Rechnungsworkflow

Für welche Version verfügbar?
• agorum core pro

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie ggf. das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.

Name: agorum core invoice plugin

Der Rechnungsworkflow unterstützt bei der Erfassung und Kontierung von Rechnungen.

Mithilfe des Rechnungsworkflows können Sie:

Duplikate von Rechnungen prüfen
Prozessschritte für Rechnungsworkflows konfigurieren
Rechnungen erfassen und prüfen
Freigaben für die Rechnungserfassung definieren
Ausgabedateien für die Finanzbuchhaltung erzeugen

Übersicht Rechnungsworkflow

Nach der initialen Einrichtung des Rechnungsworkflows können die Bearbeiter

Rechungsworkflows manuell starten
über die Workflow-Aufgaben auf zugewiesene Aufgaben für Rechnungen zugreifen, wie die Rechnungserfassung oder die abschließende Kontrolle, und diese sofort durchführen

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Sie den Rechnungsworkflow installieren und verwenden können:

agorum core docform muss aktiviert sein.

Aktivieren Sie die notwendigen Module über das agorum core support tool:

DocForm
DocForm extended
DocForm positions

Empfohlene Voraussetzungen: DATEV-Schnittstelle

Möchten Sie DATEV spezifische Ausgabedateien erzeugen, müssen Sie die DATEV-Schnittstelle ebenfalls über das agorum core support tool aktivieren:

DATEV CSV interface
DATEV CSV interface (with positions)
DATEV XML interface online
DATEV XML interface online (with positions)

Rechnungsworkflow konfigurieren

Sobald Sie die Voraussetzungen erfüllt haben, konfigurieren Sie den Rechnungsworkflow vor der ersten Benutzung. Sie können die Konfigurationen zum Rechnungsworkflow auch jederzeit nachträglich ändern. Eine Änderung gilt jedoch nur für Rechnungsworkflows, die das System ab dem Zeitpunkt der Änderung erstellt.

So konfigurieren Sie den Rechnungsworkflow:

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf agorum core invoice plugin > Rechnungsworkflow konfigurieren.
Nehmen Sie die Konfigurationen zum Rechnungsworkflow vor.
Speichern Sie die Konfigurationen.

Maskeneinstellungen für die Rechnungserfassung

In der Registerkarte Allgemein > Abschnitt „Maskeneinstellungen“ können Sie bei der Konfiguration des Rechnungsworkflows optional diverse Einstellungen vornehmen. Mit diesen Einstellungen steuern Sie das Aussehen und das Verhalten der Bedienoberfläche während der Rechnungserfassung.

Maskeneinstellungen für die Rechnungserfassung

Delegation

Bei Aktivierung dieser Einstellung erscheint in der Bedienoberfläche unten die Schaltfläche Delegieren an. Mit dieser Schaltfläche können Sie die Rechnungserfassung an eine andere Kollegin oder anderen Kollegen abgeben. Diese Kollegin oder dieser Kollege erhält die gleiche Bedienoberfläche, Sie geben die Aufgabe also lediglich ab.

Schaltfläche Delegieren an

Direkte Freigabe

Bei Aktivierung dieser Einstellung erscheint in der Bedienoberfläche unten die Schaltfläche Direkt buchen. Mit dieser Schaltfläche beenden Sie den Workflow direkt und archivieren die Rechnung.

Schaltfläche Direkt buchen

Die archivierte Rechnung finden Sie im Explorer in diesem Ordner:

Dateien/Akten/Lieferanten/<Buchstabe des Lieferanten>/<Name des Lieferanten>/Rechnungen/<Jahr>/<Monat>

Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn Sie die Einstellungen Rechnungsdatenänderung und Kontierung aktiviert haben.

Rechnungsdatenänderung

Bei Aktivierung dieser Einstellung können Sie die Rechnungsdaten bei der Rechnungserfassung eingeben oder ändern. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, erscheinen die Daten einsehbar in der Bedienoberfläche, Sie können die Rechnungsdaten jedoch nicht mehr eingeben oder ändern.

Rechnungsbezogene Daten sind änderbar

Kontierung

Bei Aktivierung dieser Einstellung können Sie die Kontierungsinformationen bei der Rechnungserfassung eingeben oder ändern. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, erscheint der Abschnitt Kontierungsinformationen einsehbar in der Bedienoberfläche, Sie können jedoch keine Kontierungsinformationen eingeben oder ändern.

Kontierungsinformationen sind änderbar

Dokumente hinzufügen

Bei Aktivierung dieser Einstellung können Sie bei der Rechnungserfassung im Abschnitt Anhänge einen beliebigen Anhang zur Rechnung hinzufügen, etwa Schriftverkehr wie E-Mails oder Bilddateien, die zur Rechnung gehören. Die Dateien müssen Sie zuvor in agorum core hochgeladen haben, oder Sie fügen diese hinzu, indem Sie die Dateien mit der Maus hineinziehen.

Dokumente bei der Rechnungserfassung hinzufügen

Standard-Freigabeschritte

Definieren Sie Standard-Freigabeschritte, um die Rechnung weiteren Benutzergruppen vorzulegen. Sie entscheiden dabei durch eine freie Textangabe, welche Schritte vorzunehmen sind und wer welchen Zugriff hat:

Zugriff	Beschreibung
Nur lesend	Die zugewiesenen Rechnungsfreigebenden können die Rechnungsdaten nur sehen, nicht aber anpassen.
Rechnungsdatenänderung	Die zugewiesenen Rechnungsfreigebenden können die Rechnungsdaten bei Bedarf abändern.
Kontierung	Die zugewiesenen Rechnungsfreigebenden können die Rechnung kontieren.

