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E-Mail-Adapter mit dem Zentraleingang des agorum core basic archives verbinden

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plug-ins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plug-in, um die Dokumentation verwenden zu können.

E-Mails können Sie manuell im agorum core basic archive archivieren. Diese Dokumentation beschreibt, wie Sie E-Mails durch den agorum core mailadapter von einem Postfach importieren und den Benutzern anschließend im Zentraleingang anzeigen lassen.

Hinweis: Testen Sie die hier aufgeführten Konfigurationen zuerst auf einem Testsystem, bevor Sie sie produktiv einsetzen, oder erstellen Sie mindestens eine Datensicherung Ihres aktuellen Systems.

Vorbereitungen

Hinweis: Die in diesem Abschnitt erwähnten Ordnernamen dienen nur als Beispiel. Sie können abweichende Ordnerstrukturen erstellen.

Ein E-Mail-Adapter sieht im System wie ein Ordner aus.

Bauen Sie folgende Ordnerstruktur auf, wenn Sie den E-Mail-Adapter direkt mit dem Zentraleingang verknüpfen möchten:

Dateien/agorum core basic archive/Archiv-Zentraleingang/<E-Mail-Adapter>/<die importierten E-Mails>

Im Zentraleingang, der Oberfläche für Ihre Benutzer, sehen Sie nur den Ordner <E-Mail-Adapter> und nicht die darunter liegenden importierten E-Mails.

Das Ziel ist es, die importierten Dateien im agorum core basic archive anzeigen zu lassen. Sie benötigen somit einen vom Zentraleingang unabhängigen Ordner, in den das System die E-Mails importiert. Anschließend soll das System diese automatisch in den Zentraleingang verschieben.

Die Ordnerstruktur anlegen

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
  2. Rufen Sie etwa den Ordner Dateien auf.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche.
  4. Wählen Sie im Kontextmenü Administration > Ordner > Neu mit area und identifier.

    Ergebnis: Ihre Ordnerstruktur könnte etwa wie folgt lauten: 
    Dateien/<Ihr Firmenname> - intern/E-Mail-Adapter

    Erklärung zum Ordner <Ihr Firmenname> - intern
    Ihre Firmenunterlagen befinden sich in diesem Ordner auf einer Art Zwischenstopp. Das System verarbeitet die Unterlagen von hier aus automatisch weiter, ehe sie Ihren finalen Ablageort erreichen.

    Im Beispiel dient der Ordner dazu, E-Mails aus Ihrem Postfach nach agorum core zu importieren. Anschließend verschiebt das System diese automatisch in den Zentraleingang, wo Ihre Benutzer sie archivieren.

Den E-Mail-Adapter aktivieren

  1. Aktivieren Sie den E-Mail-Adapter über das agorum core support tool, nachdem Sie die Ordnerstruktur erstellt haben.
  2. Starten Sie agorum core neu.

Den E-Mail-Adapter einrichten

  1. Legen Sie den E-Mail-Adapter an.

  2. Setzen Sie den E-Mail-Adapter auf den eben neu erstellten Ordner:

    Dateien/<Ihr Firmenname> - intern/E-Mail-Adapter

  3. Testen Sie per E-Mail, ob der E-Mail-Adapter funktioniert und das System Ihre E-Mails in diesen Ordner importiert.

E-Mails in den Zentraleingang verschieben

Nach der Einrichtung des E-Mail-Adapters legen Sie den Automatismus an, der die E-Mails in den Zentraleingang des agorum core basic archives verschiebt.

Einen Aktiven Ordner konfigurieren

Per Aktiven Ordner prüft und überwacht das System den Ordner des E-Mail-Adapters regelmäßig und führt einen von Ihnen definierten Automatismus aus. In diesem Fall soll ein Fileworkflow starten, der die Dokumente verschiebt.

So konfigurieren Sie einen Aktiven Ordner:

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Aktive Ordner.
  2. Klicken Sie rechts oben auf Neue Konfiguration.
  3. Wählen Sie FileWorkflow.
  4. Wählen Sie im linken Bearbeitungsbereich im Eingabefeld über die Lupe den eben neu angelegten Ordner E-Mail-Adapter.

    Der Aktive Ordner überwacht den Basisordner und überreicht jede im Ordner befindliche E-Mail an einen definierten Fileworkflow.
  5. Speichern Sie Ihre Einstellung.

Einen Fileworkflow einrichten

Der Aktive Ordner überwacht den Ordner E-Mail-Adapter und registriert dort befindliche E-Mails. Mit diesen versucht das System nun automatisch einen passenden agorum core fileworkflow zu finden und anzuwenden. Dabei geht der Automatismus die Bedingungen von oben nach unten durch und führt bei den zutreffenden die dazugehörigen Aktionen aus.

In diesem Fall müssen die Dateien im Ordner E-Mail-Adapter liegen, damit das System diese in den bereits vorhandenen Zentraleingang des agorum core basic archives verschiebt.

So legen Sie einen Fileworkflow an:

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann file workflow Dokumentenregeln.
  2. Klicken Sie auf Neu und dann auf Neue Bedingung.

    Ergebnis: Links erscheint ein Eingabebereich.
  3. Wählen Sie im Eingangsbereich links im Parameter Pfad über die Lupe den Ordner E-Mail-Adapter.
  4. Klicken Sie auf In Ordner ablegen.
  5. Wählen Sie im Wurzelordner über die Lupe diesen Pfad: 
    Dateien/agorum core basic archive/Archiv - Zentraleingang
  6. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

    Ergebnis: Ihre E-Mails verschwinden nach einer kurzen Zeit aus dem Ordner E-Mail-Adapter und befinden sich danach im Zentraleingang.

Die Konfiguration testen

Schicken Sie eine E-Mail zum Testen an Ihr Postfach. Dort holt agorum core die E-Mail ab und verschiebt sie nach kurzer Zeit in den Zentraleingang.