Open Source Dokumentenmanagement
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Navigation: Dokumentationen agorum core
Erste Schritte für Administratoren
Nachdem Sie agorum core installiert haben, richten Sie die Software ein und administrieren Sie. Dazu gehören:
- die Übernahme von Bestandsdokumenten
- der Aufbau einer Ordnerstruktur
- das Anlegen und Berechtigen von Benutzern
- das Setzen von Systemflags
- das Installieren von Plugins
- und vieles mehr
Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch die Dokumentation, da die Themen aufeinander aufbauen.
Generelles Vorgehen (agorum core pro)
Sprechen Sie mit Ihrem agorum-Ansprechpartner, sofern Sie direkt zu Anfang eine auf Sie abgestimmte Konfiguration erhalten haben, bevor Sie den weiteren Anweisungen dieser Dokumentation folgen. Ihre Konfiguration passt eventuell nicht zu jeder der hier aufgelisteten Schritte. Ihr agorum-Ansprechpartner unterstützt Sie dabei.
Verwenden Sie agorum core pro, möchten aber Standard-Plugins verwenden, folgen Sie dieser Dokumentation.
agorum core bietet Ihnen viele Anpassungsmöglichkeiten. Sie können jederzeit:
- von agorum core open ohne Datenverlust zu agorum core pro wechseln
- Ordnerstrukturen oder Metadaten anpassen und Dokumente verschieben
- das Berechtigungskonzept überarbeiten oder Systemflags setzen
- eine individuelle Konfiguration beauftragen, wenn Sie agorum core pro-Kunde sind
Schritt 1 – Basisdokumentationen
Lesen Sie die nachfolgend aufgeführten Dokumentationen, bevor Sie agorum core verwenden und administrieren, um ein grundlegendes Verständnis und Wissen über die Software zu erlangen.
agorum core open und agorum core pro
- Startseite für Administratoren
Öffnen Sie agorum core das erste Mal, gelangen Sie direkt auf die Startseite des Systems. - Das support tool kennenlernen
Über das agorum core support tool überwachen Sie Ihr System, installieren individuelle Konfigurationen, aktivieren Module, führen Checks aus und finden Fehler. - Verhalten bei einem Supportfall
Haben Sie ein Problem mit unserer Software, stehen Ihnen unsere Dokumentation und unser Support-Team zur Verfügung. Unter Supportfall eröffnen erhalten Sie weitere Anweisungen. - Datensicherung erstellen
Regelmäßige Datensicherungen verhindern Datenverlust. - Das Kontextmenü
Das Kontextmenü erscheint, sobald Sie mit der rechten Maustaste einen Ordner oder ein Dokument anklicken, und erlaubt diverse Aktionen im System. - Das Testsystem
Bedeutung eines Testsystems in Verbindung mit agorum core - agorum core starten und beenden
Manchmal müssen Sie agorum core starten und beenden, damit Änderungen in der Software greifen. - agorum core aktualisieren
agorum core entwickelt sich stetig weiter. Aktualisieren Sie deshalb die Software regelmäßig. - Changelog
Werfen Sie regelmäßig einen Blick in die Changelogs, um auf dem neusten Stand zu bleiben und zu entscheiden, ob ein Update der Software sinnvoll ist.
Changelog agorum core pro und open
Changelog agorum boost (App) und agorum core boost
Changelog für agorum core-Plugins - Speicherbedarf
Geht Ihr Speicherplatz aus, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, etwa eine neue Partition anzulegen oder Speicherplatz einzusparen.
Datenbank, Logdateien oder Solr auf eine andere Partition verschieben
agorum core auf einen anderen Server umziehen
agorum core storage
Datenbank liegt auf einem anderen Server als agorum core
Schritt 2 – Ordnerstruktur und Datenimport
Bei der Anschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems beachten Sie folgende Punkte.
Altbestand an Daten übernehmen
Mit der Übernahme des Altbestands liegen all Ihre Dokumente in einem System. Zudem können Ihre Kollegen auch nach diesen Informationen in agorum core suchen und schnell finden.