Ihre Angaben zeigt das System bei jeder Rechnungserfassung an. Ein Benutzer kann Sie jedoch überarbeiten und somit eine Anpassung pro Lieferant vornehmen.

Freigabeschritte einstellen

Ausgabedatei Finanzbuchhaltung

Definieren Sie Ihre Ausgabedatei und nehmen Sie Einstellungen zur Kontierung und zu den Zahlungsbedingungen vor.

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf agorum core invoice plugin > Rechnungsworkflow konfigurieren.

Ergebnis: Das Fenster Rechnungsworkflow konfigurieren öffnet sich.
Wechseln Sie in den Reiter Ausgabedatei Finanzbuchhaltung.
Nehmen Sie die Konfigurationen zum Rechnungsworkflow vor.
Speichern Sie die Konfigurationen.
Erstellen Sie Ihre Ausgabedateien manuell: Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf agorum core invoice plugin > Ausgabedateien manuell erzeugen.

Tipps:

Zur Erstellung der Ausgabedatei benötigen Sie die DATEV-Module von agorum core (siehe Voraussetzungen).
Wählen Sie zur Fehlerbehandlung bei fehlgeschlagenen Ausgabedateien IT-affine Personen aus, da die Fehlermeldung oftmals auf einen regulären Ausdruck hinweist:

Fehlermeldungen bei der Erstellung der Ausgabedateien

E-Mail-Einstellungen vornehmen

Treffen Ihre Eingangsrechnungen per E-Mail in agorum core ein, stehen Ihnen diverse Einstellmöglichkeiten zur Verfügung:

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf agorum core invoice plugin > E-Mail-Einstellungen konfigurieren.
Nehmen Sie die Konfigurationen vor.
Testen Sie Ihre regulären Ausdrücke mit einem Kontrollausdruck. Klicken Sie dazu auf .
Speichern Sie die Konfigurationen.

Konfigurationen

Die Konfigurationen befinden sich unten in den E-Mail-Einstellungen in Form von Spalten:

Spalte	Beschreibung
E-Mail-Adresse/Domäne	Angabe der E-Mail-Adresse oder E-Mail-Domäne, auf die sich die anderen beiden Spalten beziehen.
Übergabe bestimmter E-Mail-Anhänge an docform	Sollte die E-Mail des Lieferanten mehrere Anhänge besitzen, tragen Sie einen regulären Ausdruck ein, der die entsprechende Rechnung und keinen der andere Anhänge an agorum core docform weiterleitet. Tragen Sie keinen regulären Ausdruck ein, startet jeder einzelne E-Mail-Anhang einen Rechnungsworkflow. Besitzt die E-Mail keinen Anhang, reicht das System die E-Mail an den Workflow. Soll eine Regel für die Übergabe generell für alle E-Mail-Adressen gelten, setzen Sie in der Spalte E-Mail-Adresse/Domäne den Wert .* Möchten Sie weitere Anhänge zulassen, setzen Sie in dieser Spalte pro E-Mail-Adresse einen weiteren Anhangstyp: \.(pdf\|docx\|doc\|txt). In diesem Fall extrahiert das System auch Anhänge vom Typ txt.
Übergabe an OCR	Mit dieser Einstellung übergeben Sie Ihre Rechnung trotz vorhandener Textinformationen an die OCR. Das ist etwa der Fall, wenn Sie während des docform-Trainings feststellen, dass die Identifikationspunkte für ein docform-Training als Bild und nicht als Textinformationen vorliegen. Durch diesen OCR-Zwang stellen Sie sicher, dass bei neu eingehenden Dokumenten der Bildbereich als Textinformation im Training vorliegt und ein Benutzer ihn markieren kann. Diese Einstellung wird in der Regel nicht sofort eingestellt, sondern ergibt sich mit der Zeit und aus dem Feedback der docfom-Verantwortlichen. Für diesen Anwendungsfall ist keine Angabe bei Übergabe bestimmter E-Mail-Anhänge an docform notwendig.

E-Mail-Einstellungen konfigurieren

CSV-Dateien pflegen

Nachdem Sie den Rechnungsworkflow konfiguriert haben, pflegen Sie Ihre CSV-Dateien für die Finanzbuchhaltung. In diesen CSV-Dateien befinden sich etwa Konten, Gegenkonten oder Kostenstellen. Die Pflege ist notwendig, damit Sie diese Daten später bei den Kontierungsinformationen in der Rechnungserfassung auswählen können.

Die nachfolgend aufgeführten CSV-Dateien enthalten bereits Daten, die bei DATEV standardmäßig vorkommen. Ersetzen Sie diese mit Ihren eigenen Angaben.

Was wollen Sie pflegen?	Pfad zur CSV-Datei
Konten	Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/agorum.invoice‎/csv‎/accounts.csv
Gegenkonten	Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/agorum.invoice‎/csv‎/contra-accounts.csv
Kostenstellen	Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/agorum.invoice‎/csv‎/cost_center.csv
MwSt.-Sätze	Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/agorum.invoice‎/csv‎/tax_rates.csv
Zahlungsfälligkeiten	Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/agorum.invoice‎/csv‎/payment_conditions.csv
Datum für Zahlungsfälligkeiten	Eigene Dateien‎/Administration‎/workspace‎/agorum.invoice‎/csv‎/payment_conditions_date.csv Weitere Informationen zum Aufbau dieser CSV-Datei siehe Aufbau der CSV-Datei „payment_conditions_date.csv“.

