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NORA | 360° Vorlagen erstellen und verwalten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version der NORA | 360° Plugins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.
Bitte beachten Sie, dass NORA | 360° für Ihre lokale Umgebung angepasst werden kann. Diese Dokumentation beschreibt den Standard. Die von Ihnen verwendete Installation kann vom Standard abweichen.

Was sind NORA | 360° Vorlagen?

Eine Vorlage (Template) in NORA | 360° ist eine vordefinierte Struktur, die als Blaupause für neue Objekte dient. Wenn Sie häufig ähnliche Vorgänge, Projekte oder Aufgaben anlegen, können Sie eine Vorlage erstellen und diese immer wieder verwenden.

Eine Vorlage kann enthalten:

Vorteile von Vorlagen

Vorteil Beschreibung
Zeitersparnis Keine manuelle Erstellung wiederkehrender Strukturen.
Konsistenz Alle Objekte folgen dem gleichen Aufbau und den gleichen Standards.
Standardisierung Einheitliche Prozesse im gesamten Unternehmen.
Fehlerreduktion Keine vergessenen Schritte, Aufgaben oder Phasen.

Wann sind NORA | 360° Vorlagen sinnvoll?

Vorlagen lohnen sich immer dann, wenn Sie wiederkehrende Abläufe haben, die einer festen Struktur folgen.
Typische Einsatzgebiete sind:

Vorgänge (Prozesse)

Aufgaben

Weitere Objekte

Hinweis: Sie können folgende Faustregel verwenden: Wenn Sie einen Ablauf mehr als zweimal in ähnlicher Form durchführen, lohnt sich eine Vorlage.

Der Vorlagen-Editor

Wenn Sie ein Objekt als Vorlage speichern, öffnet sich der Vorlagen-Editor. Dieser besteht aus drei Bereichen, die Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Vorlage geben:

Erstellen einer NORA | 360° Vorlage. Die Platzhalter-Liste enthält Standardfelder (zu erkennen am grünen Bearbeitungsstift) und zwei weitere Platzhalter für Datum und detaillierten Arbeitsauftrag.

 

Bereich Beschreibung
Baumstruktur links Zeigt die hierarchische Struktur Ihrer Vorlage: das Hauptobjekt mit allen Unterobjekten (Aufgaben, Dateien, Mails). Klicken Sie auf ein Element, um es im mittleren Bereich zu bearbeiten.
Objekt-Formular in der Mitte Zeigt die Eingabefelder des ausgewählten Objekts. Hier legen Sie die Werte fest, die in der Vorlage gespeichert werden. Felder mit einem grünen Stiftsymbol werden beim Erstellen aus der Vorlage im Dialog abgefragt. Über das Plus-Symbol können Sie weitere Felder zum Vorlagen-Dialog hinzufügen.
Vorlagen-Einstellungen rechts Hier konfigurieren Sie die Vorlage selbst: Vorlagenname, Beschreibung, die Option „Nur die Unterobjekte von dieser Vorlage verwenden“ sowie die Platzhalter-Liste mit allen Eingabefeldern, die beim Erstellen abgefragt werden.

Wichtige Bedienelemente im Vorlagen-Dialog

Element Funktion
Grünes Stiftsymbol am Feld Zeigt an, dass dieses Feld als Platzhalter im Vorlagen-Dialog erscheint. Der Anwender kann den Wert beim Erstellen aus der Vorlage ändern.
Plus-Symbol am Feld Fügt das Feld als Platzhalter zum Vorlagen-Dialog hinzu. Es erscheint dann in der Platzhalter-Tabelle im rechten Bereich.
Dialog testen (Button oben rechts) Öffnet eine Vorschau des Dialogs, den Anwender später beim Erstellen aus der Vorlage sehen. So können Sie prüfen, ob alle Felder korrekt angezeigt werden.
Platzhalter-Tabelle (rechts unten) Listet alle Platzhalter mit Bezeichnung, Typ und Optionen (Pflichtfeld, Rechtseitig anzeigen, Bearbeiten, Variable kopieren, Position im Dialog nach unten/oben verschieben, Löschen). Hier steuern Sie, wie die Felder im Erstellungs-Dialog erscheinen.
Übernehmen / Speichern / Abbrechen Übernehmen speichert Änderungen und lässt den Dialog offen. Speichern speichert und schließt den Dialog. Abbrechen verwirft alle Änderungen.