Aktuelle Ordnerstruktur / Unternehmensunterlagen neu strukturieren
Wenn Sie zufrieden mit Ihrer Ordnerstruktur sind, übernehmen Sie diese in agorum core. Möchten Sie Änderungen vornehmen, können Sie diese direkt auf Ihren bisherigen Datenbestand anwenden. Viele Kunden übernehmen auch den aktuellen Fileserver in seiner alten Struktur und bauen zeitgleich eine neue auf. Dort werden ab einem bestimmten Zeitpunkt die neuen Dokumente hinterlegt. Dadurch ist Ihr Altbestand im System auffindbar, und Sie haben zeitlich die Chance, neue Ordnung zu schaffen.
Startzeitpunkt
Möchten Sie agorum core so schnell wie möglich verwenden und Ihren Altbestand anpassen, kopieren Sie Ihren Altbestand nach agorum core und verwenden Sie diesen. Verwenden Sie zudem das Plugin agorum core basic archive (siehe weitere Abschnitte in dieser Dokumentation).
Bestandteil des aktuellen Datenbestands
Besteht Ihr aktueller Datenbestand nur aus Ordnern und Dokumenten, oder sind Metadaten ebenfalls ein Bestandteil, existieren zwei Möglichkeiten, wie Sie Dokumente in agorum core importieren können:
- per Copy-and-paste über das Netzlaufwerk
- durch den im Folgenden vorgestellten agorum core dms importer
Optionen des Datenimports und der Ordnerstruktur
| Option | Beschreibung | Relevant für |
|---|---|---|
| Ohne Altbestand mit agorum core starten | Möchten Sie agorum core ohne einen Übertrag Ihrer bisherigen Unternehmensdaten verwenden oder diese erst nach einer gewissen Eingewöhnungsphase importieren, verwenden Sie das agorum core basic archive. | • agorum core open • agorum core pro ohne individuelle Konfiguration |
| Ohne Altbestand und ohne das agorum core basic archive starten | Legen Sie manuell per Rechtsklick im Kontextmenü Ihre Ordnerstrukturen an, verwenden Sie die Aktion Administration > Ordner > Neu mit area und identifier.
Hinweis: Ihnen stehen dadurch keine Automatismen und Funktionen zur Verfügung, die etwa beim agorum core basic archive enthalten sind. |
• agorum core open • agorum core pro ohne individuelle Konfiguration |
| Altbestand teilweise übernehmen (nur Ordner und Dokumente) | Wenn sich Ihr Altbestand auf einem Fileserver befindet, kopieren Sie diesen per Copy-and-paste nach agorum core. Hierbei greifen Sie auf das Netzlaufwerk von agorum core zu. Wo Sie Ihren Altbestand ablegen, bleibt Ihnen überlassen. Ziehen Sie einen eigenständigen Selbststart vor, verwenden Sie das agorum core basic archive. Zum Hinterlegen Ihres Altbestands siehe undefined>basic archive fileserver. Verwenden Sie außerdem die DMS-Freigabe:
Zum Verwenden des agorum core dms drives siehe Vorhandene Daten in agorum core verwenden. |
• agorum core open • agorum core pro |
| Altbestand komplett übernehmen (Ordner, Dokumente, Metadaten) | Verwenden Sie den agorum core dms importer, wenn Sie Ihren Altbestand komplett übernehmen möchten. Mit diesem können Sie etwa Folgendes nach agorum core überführen:
Wo Sie Ihren Altbestand ablegen, bleibt Ihnen überlassen. Ziehen Sie einen eigenständigen Selbststart vor, verwenden Sie das agorum core basic archive. |
• agorum core open • agorum core pro |
Das Netzlaufwerk
Per SMB oder WebDav erstellen Sie ein Netzlaufwerk, mit dem Ihre Benutzer arbeiten können. Außerdem können Benutzer so Dokumente per Doppelklick in einem Drittprogramm öffnen:
Den Scanner mit agorum core verbinden
Scanner, Softwareprogramme oder etwa Produktionsmaschinen können die von Ihnen erstellten Dokumente direkt in agorum core über das Netzlaufwerk per SMB, WebDAV oder FTP ablegen und somit archivieren (siehe Zugang zum System und Scanner mit agorum core verbinden).