Hinweis: Der Workflow bearbeitet nur die Spalten value und text:

value
Das System setzt diesen Wert als Metadatum auf das Dokument. Das Metadatum ist anschließend in den Exportdateien enthalten.

text
Das System zeigt diesen Wert den Benutzern in den Oberflächen an.

Aufbau der CSV-Datei „payment_conditions_date.csv“

receiptDate;discount1;dueDate1;month1;discount2;dueDate2;month2;discount3;dueDate3;month3
10;3;20;0;0;31;0;;;
20;2;31;0;0;10;1;;;
31;3;10;1;0;20;1;;;

Spalte	Beschreibung
receiptDate	Rechnungsdatum
discount1	Skonto in Prozent für das erste Fälligkeitsdatum
dueDate1	1. Fälligkeitstag, etwa bis zum 10. dieses Monats
month1	Definiert, ob sich der 1. Fälligkeitstag auf den jetzigen Monat (0) oder auf den nächsten Monat (1) bezieht.
discount2	Skonto in Prozent für das zweite Fälligkeitsdatum
dueDate2	2. Fälligkeitstag, etwa bis zum 20. dieses Monats
month2	Definiert, ob sich der 2. Fälligkeitstag auf den jetzigen Monat (0) oder auf den nächsten Monat (1) bezieht.
discount3	Skonto in Prozent für das dritte Fälligkeitsdatum
dueDate3	3. Fälligkeitstag, etwa bis zum 31. dieses Monats
month3	Definiert, ob sich der 3. Fälligkeitstag auf den jetzigen Monat (0) oder auf den nächsten Monat (1) bezieht.

Rechnungsworkflow starten

Nachdem Sie den Rechnungsworkflow konfiguriert und Ihre CSV-Dateien gepflegt haben, starten Sie den Rechnungsworkflow auf zwei Arten:

automatisch
manuell

Rechnungsworkflow automatisch starten

Das System startet den Rechnungsworkflow automatisch, wenn es:

Dokumente in den Verarbeiten-Ordner unter /agorum/roi/Files/Eingänge/Eingangsrechnung/Dokumente/Verarbeiten geschoben und verarbeitet hat
Dokumente in den Trennen-Ordner unter /agorum/roi/Files/Eingänge/Eingangsrechnung/Dokumente/Trennen geschoben, getrennt und anschließend zur weiteren Verarbeitung unter /agorum/roi/Files/Eingänge/Eingangsrechnung/Dokumente/Verarbeiten geschoben hat
E-Mails mit Anhängen vom Ordner /agorum/roi/Files/Eingänge/Eingangsrechnung/Mails abgeholt und die Anhänge extrahiert hat (nur Anhänge vom Typ pdf, docx oder doc)
Doppelte Dokumente mit gleichem Dateinamen ignoriert das System. Diese Dokumente gelangen nicht erneut in den Rechnungsworkflow.
Wenn eine E-Mail keinen Anhang hat, betrachtet das System die E-Mail als Rechnung und schickt sie an docform. Anschließend verarbeitet docform die Rechnung.

Rechnungsworkflow manuell für ein Objekt starten

Sie können den Rechnungsworkflow manuell über das Kontextmenü starten, um ein beliebiges Dokument an den Rechnungsworkflow zu senden.

So starten Sie den Rechnungsworkflow manuell für ein Rechnungsdokument:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
Markieren Sie ein Dokument mit der rechten Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Workflow > Workflow starten (mit gewähltem Objekt).

Ergebnis: Das Fenster Workflow starten (mit gewähltem Objekt) öffnet sich.
Wählen Sie in der Auswahlliste den Eintrag Standard Rechnungsworkflow aus und klicken Sie Starten.

Ergebnis: Das System startet den Rechnungsworkflow mit dem gewählten Dokument.

Rechnungsworkflow in den Workflow-Aufgaben manuell starten

Sie können den Rechnungsworkflow manuell über das Kontextmenü in den Workflow-Aufgaben starten, um ein beliebiges Dokument an den Rechnungsworkflow zu senden.

So starten Sie den Rechnungsworkflow manuell für ein Dokument in den Workflow-Aufgaben:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Workflow-Aufgaben.
Markieren Sie ein Dokument mit der rechten Maustaste.
Wählen Sie im Kontextmenü Rechnungsworkflow starten.

Ergebnis: Das System startet den Rechnungsworkflow mit dem gewählten Dokument. Es prüft nicht, ob das Dokument bereits einen Rechnungsworkflow durchlaufen hat.

Fehlende Lieferantenakte

Rechnungen archiviert das System automatisch in den entsprechenden Lieferantenakten:

Dateien/Akten/Lieferanten/<Lieferantenname> - <Lieferantennummer>/Rechnungen/<Rechnungsjahr>/<Rechnungsmonat>

Sollte die in docform angegebene Lieferantennummer sowie der Lieferantenname mit keiner Akte übereinstimmen, erscheint dieser Workflowschritt:

Fehlende Lieferantenakte

Sie entscheiden an dieser Stelle, ob die docform-Verantwortlichen einen Fehler gemacht haben und das Dokument korrigiert werden muss (Schaltfläche Zurück an docform), oder ob alle Angaben korrekt sind und die fehlende Lieferantenakte angelegt wird (Schaltfläche Lieferantenakte erstellen).

Tipp: Tragen Sie als Lieferantennummer die in DATEV genutzte Kontonummer ein. Diesen Wert trägt das System als Standardwert bei der Kontierung in die Konto-Spalte ein. Dadurch sparen Sie sich einige Klicks und müssen lediglich Gegenkonto und Kostenstelle ausfüllen.

