Mit dem agorum core explorer arbeiten

Mit dem agorum core explorer können Sie Dateien und Unternehmensinformationen:

• einsehen
• ablegen
• oder bearbeiten

Sie können als Benutzer weiterhin in der Ihnen bekannten Ordnerstruktur arbeiten. Der agorum core explorer ist hierbei mit dem Windows-Explorer vergleichbar. Auch mit diesem greifen Sie auf Ihre Unterlagen zu und bearbeiten, löschen oder verschieben diese per Rechtsklick.

Die Oberfläche des agorum core explorers ist frei konfigurierbar, sodass die für Ihr Unternehmen eingerichtete Oberfläche eventuell eine andere Ordnerstruktur aufweist, neue Rechtsklickfunktionen besitzt oder die Spalten auf andere Art benannt sind, als es in dieser Dokumentationen der Fall ist.

Symbole

Die nachfolgend aufgeführten Symbole begegnen Ihnen in agorum core, wenn Sie mit dem agorum core explorer arbeiten:

Objekt ist gesperrt

Objekt ist angehängt

Objekt ist in 2 oder mehr Ordnern verlinkt

Ordner

Ordner ist geöffnet (Sie befinden sich gerade in diesem Ordner)

Den agorum core explorer starten

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1. Wählen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
   
   Ergebnis: Das System lädt und öffnet die Oberfläche des agorum core explorers.

Aufbau der Oberfläche

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• Sie können die einzelnen Bereiche des Explorers mit der Maus und mithilfe der grauen Balken zwischen den Bereichen vergrößern oder verkleinern.
• In der Ordnerübersicht links oder der Navigationsleiste darüber wechseln Sie zwischen den Ordnern.
• E-Mails aus Microsoft Outlook ziehen Sie mit der Maus in den Explorer.

Detailfenster kennenlernen

Neben der Ordnerübersicht (links) und dem Ordnerinhalt (Mitte) existiert rechts das Detailfenster.

Das Ansichtsfenster passt sich dem angeklickten Objekt an.

• Klicken Sie einen Ordner an, sehen Sie den Inhalt des Ordners.
• Klicken Sie eine Datei an, sehen Sie den Inhalt der Datei.

Symbole im Ordnerinhalt

Im Ordnerinhalt (Mitte) erscheinen diverse Symbole an Ordnern oder Dateien.
 

 Ordner / Datei mit Notizen
Die Notizen sehen Sie rechts im Detailfenster und dort in der Registerkarte Notizen.

 Ordner / Datei wurde verlinkt
Das Objekt befindet sich an mindestens zwei Ablageorten. Passen Sie das Objekt an einem der Ablageorte an, ändert sich es sich ebenfalls am anderen Ablageort. Die Ablageorte sehen Sie rechts im Detailfenster und dort in der Registerkarte Objektinfo.

In einem Ordner suchen

Klicken Sie rechts im Detailfenster bei einem Ordner auf das Symbol , um nach Objekten in diesem Ordner zu suchen.

• Die von Ihnen eingetragenen Suchbegriffe suchen im Dokumententext, Dokumentennamen, Pfadangaben und allen anderen Informationen zu diesem Objekt.
• Alle von Ihnen eingetragenen Begriffe müssen im Objekt vorkommen.
• Sie können anhand von Filtern Ihre Suche eingrenzen.
• Sie müssen nicht auf Groß- und Kleinschreibung achten.

Gefundene Objekte öffnen

Ordner

1. Klicken Sie auf den blau hinterlegten Ordnernamen. Der Explorer öffnet diesen Ordner in einem neuen Fenster.

Datei

1. Klicken Sie auf den Dateinamen. Die Datei öffnet in dem jeweiligen Programm, sofern Ihr Administrator diese Funktion eingerichtet hat.
   
   ODER
2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen Sie Details anzeigen. Der Explorer öffnet die Details zur Datei in einem neuen Fenster.

Vorhandene Standardordner

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agorum core liefert bei Installation drei Standardordner mit:

Dateien

In diesen Ordner legen Sie Ihre Unternehmensunterlagen ab. Jeder agorum core-Benutzer, sofern er die Rechte dazu hat, hat Zugriff. Auch mit Automatismen versehene Ordner legt das System unter Dateien ab, etwa ein Scan-Eingangsordner.

Mail

Diesen Ordner verwenden Sie, wenn Ihr Administrator agorum core als Mailserver eingerichtet hat. Wie in Outlook stellt das System E-Mails in einem Posteingang dar, markiert sie als Entwurf oder als gesendet. Dieser Ordner ist personifiziert, d. h. jeder Benutzer in agorum core hat seinen eigenen Mail-Ordner.

Eigene Dateien

Dieser Ordner ist personifiziert, d. h. jeder Benutzer in agorum core hat seinen eigenen Ordner Eigene Dateien und kann diesen Ordner eines anderen Benutzers nicht einsehen.

tmp-Ordner

Dieser Ordner befindet sich unter dem Ordner Eigene Dateien und dient zur temporären Ablage. Sollten Sie agorum core neu installiert haben, ist er nicht vorhanden. Das System legt den Ordner automatisch an, sofern es den Ordner benötigt.

Der Ordner erfüllt folgende Aufgaben.
 

Anzeige von Dokumenten, die keinen eigenen Pfad haben

Wenn Sie in agorum core einen E-Mail-Anhang öffnen, etwa eine PDF-Datei, öffnet sich in Windows regulär Ihr Programm zum Betrachten der PDF-Datei. In diesem Moment legt das System diese PDF-Datei in den tmp-Ordner ab. Hierbei erzeugt das System für diese PDF-Datei einen Ordner mit einer zufälligen ID.

Anzeige von Dokumenten eines Workflows, deren Pfade vom Empfänger nicht eingesehen werden können

Übergibt das System Dokumente in einem Workflow an Empfänger, damit diese das Dokument bearbeiten können, jedoch eigentlich keinen Zugriff auf den Pfad des Dokuments besitzen, so legt das System diese Dokumente im tmp-Ordner des Benutzers ab. Dadurch kann ein Benutzer die Dokumente bearbeiten.

Anzeige von Dokumenten, die in einem Pfad mit mehr als 250 Zeichen liegen

Windows kann Pfade mit mehr als 250 Zeichen nicht korrekt darstellen. Legen Sie in agorum core ein Dokument in einem Pfad ab, der mehr als 250 Zeichen hat, und bearbeiten Sie das Dokument danach, verlinkt das System dabei den Ordner und dessen ID, in dem sich das Dokument befindet, in den tmp-Ordner. Als Ordner / ID nimmt das System den letzten Ordner des Pfads.

Wann löscht das System den tmp-Ordner?

Das System löscht den tmp-Ordner und dessen Inhalt nach 24 Stunden automatisch.