Sie können auch per Rest-API Verbindungen zu anderen Programmen aufsetzen (siehe API-Dokumentation).
Schritt 3 – Benutzer und Berechtigungen
Erstellen Sie Benutzer und berechtigen Sie diese für die jeweiligen Ordner.
Benutzer erstellen
| Option | Beschreibung | Relevant für |
|---|---|---|
| Verwendung des agorum core basic archives | Dieses Plugin bietet neue Oberflächen, um Benutzer anzulegen und Akten aus dem agorum core basic archive zu berechtigen. | • agorum core open • agorum core pro • Sie verwenden das basic archive. |
| Manuelle Anlage von Benutzern | Sie verwenden nicht das agorum core basic archive und möchten Benutzer manuell anlegen. | • agorum core open • agorum core pro |
| Anbindung von LDAP oder Active Directory | Sie verwalten Ihre Benutzer und Benutzergruppen per Active Directory Service (ADS) und dem Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) und möchten diese mit agorum core undefined>synchronisieren. | • agorum core pro |
Berechtigungen
Um Ihre Benutzer auf Ihre Ordnerstrukturen zu berechtigen, gehen Sie in zwei Schritten vor:
- Benutzergruppen erstellen
Anstatt jeden Ihrer Benutzer einzeln für Ordner freizuschalten, erstellen Sie Benutzergruppen. Dabei berechtigen Sie nur die Benutzergruppen und fügen Benutzer zu diesen Benutzergruppen hinzu oder entfernen sie. Benutzer erhalten automatisch die Rechte, die die Benutzergruppe hat. - Rechte setzen
Ordner oder auch einzelne Dokumente berechtigen Sie anhand von ACLs. Diesen ACLs ordnen Sie Benutzergruppen oder einzelne Benutzer zu.
| Schritt | Beschreibung | Relevant für |
|---|---|---|
| Benutzergruppen erstellen | Legen Sie im ersten Schritt Benutzergruppen an und weisen Sie diesen Ihren Benutzern zu. | • agorum core open • agorum core pro |
| Rechte mit dem agorum core basic archive setzen | Sie verwenden das agorum core basic archive, um Benutzer oder Benutzergruppen zu berechtigen. Verwenden Sie dazu die mitgelieferte Oberfläche. | • agorum core open • agorum core pro • Sie verwenden das basic archive. |
| Rechte ohne das agorum core basic archive setzen | Legen Sie eigene ACLs an, füllen Sie diese mit Benutzergruppen und Benutzern und setzen Sie diese anschließend auf Ordner.
Hinweis: Diese Art der Berechtigung ist nicht für große Strukturen gedacht, da Sie in einen Out-Of-Memory laufen können. Wenden Sie sich an Ihren agorum-Ansprechpartner. |
• agorum core open • agorum core pro |
Registerkarten „Rechte“ und „Audit“ im Detailfenster
Öffnen Sie ein Objekt etwa im agorum core explorer, erscheint dessen Inhalt im Detailfenster. Dort können Sie die Ansicht, Vorschau, Objekt-Info oder an das Objekt angehängte Notizen einsehen.
Als Administrator haben Sie zudem Zugriff auf die rein informativen Registerkarten Rechte und Audit.
Rechte
Zeigt die auf dem Objekt sitzenden ACLs an.
Audit
Zeigt an, welcher Benutzer das Dokument wann erstellt und geändert hat.
Systemflags setzen
Zur Erweiterung von Berechtigungen können Sie Systemflags verwenden. So können Sie darunter liegende Ordner oder Strukturen vor weiteren Veränderungen schützen, auch wenn ein Benutzer etwa ALL-Rechte (Vollzugriff) auf einen Ordner hat.
Apps unter „Weitere Aps“ berechtigen
Berechtigungen können Sie auf diverse Bereiche von agorum core setzen. Dazu gehört auch die Berechtigung von Apps untere „Weitere Apps“. Diese setzen Sie über sogenannte PAI Identifier.