Duplikatsprüfung

Bevor die Rechnungserfassung startet, überprüft der Rechnungsworkflow, ob die eingegangene Rechnung ein Duplikat ist. Hierzu prüft das System die Belegnummer, das Belegdatum sowie die Lieferantennummer. Liegt ein Duplikat vor, erscheint folgender Workflowschritt:

Duplikatsprüfung

Schaltfläche	Beschreibung
Rechnung verwerfen	Das System löscht die eingegangene Rechnung. Ein Administrator kann die Rechnung bei Bedarf über den Serverpapierkorb wiederherstellen.
Zurück an docform	Das System reicht die Rechnung mit dem eingetragenen Kommentar zurück an docform.
Dennoch verarbeiten	Das System leitet die Rechnung an die Rechnungserfassung weiter. Zudem markiert das System die Rechnung als Duplikat. Ein Benutzer kann die Rechnung über den Filter Eingangsrechnungen in der Suche erneut suchen und finden.

Rechnungserfassung

Die Rechnungserfassung enthält je nach Konfiguration folgende Informationen:

Abschnitte	Beschreibung
Lieferantenbezogene Daten	Lieferantenname und Lieferantennummer Diese Werte können Sie nur korrigieren, wenn Sie oder ein Benutzer das Dokument zurück an docform gesendet haben.
Rechnungsbezogene Daten	Die rechnungsbezogenen Daten stammen aus docform und enthalten die Kopf- sowie Positionsmetadaten der Rechnung. Diese Werte können Sie manuell anpassen oder die Rechnung zurück nach docform senden. Je nach Konfiguration können Sie diese Werte nur lesen und nicht bearbeiten.
Kontierungsinformationen	Kontieren Sie die Rechnung. Dieser Abschnitt ist optional. Ihr Administrator kann ihn aktivieren. Konto, Gegenkonto und Kostenstelle pflegen Sie in CSV-Dateien.
Zahlungsbedingungen	Wählen Sie die passenden Zahlungsbedingungen aus. Dieser Abschnitt ist optional. Ihr Administrator kann ihn aktivieren. Zahlungsbedingungen pflegen Sie in CSV-Dateien.
Freigabeschritte	Zeigt Ihnen die Standard-Freigabeschritte an. Bei Bedarf können Sie diese pro Lieferant überarbeiten. Klicken Sie dazu nach Ihren Änderungen auf die Schaltfläche Freigabeschritte für Lieferanten speichern. Ihre Freigabeschritte werden nacheinander (von oben nach unten) von Ihren Arbeitskollegen bearbeitet. Ihr Administrator konfiguriert die Standard-Freigabeschritte. Wenn Ihr Administrator keine Standard-Freigabeschritte konfiguriert hat, stellt das System die Liste leer dar.
Anhänge	Fügen Sie dem Workflow weitere Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine hinzu. Sie dienen zur weiteren Informationsbeschaffung für die Freigabeschritte oder der Buchungskontrolle und Kontierung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhänge übernehmen, übernimmt das System Ihre Dateien in die rechte Ansicht der Dokumente. Dieser Abschnitt ist optional. Ihr Administrator kann ihn aktivieren. Sie können Dokumente auch hinzufügen, indem Sie sie mit der Maus hineinziehen. Das System fügt diese nur dem Workflow hinzu und archiviert sie in keinen anderen Ordner.
Kommentar	Geben Sie einen Kommentar an, um die Rechnung abzulehnen oder zurück an docform zu senden.

Rechnungserfassung

Die Rechnungserfassung bietet Ihnen zudem je nach Einstellung des Rechnungsworkflows folgende Schaltflächen zur Verarbeitung der Rechnung an:

Schaltfläche	Beschreibung
Rechnung ablehnen	Lehnen Sie die Rechnung ab, beendet das System den Workflow. Sie finden die abgelehnten Rechnungen im Filter Eingangsrechnungen unter Freigaben > abgelehnt. Abgelehnte Rechnungen schützt das System vor Benutzeränderungen, setzt diese Rechnungen aber nie revisionssicher. Ihr Administrator kann diese Rechnungen daher manuell löschen.
Zurück an docform	Die rechnungsbezogenen Daten stammen aus docform und enthalten die Kopf- sowie Positionsmetadaten der Rechnung. Diese Werte können Sie manuell anpassen oder die Rechnung zurück nach docform senden. Je nach Konfiguration können Sie diese Werte nur lesen und nicht bearbeiten.
Delegieren an	Übergeben Sie die Rechnungserfassung an einen anderen Kollegen. Die Auswahl eines Benutzers oder einer Benutzergruppe zeigt Ihnen das System nach Klick auf diese Schaltfläche an. Diese Schaltfläche ist optional. Ihr Administrator kann sie aktivieren.
Direkt buchen	Überspringen Sie die Freigabeschritte und beenden Sie den Workflow. Diese Schaltfläche ist optional. Ihr Administrator kann sie aktivieren.
Weiter zur Prüfung	Starten Sie die anschließenden Freigabeschritte und abschließende Buchungskontrolle.

Rechnungsdatenänderung

Rechnungsbezogene Daten sind änderbar

Kontierung

Doppelklicken Sie auf eine Position, wenn die Kontierungsinformationen änderbar sind, um das Fenster zum Ändern der Position zu öffnen. Hier können Sie die Informationen ändern und die Position bei Bedarf splitten.