Eine NORA | 360° Vorlage erstellen

Eine NORA | 360° Vorlage über das Hauptmenü erstellen

Sie können eine neue Vorlage direkt über das Hauptmenü erstellen, ohne zuerst ein Objekt manuell anzulegen. Dabei wählen Sie den gewünschten Objekttyp aus, füllen die Eingabemaske aus und das Objekt wird automatisch als Vorlage markiert.

Tipp: Diese Methode eignet sich besonders, wenn Sie eine Vorlage von Grund auf neu erstellen möchten, ohne ein bestehendes Objekt als Ausgangsbasis zu verwenden.

  1. Wählen Sie im Hauptmenü NORA | 360° > Vorlage erstellen.

    Ergebnis: Ein Auswahldialog öffnet sich, in dem alle verfügbaren Objekttypen angezeigt werden.
  2. Wählen Sie den gewünschten Objekttyp aus (z. B. Vorgang, Aufgabe, Kunde, Projekt).

    Ergebnis: Die Standard-Eingabemaske für den gewählten Objekttyp öffnet sich.
  3. Füllen Sie die Eingabefelder aus (Name, Ablage usw.) und klicken Sie auf Erstellen und öffnen.

    Ergebnis: Das Objekt wird erstellt, automatisch als Vorlage markiert und der Vorlagen-Dialog wird geöffnet.
  4. Konfigurieren Sie die Vorlage im Vorlagen-Editor:
    1. Legen Sie Platzhalter fest und passen Sie die Einstellungen an.
    2. Öffnen Sie die Aktenstruktur bei Bedarf über Akte öffnen und ergänzen Sie Unterobjekte und Platzhalter in der Objektstruktur der Vorlage.
  5. Speichern Sie die Vorlage.
  6. Testen Sie die Vorlage, indem Sie den Dialog testen. 
  7. Führen Sie ggf. weitere Änderungen durch und testen Sie diese. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Aus einem bestehenden NORA | 360° Objekt eine Vorlage erstellen

Sie können auch ein bereits vorhandenes Objekt (z. B. einen abgeschlossenen Vorgang) als Vorlage speichern. NORA | 360° erstellt dabei automatisch eine Kopie des Objekts, markiert diese als Vorlage und öffnet den Vorlagen-Editor.

Achtung: Beim Erstellen einer Vorlage aus einem bestehenden Objekt werden alle Inhalte in die Kopie übernommen: auch personenbezogene Daten, vertrauliche Informationen und individuelle Einstellungen. Bereinigen Sie die Vorlage nach dem Erstellen im Vorlagen-Editor.

  1. Suchen Sie das bestehende Objekt, das als Vorlage dienen soll, oder finden Sie es im Explorer.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt, das als Vorlage dienen soll.
  3. Wählen Sie im Kontextmenü NORA | 360° > Vorlagen > Als NORA | 360° Vorlage verwenden.

    Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie den Namen der Vorlage und den Zielordner für die Ablage der Vorlage anpassen können.
  4. Passen Sie bei Bedarf den Namen und den Zielordner an und bestätigen Sie mit Erstellen.

    Ergebnis: NORA | 360° erstellt eine Kopie des Objekts, markiert diese automatisch als Vorlage und öffnet den Vorlagen-Editor.
  5. Bereinigen und konfigurieren Sie die Vorlage im Vorlagen-Editor (siehe Vorlagen-Editor).
  6. Speichern Sie die Vorlage.

Was muss beim Verwenden eines bestehenden Objekts als Vorlage berücksichtigt werden?