Schritt 4 – Module aktivieren und verwenden (agorum core pro)
agorum core ist ein modulares System. In diesem Abschnitt finden Sie einige Basismodule, die Sie vor Verwendung erst aktivieren müssen.
| Modul | Beschreibung | Link |
|---|---|---|
| E-Mail-Archiv und E-Mail-Server | Sie können in agorum core E-Mails archivieren (per E-Mail-Adapter) oder die Software als E-Mail-Server verwenden. | Konfigurationen zu E-Mails |
| agorum core storage | Das System legt Ihre Daten im Standard in der Datenbank von agorum core ab. Je größer Ihre Datenmenge wird, desto mehr geht diese Nutzung zulasten der Performance. Das Modul agorum core storage lagert Ihre Daten aus der Datenbank aus. | agorum core storage |
| agorum core preview | Mit agorum core preview erzeugt das System die Vorschau eines Dokuments. So können Sie Excel-Tabellen, PDFs, Word-Dokumente und mehr auch ohne Öffnen der Datei einsehen. | agorum core preview |
| agorum core docform | Dokumente automatisch erfassen und sofort elektronisch weiterverarbeiten. | agorum core docform |
Schritt 5 – der Serverpapierkorb und die Historie
Serverpapierkorb
Der Serverpapierkorb ist ein wichtiges Tool, um etwa mit wenigen Klicks gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Überprüfen Sie zudem die Einstellungen des Serverpapierkorbs (Aufbewahrungsfrist und Expiration Agent) und stellen Sie sicher, dass diese zu Ihrem Unternehmen und Ihren Benutzern passen.
Historie
Die Historie speichert den letzten Bearbeitungsstand eines Dokuments automatisch. Bei Bedarf können Sie mit der Historie einen alten Bearbeitungsstand eines Dokuments einsehen und wiederherstellen.
Schritt 6 – Plugins
Mit Plugins erweitern Sie agorum core in Form von Add-ons. Über den agorum core plugin manager installieren Sie diese Add-ons.
Tipp: Testen und konfigurieren Sie Plugins immer zuerst auf einem Testsystem.
Häufig verwendete Plugins
Weitere Plugins finden Sie im agorum core plugin manager oder in der Dokumentation.
| Plugin | Beschreibung | Link |
|---|---|---|
| agorum core basic archive/ agorum core smart archive | Das agorum core basic archive ermöglicht einen sofortigen Start der Archivierung Ihrer Firmenunterlagen und erfüllt zudem die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und GoBD. Das agorum core smart archive bietet Ihnen erweiterte Funktionen zur Archivierung Ihrer Dokumente. |
|
| agorum core dataroom | Der agorum core dataroom unterstützt Sie in der Zusammenarbeit mit Externen und ermöglicht einen abteilungsübergreifenden Austausch mit Ihren Kollegen. Folgende Funktionen stehen Ihnen etwa zur Verfügung: Downloadlinks/Uploadlinks Mit diesen können Externe (etwa Kunden, Partner) Dateien aus Ihrem agorum core herunterladen oder zum Upload anbieten. Datenräume Bestimmte, normalerweise aufgrund von Berechtigungen unzugängliche Dokumente können Sie in sogenannte Datenräume ablegen. So können Sie etwa Bewerbungen anderen Abteilungen geschützt freigeben, oder dem Finanzamt einen Blick auf Ihre Rechnungen geben. |
agorum core dataroom |
| agorum core fill template | Das agorum core fill template erstellt Serienbriefe und Serienmails. | agorum core fill template |
| agorum core mail archive | Das agorum core mail archive ermöglicht die Nutzung von agorum core als E-Mail-Archiv. | agorum core mail archive |
| agorum core ONLYOFFICE | Das Plugin agorum core ONLYOFFICE integriert das Office-Paket ONLYOFFICE nahtlos in agorum core. | agorum core ONLYOFFICE |
| agorum core template manager | Der agorum core template manager unterstützt Sie bei der Einrichtung von agorum core und der Umsetzung eigener Konfigurationen und Erweiterungen. | agorum core template manager |
| agorum core workflow releaseXEyes/ agorum core workflow task | Die Plugins agorum core workflow releaseXEyes und agorum core workflow task sind Erweiterungen für das Modul agorum core workflow 3.0. Sie unterstützen Sie bei der Umsetzung von Aufgaben- und Freigabeworkflows. |
Schritt 7 – Spielereien und Wissenswertes
In diesem Abschnitt sind Dokumentationen aufgelistet, die zusätzliche Einstellmöglichkeiten und Wissenswertes beinhalten.