Kontierungsinformationen sind änderbar

So kontieren Sie Rechnungspositionen:

Öffnen Sie die Rechnungserfassung.
Sie finden die einzelnen Rechnungspositionen im Abschnitt Kontierungsinformationen. Markieren Sie die Position, die Sie kontieren wollen.
Doppelklicken Sie auf die Rechnungsposition.

Ergebnis: Die Positionsdaten öffnen sich in einem neuen Fenster.
Geben Sie die Kontierungsinformationen ein, indem Sie einen Wert auswählen oder eintragen.
Optional: Sie können die Werte für Konto, Gegenkonto und Kostenstelle vererben.
Optional: Sie können Positionen splitten.
Schließen Sie das Fenster für die Positionsangaben.

Ergebnis: Die eingegebenen Daten werden im Abschnitt Kontierungsinformationen angezeigt.
Speichern Sie die Rechnungserfassung durch Klicken der Schaltfläche Speichern über der Bearbeitungsmaske.

So kopieren Sie Werte für Konto, Gegenkonto und Kostenstelle:

Öffnen Sie die Rechnungsposition, deren Wert für Konto, Gegenkonto oder Kostenstelle Sie für die anderen Postionen übernehmen wollen.
Tragen Sie den Wert ein.
Klicken Sie das auf Kopieren-Symbol, um den Wert in alle anderen Positionen ohne Wert in diesem Feld zu übernehmen.

Ergebnis: Der Wert wird in alle leeren Felder in dieser Spalte in den Kontierungsinformationen angezeigt.

Hinweis: Sie können Werte aus gesplitteten Positionen nicht duplizieren.

So splitten Sie Positionen:

Öffnen Sie die Rechnungsposition, die Sie splitten wollen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche (Position aufteilen), um die Position zu splitten.
Kontieren Sie die gesplittete Position.
Sie können die Werte in den einzelnen Feldern bei Bedarf über das Kontextmenü innerhalb der aufgeteilten Position vererben.

Werte innerhalb einer gesplitteten Position vererben

Dokumente hinzufügen

Dokumente bei der Rechnungserfassung hinzufügen

Mit öffnen Sie die Ordnerauswahl und wählen eine Datei als Anhang aus.
Mit öffnen Sie die Suche und suchen nach einer Datei.
Mit löschen Sie eine Datei aus dem Abschnitt Anhänge.
Klicken Sie auf Anhänge übernehmen, um die gewählte Datei zur Rechnungserfassung hinzuzufügen. Die hinzugefügte Datei erscheint rechts im Detailfenster unterhalb der Rechnung.

Freigabeschritte

Die in der Rechnungserfassung definierten Freigabeschritte arbeiten die Bearbeiter von oben nach unten nacheinander ab. Dabei haben die Freigebenden Zugriff auf eine ähnliche Bedienoberfläche zur Rechnungserfassung, nur mit unterschiedlichen Rechten aufgrund des ausgewählten Freigabetyps:

Freigabetyp	Beschreibung
Nur lesend	Der Freigebende kann nur lesend auf die Daten der Rechnungserfassung zugreifen.
Rechnungsdatenänderung	Der Freigebende kann die Rechnungsdaten abändern, hat aber auf alle anderen Werte nur lesenden Zugriff.
Kontierung	Der Freigebende kann wie auch in der Rechnungserfassung die Rechnungsdaten, Zahlungsbedingungen sowie Kontierung bearbeiten.

Ein Freigebender kann nie:

dem Workflow Dokumente hinzufügen
Freigabeschritte definieren

Ob ein Freigebender eine Rechnung freigegeben oder abgelehnt hat, sehen Sie in einer Freigabehistorie, die am Anfang der Bedienoberfläche des Workflows für dei abschließende Buchungskontrolle erscheint:

Freigabehistorie

Freigebender lehnt eine Rechnung ab

Wenn ein Freigebender eine Rechnung ablehnt, kann der Workflow zwei Wege einschlagen, die in Abhängigkeit zur abschließenden Buchungskontrolle stehen:

Es findet keine abschließende Buchungskontrolle statt
Falls Ihr Administrator den optionalen Schritt der Buchungskontrolle nicht aktiviert hat, ist die Entscheidung der Freigebenden maßgebend. Lehnt etwa der erste Freigebende die Rechnung ab, schickt das System die Rechnung nicht mehr an die anderen Freigebenden. Stattdessen lehnt das System diese Rechnung direkt ab und beendet den Workflow. Die abgelehnten Rechnungen finden Sie in der Suche im Filter Eingangsrechnungen unter Freigaben > abgelehnt.

Es findet eine abschließende Buchungskontrolle statt
Falls Ihr Administrator den optionalen Schritt der Buchungskontrolle nicht aktiviert hat, ist die Entscheidung der Freigebenden lediglich eine Information. Lehnt etwa der erste Freigebende die Rechnung ab, schickt das System die Rechnung dennoch an die weiteren Freigebenden. Erst nachdem alle Freigebenden ihre Entscheidung getroffen haben, startet das System die abschließende Buchungskontrolle, und die Rückmeldung zu den Freigabeschritten liegt vor. In der abschließenden Buchungskontrolle können die Verantwortlichen die nächsten Schritte einplanen und bei Bedarf die Rechnung dennoch abrechnen.

Abschließende Buchungskontrolle

Die optionale abschließende Buchungskontrolle dient als abschließende Kontrolle, in der die Verantwortlichen nicht nur alle Rechnungsinformationen editieren können, sondern auch die Freigabehistorie einsehen können.