Tipp: Erstellen Sie Vorlagen am besten von Grund auf neu (siehe Vorlagenerstellung), anstatt bestehende Objekte umzuwandeln. So vermeiden Sie, dass versehentlich sensible Daten in der Vorlage verbleiben.

Bitte beachten Sie folgende Hinweise, wenn Sie ein bestehendes NORA | 360° Objekt als Vorlage verwenden wollen:

Verkaufschance-Vorlagen mit Phasen (Phasen-Ereignisse)

Verkaufschancen (Opportunities) können einen phasenbasierten Vertriebsprozess abbilden. Diese Phasen werden in NORA | 360° CRM als Phasen-Ereignisse umgesetzt.

Wichtig dabei:

Hinweis: Eine grundlegende Einführung zu Ereignissen und Phasen finden Sie in der Dokumentation Mit Ereignissen arbeiten.

1. Phasen-Ereignistypen anlegen (Nur in Phasen verwenden)

Legen Sie zunächst die Ereignistypen an, die später in der Vorlage als Phasen verwendet werden sollen.

  1. Wählen Sie NORA | 360° > Anlegen > Einstellungen > Ereignistyp.
  2. Geben Sie einen Namen an (z. B. Anfrage, Erstgespräch, Demo, Angebot).
  3. Aktivieren Sie die Option Nur in Phasen verwenden.
  4. Speichern Sie den Ereignistyp.

 

Ereignistyp mit aktivierter Option 'Nur in Phasen verwenden'

Tipp: Phasen-Ereignistypen erscheinen nicht in der Auswahl für normale Ereignisse. Sie stehen ausschließlich für Phasen innerhalb von Verkaufschancen (in Vorlagen und in daraus erstellten Verkaufschancen) zur Verfügung.

2. Verkaufschance als Vorlage erstellen

Erstellen Sie eine Vorlage für eine Verkaufschance, siehe Eine NORA | 360° Vorlage über das Hauptmenü erstellen.

3. Phasen als Ereignisse zur Vorlage hinzufügen

Fügen Sie nun in der Vorlage die einzelnen Phasen als Ereignisse hinzu:

  1. Öffnen Sie die Verkaufschance-Vorlage.
  2. Wechseln Sie in den Bereich Ereignisse.
  3. Erstellen Sie für jede Phase ein Ereignis und wählen Sie als Ereignistyp einen zuvor angelegten Phasen-Ereignistyp (mit Nur in Phasen verwenden) aus. Definieren Sie die Reihenfolge und inhaltliche Ausgestaltung der Phasen gemäß Ihrem Vertriebsprozess.
  4. Speichern Sie die Vorlage.

 

Phasen-Ereignisse in einer Verkaufschance-Vorlage

Wenn ein Benutzer eine neue Verkaufschance aus dieser Vorlage erstellt, werden die Phasen-Ereignisse automatisch erzeugt und in der Verkaufschance entsprechend angezeigt.

Platzhalter in NORA | 360° Vorlagen

Platzhalter haben in NORA | 360°‑Vorlagen die Funktion, den Dialog zu gestalten, den der Benutzer beim Erstellen eines Objekts aus einer Vorlage ausfüllen muss.

Arten von Platzhaltern

Es gibt zwei Arten von Platzhaltern:

  1. Platzhalter für bestehende Objektfelder: Für die Objektfelder des Objekts, aus dem Sie eine Vorlage erstellen, können Sie mit dem Plus-Symbol angeben, ob es im Dialog ausgefüllt werden soll. Anschließend erscheint der Platzhalter für das Feld in der Platzhalter-Liste. 
  2. Variablen: In der Platzhalter-Liste können Sie außerdem weitere Platzhalter (Variablen) hinzufügen. Diese zusätzlichen Platzhalter können Sie in der Vorlage verwenden, und zwar sowohl im Vorlagenobjekt selbst als auch in dessen Unterobjekten (z. B. Aufgaben), etwa in der Beschreibung. Sie werden beim Erstellen des Objekts aus der Vorlage automatisch durch den vom Benutzer im Erstellungsdialog angegebenen Wert ersetzt. Klicken Sie zum Hinzufügen weiterer Platzhalter auf das Plus-Symbol und geben Sie eine Bezeichnung und einen Typ an.