agorum core open und agorum core pro
| Thema | Beschreibung | Link |
|---|---|---|
| Aktive und inaktive Sitzungen einsehen | Sie können in agorum core aktive und inaktive Sitzungen von Benutzern oder bestimmten Prozesse einsehen und aktive Sitzungen beenden. | Aktive und inaktive Sitzungen einsehen |
| Standardfarben von agorum core und Logo anpassen | Die Weboberfläche von agorum core können Sie über CSS anpassen, indem Sie vorhandene Stylesheets überschreiben. | Styles von agorum core anpassen |
| Apps neu anordnen | Sie können über einen MetaDb-Eintrag die Apps in agorum core anpassen oder neu anordnen. | Apps neu anordnen |
| Apps ein- und ausblenden | Sie können über einen MetaDb-Eintrag oder über ACLs die Apps unter Weitere Apps ein- und ausblenden. | Apps unter „Weitere Apps“ ein- und ausblenden |
| Java mit OpenJDK austauschen (on-premises) | Hängt sich agorum core beim Start auf, tauschen Sie die aktuelle Java-Version gegen die hier beschriebene OpenJDK aus. | Die Java-Version mit OpenJDK austauschen (on-premises) |
| JavaScript beim Öffnen von agorum core ausführen | Sie können Skripte im Browser ausführen, sobald Sie eine beliebige Seite in agorum core öffnen. | JavaScript beim Öffnen von agorum core ausführen |
| Zwei-Faktor-Authentisierung | agorum core bietet bei Verwendung der eingebauten kennwortbasierten Anmeldung optional eine Zwei-Faktor-Authentisierung über zeitbasierte Einmalkennwörter (TOTP) an. | Zwei-Faktor-Authentisierung |
agorum core pro
| Thema | Beschreibung | Link |
|---|---|---|
| Durchsuchbares PDF durch OCR erstellen | Sie können Dokumente ohne Textinformationen durch die OCR laufen lassen, um diese anschließend aus agorum core in eine andere Software zu laden. | Durchsuchbares PDF durch OCR erstellen |
agorum core eigenständig konfigurieren
Sie können jederzeit selbstständig Konfigurationen vornehmen und die Software an Ihr Unternehmen anpassen. Hierzu sind folgende Aspekte wichtig:
- Konfigurieren Sie niemals in Ihrem Produktivsystem. Sie benötigen ein Testsystem, um Ihre Änderungen eingehend zu testen und sicherzustellen, dass diese funktionieren.
- Erstellen Sie zwingend eine Datensicherung.
- Besuchen Sie unsere Schulungen.
- Sprechen Sie sich mit Ihrem agorum-Kundenberater ab, um sicherzustellen, dass sich Ihr Entwicklungsteam und das agorum-Entwicklungsteam nicht gegenseitig die Konfigurationen überschreiben.
Schritt 8 – Benutzer in agorum core
Ihre Benutzer erhalten die Chance, die neue Software kennenzulernen. Dazu sollten Sie und Ihre Benutzer die Dokumentation agorum core für Benutzer durchlesen. Diese ist allgemein gehalten und trifft für agorum core open sowie agorum core pro zu. Falls Sie zudem Plugins oder Module installiert haben, geben Sie die dazugehörige Dokumentation für Benutzer mit.
Tipp: Eine neue Software wird besonders gut akzeptiert, wenn Key-User bereits damit arbeiten durften. Diese werden gezielt in der Handhabung von agorum core unterrichtet und können Ihr Wissen unterstützend an Arbeitskollegen weiterreichen.