Buchungskontrolle

In der abschließenden Buchungskontrolle stehen Ihnen drei Optionen in Form von Schaltflächen zur Verfügung:

Schaltfläche	Beschreibung
Rechnung ablehnen	Lehnen Sie die Rechnung ab, beenden Sie den Workflow. Sie finden die abgelehnten Rechnungen in der Suche im Filter Eingangsrechnungen unter Freigaben > abgelehnt. Abgelehnte Rechnungen schützt das System vor Benutzeränderungen, setzt diese Rechnungen aber nie revisionssicher. Ihr Administrator kann diese Rechnungen daher manuell löschen.
Dennoch verarbeiten	Das System leitet die Rechnung an die Rechnungserfassung weiter. Zudem markiert das System die Rechnung als Duplikat. Ein Benutzer kann die Rechnung über den Filter Eingangsrechnungen in der Suche erneut suchen und finden.
Buchen	Beenden Sie den Workflow. Das System erstellt eine Ausgabedatei erstellen, um die Rechnung zu bezahlen.

Fehlerhafter Export

Sollte ein Export einer Rechnung fehlgeschlagen sein, gibt das System eine Fehlermeldung aus. Dazu erzeugt das System einen Workflowschritt für die entsprechende Benutzergruppe:

Fehlgeschlagener Export

Ziehen Sie Kollegen aus Ihrer IT hinzu, um schnell die Ursache aufgrund der angegebenen Fehlermeldung identifizieren zu können. Dieses Team kann mit einem entsprechenden Kommentar die Rechnung an den Rechnungseingangsworkflow zurückschicken.

Wenn Sie die Schaltfläche Abbrechen wählen, brechen Sie den Vorgang ab, und das System erstellt keine Exportdatei, da der Fehler nicht korrigiert wurde.

Ausgabedateien erzeugen

Ausgabedateien für die Finanzbuchhaltung können Sie auf zwei Arten erzeugen:

manuell
automatisch

Ausgabedateien manuell erzeugen

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf agorum core invoice plugin > Ausgabedateien manuell erzeugen.

Ergebnis: Das System verarbeitet alle im Filter Zum Sammeln markierte Dokumente vorliegende Rechnungen und erstellt das gewünschte Ausgabeformat.

Sie finden die erzeugten Dateien in diesem Ordner:
```
Bereiche/Buchhaltung/Archiv Ausgabedatei | Ausgabedateien
```

Ausgabedateien automatisch erzeugen

Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf agorum core invoice plugin > Rechnungsworkflow konfigurieren.
Ergebnis: Das Fenster Rechnungsworkflow konfigurieren öffnet sich.
Wechseln Sie in den Reiter Ausgabedatei Finanzbuchhaltung.
Unter Format der Ausgabedatei für die Finanzbuchhaltung definieren Sie die Uhrzeit des täglichen Exports (Stunde sowie Minute).

Fehlerhafte Ausgabedateien

Konnte der Prozess für ein oder mehrere Rechnungen keine Ausgabedatei erzeugen, erstellt das System einen neuen Workflowschritt:

Fehlerhafter Export

In diesem Beispiel konnte das System keine Ausgabedatei erstellen, da dem DATEV-Parameter agorum_datev_entry_batch_currency_code ein fehlerhafter Eintrag übergeben wurde. Der Eintrag EUROZone enthält mehr als 3 Zeichen und ist damit ungültig.

Entweder Sie ignorieren diese Fehlermeldung über die Schaltfläche Abbrechen, oder Sie schicken die Rechnung zurück an den Rechnungseingangsworkflow, mit der Bitte, die Lieferantennummer in docform anzupassen.

Ausgabedateien an Buchhaltungssoftware übergeben

Das folgende Vorgehen stellt eine Momentaufnahme dar, insbesondere das Vorgehen in DATEV. Wenden Sie sich bei Fragen zum Vorgehen in DATEV an Ihren DATEV-Experten.

Starten Sie DATEV.
Öffnen Sie das Rechnungswesen.
Klicken Sie Stapelverarbeitung an.
Klicken Sie in dem sich neu geöffneten Fenster auf die Schaltfläche Importieren.
Wählen Sie dieses Quellverzeichnis aus:
```
Bereiche/Buchhaltung/Ausgabedateien
```
Tipp: Sie können per smb oder WebDav auf das Quellverzeichnis in agorum core zugreifen.
Importieren Sie die Ausgabedateien und wählen Sie, falls gewünscht, Daten nach Importieren löschen.
Hinweis: Die Ausgabedateien finden Sie ebenfalls hier:
```
Bereiche/Buchhaltung/Archiv Ausgabedatei | Ausgabedateien
```
Beginnen Sie mit der Stapelverarbeitung.

Ablage (Ordnerstruktur)

Sobald Ihr Administrator oder Sie das Plugin installiert haben, erweitert sich die Ordnerstruktur im agorum core smart assistant unter Dateien wie folgt:

Akten
- Lieferanten
  - <Lieferant> - <Lieferantennummer>
    - Mails
    - Rechnungen
Bereiche
- Buchhaltung
  - Archiv Ausgabedatei
  - Ausgabedateien
  - Eingangsrechnungen
  - Mails
Eingänge
- Eingangsrechnungen
  - Dokumente
    - Trennen
    - Verarbeiten
  - Mails

Ordner „Akten“

In den Akten befinden sich die Lieferantenakten. In diesen legt das System die eingegangenen Rechnungen und E-Mails ab.

