Das agorum Verantwortlichkeitsprinzip

Diese Dokumentation beschreibt, wie agorum selbst mit agorum core smart organisation arbeitet. Die Grundlage bildet dabei das agorum Verantwortlichkeitsprinzip. Es sorgt dafür, dass nichts untergeht und Projekte sowie Vorgänge stets im Mittelpunkt bleiben. Dadurch arbeiten wir zeitlich asynchron und über größere Distanzen miteinander.

Tipps zur Selbstorganisation

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Aufgaben im Status „neu“

Die Liste Meine Aufgaben (neu) sollte zeitnah geleert werden. Das geschieht durch das Aufbereiten von Aufgaben und das Verteilen an Projekte, Anforderungen, Vorgänge, … Diese Aufgaben werden dann in den Zustand vorbereitet gesetzt.

Fünf-Minuten-Regel

Aufgaben, die innerhalb von fünf Minuten erledigt werden können, werden sofort erledigt.

Ideen

Dinge, die erledigt werden müssen und einem spontan in den Kopf kommen, sollten sofort als Aufgabe festgehalten werden.

Vorgang

Vorgänge ohne offene Aufgaben gelten als geschlossen.

Vorgang/ Projekt und Verantwortlicher

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Für einen Vorgang oder ein Projekt gibt es genau einen Verantwortlichen mit folgenden Pflichten:

• Überwachung von Anfang bis Ende
• Koordination der einzelnen Anforderungen und Aufgaben an die Beteiligten
• Kontrolle der Abarbeitung der Aufgaben, die er vergeben hat, Nachhaken, wenn dies nicht erfolgt.
• Den Vorgang am „Leben“ halten, bis dieser beendet ist (ein Vorgang ist dann beendet, wenn er keine offene Aufgabe mehr besitzt).

Abhängige Aufgabe

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Bei Aufgaben existiert im Auswahlmenü die Aktion Aufgabe anlegen und diese hier abhängig machen. Diese Aktion sorgt dafür, dass sich der Dialog für eine neue Aufgabe öffnet, wobei bereits automatisch eine Verknüpfung zur ursprünglichen Aufgabe (Verwandt mit) eingetragen wird. Die ursprüngliche Aufgabe, die markiert war, als die Aktion durchgeführt wurde, erhält im Gegenzug eine Abhängigkeit zur neuen Aufgabe (Abhängig von) und springt automatisch in den Status warten. Nach dem Beenden der neuen Aufgabe wird die ursprüngliche Aufgabe reaktiviert und in den Status Wiedervorlage gesetzt.

Mit dieser Aktion können Sie komplexe Abhängigkeiten und „Mini-Workflows“ erzeugen.

Beispiel: Entwicklungsprojekt testen

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Bei der Durchführung eines Entwicklungsprojekts sollen Tests durchgeführt werden.

1. Der Verantwortliche legt im Projekt unter der entsprechenden Anforderung für jeden Testschritt eine Aufgabe für den Tester an.
2. Diese Aufgaben erscheinen im Status neu beim Unterstützer.
3. Der Verantwortliche legt sich eine Aufgabe an, die abhängig ist von der Aufgabe, die er an den Unterstützer gegeben hat. Sie verbleibt im Status warten und wird aktiviert (auf Wiedervorlage gesetzt), sobald der Unterstützer seine Aufgabe erledigt hat.
4. Der Tester testet die einzelnen Dinge, die in den jeweiligen Aufgaben beschrieben sind und legt diese auf einen Termin, falls er sie nicht gleich erledigen kann.
5. Er stellt ggf. Rückfragen in Form von Notizen, wobei Fragen und Antworten direkt an der Aufgabe hängen und leicht nachvollziehbar sind.
6. Der Verantwortliche prüft, ob die vergebene Aufgabe auch bearbeitet wird.
7. Ist der Tester fertig, setzt er die Aufgabe auf abgeschlossen und kann zusätzlich eine Notiz schreiben.
8. Hat der Verantwortliche zuvor eine abhängige Aufgabe erstellt, wird er automatisch informiert, da sie aktiviert wird.

Beispiel: Unterstützung bei einem Supportfall

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Bei Durchführung eines Supportfalles benötigt der Verantwortliche ausführlichere Unterstützung.

1. Der Verantwortliche legt im Vorgang eine entsprechende Aufgabe für den Unterstützer an.
2. Der Unterstützer führt die Aufgabe durch und legt diese auf einen Termin, falls er sie nicht gleich erledigen kann.
3. Er stellt ggf. Rückfragen in Form von Notizen, wobei Fragen und Antworten direkt an der Aufgabe hängen und leicht nachvollziehbar sind.
4. Der Verantwortliche prüft, ob die vergebene Aufgabe auch bearbeitet wird.
5. Ist der Unterstützer fertig, setzt er die Aufgabe auf abgeschlossen und kann zusätzlich eine Notiz schreiben.
6. Hat der Verantwortliche zuvor eine abhängige Aufgabe erstellt, wird er automatisch informiert, da sie aktiviert wird.

Beispiel: Kundenberatung und Verwaltung

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Im Rahmen einer Bestellung soll ein Wartungsvertrag angelegt und abgerechnet werden.

1. Der Verantwortliche erstellt einen Vorgang und trägt die notwendigen Schritte als Aufgaben ein.
2. Er weist die Aufgaben dem jeweils passenden Ansprechpartner, etwa der Verwaltung, zur Bearbeitung zu.
3. Die Verwaltung nimmt die Aufgabe in Bearbeitung oder setzt sie auf einen späteren Termin.
4. Rückfragen werden über Notizen an der Aufgabe geklärt.
5. Parallel arbeitet der Verantwortliche an seinen eigenen Aufgaben weiter und prüft gleichzeitig, ob die Aufgaben in der Verwaltung bearbeitet werden.
6. Ist die Verwaltung fertig, sammelt der Verantwortliche die notwendigen Informationen und schließt den Vorgang ab.

Vorgänge aus Aufgaben

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Wenn jemand eine Aufgabe erhält, kann diese einen eigenen Vorgang benötigen. In diesem Fall legt der Empfänger für sich selbst einen Vorgang an, für den er verantwortlich ist.

Hierzu existiert die Aktion Vorgang mit Aufgabe anlegen und diese hier abhängig machen. Dabei wird die gewünschte Aufgabe markiert und die Aktion aufgerufen. Die markierte Aufgabe wird in den Status warten gesetzt und ein neuer Vorgang angelegt, worin bereits die Aufgabe Aufgabe beenden, um Vorgang abzuschließen und abhängige Aufgabe zu aktivieren vorhanden ist. Diese wird automatisch mit der markierten Aufgabe in Verbindung gesetzt.

Beispiel

• Die Aufgabe Workshop existiert.
• Die Aufgabe wird gewählt und die Aktion ausgeführt.
• Der Dialog für die Anlage eines Vorgangs öffnet sich.
  • Im Dialog wird automatisch eine Aufgabe angelegt.
  • Die Aufgabe erhält als verwandte Aufgabe die Aufgabe Workshop.
• Die Aufgabe Workshop erhält eine Abhängigkeit zu der automatischen Aufgabe und geht in den Status warten.

Im neuen Vorgang kann jetzt weitergearbeitet werden. Sind alle Aufgaben in dem neuen Vorgang beendet, wird durch Abschließen der automatischen Aufgabe Aufgabe beenden, um Vorgang abzuschließen und abhängige Aufgabe zu aktivieren die Ursprungsaufgabe Workshop aktiviert und geht in den Zustand Wiedervorlage.