === 'demo@agorumcore.com';
    });

    transaction(() => {
      let targetFolder = shouldMove ? archiveBaseFolder : fallbackFolder;
      let path = targetFolder.createPath(
        templates.fill('${datum:yyyy}/${datum:de|MMM}', { datum: item.createDate })
      );
      
      // Move mail (do not only link)
      objects.add(item, path);
      objects.remove(item, folder);
    });
  }
});

Verschieben von E-Mail-Anhängen in einen separaten Archivordner 

/* global folder, parameters */

let objects = require('common/objects');
let transaction = require('common/transaction');
let templates = require('common/templates');

// Test for active folder, in this example INBOX of a mail adapter
/*
let folder = objects.find('/agorum/roi/Files/E-Mail-Adapter/agorumdemo/INBOX');
*/

// Target folder for the mail archive or the moved mail objects
let archiveBaseFolder = objects.find('/agorum/roi/Files/Mailarchiv/Mail-Anhänge');
// Fallback folder for mails without attachments
let fallbackFolder = objects.find('/agorum/roi/Files/Mailarchiv/Ohne-Anhänge');

// folder is the agorum core active folder
folder.items().forEach(function (item) {
  // Identify mail objects using typical mail properties
  if ('toAddress' in item || 'fromAddress' in item) {
    transaction(() => {
      // Extract and move mail attachments
      let attachments = item.mailAttachments || [];

      if (attachments.length > 0) {
        let path = archiveBaseFolder.createPath(templates.fill('${datum:yyyy}', { datum: item.createDate }));

        attachments.forEach(function (attachment) {
          // Move attachment to target folder
          objects.add(attachment, path);
          // Remove attachment from e-mail
          objects.remove(attachment, item);
        });
      }

      // Move e-mail itself to target folder
      let targetFolder = attachments.length > 0 ? archiveBaseFolder : fallbackFolder;
      let mailPath = targetFolder.createPath(templates.fill('${datum:yyyy}', { datum: item.createDate }));

      // Move mail (do not only link)
      objects.add(item, mailPath);
      objects.remove(item, folder);
    });
  }
});

Verschieben von E-Mails mit einem bestimmten String im Betreff oder Inhalt

/* global folder, parameters */

let objects = require('common/objects');
let transaction = require('common/transaction');
let templates = require('common/templates');
let mail = require('common/mail');

// Test for active folder, in this example SENTBOX of a mail adapter
/*
let folder = objects.find('/agorum/roi/Files/E-Mail-Adapter/agorumroi/SENTBOX');
*/

// Target folder for the mail archive or the moved mail objects related to invoices
let archiveBaseFolder = objects.find('/agorum/roi/Files/Mailarchiv/RE');
// Fallback folders for e-Mails without invoice reference
let fallbackFolder = objects.find('/agorum/roi/Files/Mailarchiv/Sonstige');

// Regular expression to find "Rechnung", "Rechn.", "Rechnungsnummer" etc.
let invoicePattern = /\brechn(?:ung)?(?:\.|[a-z]*)?\b/i;

// folder is the agorum core active folder
folder.items().forEach(function (item) {
  // Identify mail objects using typical mail properties
  if ('toAddress' in item || 'fromAddress' in item) {
    // Check if the item contains the regular expression in subject or body 
    let subject = item.subject || '';
    let body = item.bodyString || '';
    let shouldMove = subject.match(invoicePattern) || body.match(invoicePattern);

    transaction(() => {
      let targetFolder = shouldMove ? archiveBaseFolder : fallbackFolder;
      let path = targetFolder.createPath(templates.fill('${datum:yyyy}', { datum: item.createDate }));

      // Move mail (do not only link)
      objects.add(item, path);
      objects.remove(item, folder);
    });
  }
});