Akten
- Lieferanten
  - <Lieferant> - <Lieferantennummer>
    - Mails
      - <Jahr des Maileingangs>
        
        <Monat des Maileingangs>
    - Rechnungen
      - <Jahr des Rechnungsdatums>
        
        <Monat des Rechnungsdatums>

Ordner „Bereiche“

Der Bereichsordner enthält einen Ordner zur Buchhaltung, in den das System Rechnungen sowie Ausgabedateien und E-Mails archiviert:

Bereiche
- Buchhaltung
  - Archiv Ausgabedatei: In diesem Ordner archiviert das System alle erstellten Ausgabedateien.
  - Ausgabedateien: Dieser Ordner dient zur Abholung durch DATEV. Da durch die Übergabe die Ausgabedateien eventuell gelöscht werden könnten, stellt der Ordner Archiv Ausgabedatei sicher, dass die Ausgabedateien Ihnen immer vorliegen.
  - Eingangsrechnungen: Ablage aller eingegangenen Rechnungen.
  - Mails: Ablage aller E-Mails, die das System in den Eingangsordner Mails abgelegt hat. Die Ablage erfolgt nach dem Importdatum des Dokumentes nach agorum core.

Hinweis: Das System verlinkt die Eingangsrechnungen sowie E-Mails in die entsprechenden Lieferantenakten.

Ordner „Eingänge“

Über die Eingangsordner startet das System den Rechnungsworkflow automatisiert.

Eingänge
- Eingangsrechnungen
  - Dokumente
    - Trennen: Fügen Sie in diesen Ordner Stapelscans (PDFs) ein, um aus einem PDF, das etwa 5 Rechnungen enthält, 5 einzelne PDFs zu erzeugen. Das System übergibt die Rechnungen anschließend automatisch dem Verarbeiten-Ordner und startet den Ausleseprozess.
    - Verarbeiten: Fügen Sie in diesen Ordner PDFs ein, damit docform Rechnungen ausliest.
  - Mails: Legen Sie diesem Ordner E-Mails ab, die entweder selbst eine zu verarbeitende Rechnung im E-Mail-Text enthalten, oder die im Anhang Eingangsrechnungen aufweisen.

Aktionen im Kontextmenü

Ihnen stehen diverse Kontextmenü-Aktionen für Rechungsdokumente im Explorer zur Verfügung:

Aktionen	Beschreibung	Wo erscheint die Aktion?
Als bezahlt markieren	Markieren Sie diese Rechnung als bezahlt. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf den Verlauf des Workflows. Stattdessen können Sie diese Rechnungen über die Suche wiederfinden: Filter: Eingangsrechnungen Gesetzte Einstellungen: Eingangsrechnungen > Bezahlt	Klicken Sie eine nicht als bezahlt markierte Rechnung mit der rechten Maustaste an.
Bezahlte Markierung zurücksetzen	Entfernen Sie die Markierung, die die Rechnung als bezahlt kennzeichnet.	Klicken Sie eine als bezahlt markierte Rechnung mit der rechten Maustaste an.
Als weiterzuverrechnen markieren	Markieren Sie eine Rechnung als weiterzuverrechnen. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf den Verlauf des Workflows. Stattdessen können Sie diese Rechnungen über die Suche wiederfinden: Filter: Eingangsrechnungen Gesetzte Einstellungen: Eingangsrechnungen > Weiterverrechnung > weiterverrechnen	Klicken Sie eine als nicht weiterzuverrechnende Rechnung mit der rechten Maustaste an.
Markierung zum Weiterverrechnen zurücksetzen	Entfernen Sie die Markierung, die die Rechnung als weiterzuverrechnen kennzeichnet.	Klicken Sie eine als weiterzuverrechnen markierte Rechnung mit der rechten Maustaste an.
Als weiterverrechnet markieren	Haben Sie eine Rechnung weiterverrechnet, können Sie diese über diese Aktion kennzeichnen. Diese Einstellung hat keinen Einfluss auf den Verlauf des Workflows. Stattdessen können Sie diese Rechnungen über die Suche wiederfinden: Filter: Eingangsrechnungen Gesetzte Einstellungen: Eingangsrechnungen > Weiterverrechnung > bereits weiterverrechnet	Die Aktion erscheint, sobald Sie eine Rechnung mit der rechten Maustaste anklicken.
Rechnungsworkflow starten	Übergeben Sie diese Rechnung erneut dem Rechnungsworkflow.	Die Aktion erscheint, sobald Sie eine Rechnung mit der rechten Maustaste anklicken.
Lieferantenakte ändern	Ändern Sie nachträglich den Namen oder Nummer des entsprechenden Lieferanten.	Die Aktion erscheint, sobald Sie eine Lieferantenakte mit der rechten Maustaste anklicken. Akten Lieferanten <Lieferant> - <Lieferantennummer>

Rechnungen in docform trainieren

Der Rechnungseingang basiert darauf, dass die für die Buchhaltung wichtigen Werte in docform ausgelesen werden:

Eingänge
- Eingangsrechnungen
  - Dokumente
    - Trennen: Fügen Sie in diesen Ordner PDFs ein, damit docform Rechnungen ausliest.
    - Verarbeiten: Fügen Sie in diesen Ordner Stapelscans (PDFs) ein, um aus einem PDF, die etwa 5 Rechnungen enthält, 5 einzelne PDFs zu erzeugen. Das System übergibt die Rechnungen anschließend automatisch dem Trennen-Ordner und startet den Ausleseprozess.
  - Mails: Legen Sie diesem Ordner E-Mails ab, die entweder selbst eine zu verarbeitende Rechnung im E-Mail-Text enthalten, oder die im Anhang Eingangsrechnungen aufweisen

Lesen Sie folgende Dokumentationen, um den docform-Prozess einsetzen zu können:

docform Trennen:
- Dokumente trennen
docform Verarbeiten:

Besonderheiten bei Metadaten

Metadatum	Besonderheit
Währung	Übergeben Sie in docform keine Währung, sind es standardgemäß EUR, falls Sie DATEV ASCII als Ausgabedatei konfiguriert haben.
Lieferantennummer	Tragen Sie als Lieferantennummer die in DATEV genutzte Kontonummer ein. Diesen Wert trägt das System als Standard bei der Kontierung in der Konto-Spalte ein, dadurch sparen Sie sich einige Klicks und müssen lediglich Gegenkonto und eventuell Kostenstelle ausfüllen.