Beispiel für die Verwendung von Platzhaltern

In der Vorlage sind neben den allgemeinen Platzhaltern für die Objektfelder (Name, Ablage, Bearbeiter usw.) auch zusätzliche Platzhalter definiert. In diesem Beispiel sind das folgende Platzhalter:

Beispiel für angegebene Platzhalter

 

Der Benutzer gibt beim Erstellen aus der Vorlage einmalig die Werte für Datum und Arbeitsauftrag ein. Diese Werte werden  automatisch beim Erstellen des Objekts in allen Objekt-Details eingesetzt, in denen der jeweilige Platzhalter vorkommt.

Angabe der Platzhalter im Vorlagen-Dialog


Wenn über diese Vorlage etwa ein Vorgang mit mehreren untergeordneten Aufgaben erstellt wird, werden die Benutzerangaben überall eingetragen, wo die entsprechenden Platzhalter in den Detailangaben (Informationen, Beschreibungen) in der Vorlage eingetragen sind.

Der folgende Screenshot zeigt die eingetragenen Platzhalter im Format ${Variablenname} in einer Vorgangsvorlage.

Beispiel für die Verwendung von Platzhaltern in einer Vorgangsvorlage mit Aufgabe


Nach dem Erstellen eines neuen Vorgangs auf Basis dieser Vorlage sind die Angaben überall, also in diesem Fall im Vorgang und der zugeordneten Aufgabe, ersetzt:

 

Ersetzte Platzhalter in einem aus einer Vorlage erstellten Vorgang

Variablen kopieren und formatieren

Platzhalter werden in der Form ${Variablenname} geschrieben.

Der Variablenname kann über die Schaltfläche  (Variable kopieren) für die Verwendung in der Vorlage kopiert werden.

Formateinstellung und Kopieren des Platzhalterausdrucks

Wenn es sich um einen Platzhalter mit zusätzlichen Formatierungsoptionen handelt, können Sie das Format hier außerdem auswählen, etwa das Anzeigeformat für ein Datum.  Datums-Platzhalter können nämlich mit einer Format-Maske versehen werden, um die Ausgabe zu steuern. Die Syntax lautet: ${Variablenname:Format}

NORA | 360° Vorlagen verwalten

Vorlage bearbeiten

Sie können Ihre Vorlagen jederzeit ändern. 

Hinweis: Änderungen an Vorlagen wirken sich sofort auf alle Objekte aus, die neu aus der Vorlage erstellt werden. Änderungen an Vorlagen haben keine Auswirkungen auf vor der Änderung aus der Vorlage erstellte Objekte.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste  auf die Vorlage, die Sie bearbeiten wollen.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü NORA | 360° > Vorlagen > NORA | 360° Vorlage bearbeiten.
  3. Bearbeiten Sie die Vorlage.
  4. Speichern Sie die Änderungen.

Vorlage deaktivieren

Sie können Vorlagen deaktivieren. Deaktivierte Vorlagen werden nicht mehr in der Vorlagenauswahl für die Erstellung neuer Objekte angeboten.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste  auf die Vorlage, die Sie deaktivieren wollen.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü NORA | 360° > Vorlagen > Vorlage deaktivieren.

    Ergebnis: Die Vorlage ist deaktiviert und steht nicht mehr zur Verfügung.

Vorlage aktivieren

Sie können deaktivierte Vorlagen wieder aktivieren. 

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste  auf die Vorlage, die Sie wieder aktivieren wollen.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü NORA | 360° > Vorlagen > Vorlage aktivieren.

    Ergebnis: Die Vorlage ist wieder aktiv und kann zur Objekterstellung verwendet werden.