Filter in der Suche

Sie können in der Suche nach Rechnungen, Lieferanten, Zahlungsfälligkeiten oder fehlgeschlagenen Ausgabedateien suchen. Verwenden Sie dazu diese Filter:

Filter	Beschreibung
Eingangsrechnungen	Finden Sie Ihre Eingangsrechnungen anhand von diversen Suchoptionen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Nettobetrag, Steuersatz usw. wieder.
Fehlgeschlagene Exportdateien	Fehlgeschlagene Rechnungen inklusive Fehlerlog (pro Rechnung)
Lieferanten	Lieferanten
Rechnungsworkflow	Gezielte Suche aller Prozessschritte und Aufgaben im Rechnungsworkflow nach Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Lieferantennummer, Eingangsdatum und Referenznummer
Zahlungsfälligkeiten	Zahlungsfälligkeiten
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Berechtigungen vergeben (für Administratoren)

Der Rechnungsworkflow ist im Standard nur für den Super-Administrator roi sichtbar. Über folgende ACLs und Benutzergruppen können Sie als Administrator auch anderen Benutzern Zugriff auf den Rechnungsworkflow geben.

ACL	Benutzergruppen	Beschreibung
ACL_agorum.invoice	–	ohne Funktion
ACL_agorum.invoice.wizard	–	Steuert den Zugriff auf die Schaltfläche agorum core invoice plugin > Rechnungsworkflow konfigurieren in der Kopfleiste.
ACL_agorum_invoice_invoice_mails	GRP_agorum_invoice_invoice_mails_All GRP_agorum_invoice_invoice_mails_Read GRP_agorum_invoice_invoice_mails_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Dateien > Eingänge > Eingangsrechnungen > Mails.
ACL_agorum_invoice_invoice_documents	GRP_agorum_invoice_invoice_documents_Read	Steuert den Zugriff auf die Ordner Dateien > Eingänge > Dokumente > Trennen bzw. Verarbeiten.
ACL_agorum_invoice_Eingänge	GRP_agorum_invoice_Eingänge_Read	Steuert den Zugriff auf die Ordner unterhalb von Dateien > Eingänge.
ACL_agorum_invoice_Bereiche	GRP_agorum_invoice_Bereiche_Read	Steuert den Zugriff auf die Ordner unterhalb von Dateien > Bereiche.
ACL_agorum_invoice_Buchhaltung	GRP_agorum_invoice_Buchhaltung_Read	Steuert den Zugriff auf die Ordner unterhalb von Dateien > Bereiche > Buchhaltung.
ACL_agorum_invoice_Archiv Ausgabedatei	GRP_agorum_invoice_Archiv Ausgabedatei_All GRP_agorum_invoice_Archiv Ausgabedatei_Read GRP_agorum_invoice_Archiv Ausgabedatei_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Dateien > Bereiche > Buchhaltung > Archiv Ausgabedatei.
ACL_agorum_invoice_Ausgabedateien	GRP_agorum_invoice_Ausgabedateien_All GRP_agorum_invoice_Ausgabedateien_Read GRP_agorum_invoice_Ausgabedateien_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Dateien > Bereiche > Buchhaltung > Ausgabedateien. Steuert den Zugriff auf die Schaltfläche agorum core invoice plugin > Ausgabedatei manuell erzeugen in der Kopfleiste.
ACL_agorum_invoice_Eingangsrechnungen	GRP_agorum_invoice_Eingangsrechnungen_All GRP_agorum_invoice_Eingangsrechnungen_Read GRP_agorum_invoice_Eingangsrechnungen_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Dateien > Bereiche > Buchhaltung > Eingangsrechnungen. Steuert die Aktionen: Rechnungsworkflow starten als bezahlt markieren/zurücksetzen als weiterverrechnen markieren/zurücksetzen
ACL_agorum_invoice_Mails	GRP_agorum_invoice_Mails_All GRP_agorum_invoice_Mails_Read GRP_agorum_invoice_Mails_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Dateien > Bereiche > Buchhaltung > Mails.
ACL_agorum_invoice_Akten	GRP_agorum_invoice_Akten_Read	Steuert den Zugriff auf die Ordner unterhalb von Dateien > Akte.
ACL_agorum_invoice_Lieferanten	GRP_agorum_invoice_Lieferanten_All GRP_agorum_invoice_Lieferanten_Read GRP_agorum_invoice_Lieferanten_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Dateien > Akte > Lieferanten. Steuert, ob Benutzer neue Lieferanten im Workflowschritt anlegen können und ob im agorum core explorer die Schaltfläche zum Anlegen einer Lieferantenakte erscheint. Wenn Sie einen Benutzer in diese ACL eintragen, fügt das System ihn automatisch zur Benutzergruppe GRP_agorum_invoice_Lieferanten_All hinzu. Soll der Benutzer keinen Zugriff mehr auf die Ordner und die Schaltfläche Lieferantenakte anlegen haben, entfernen Sie ihn manuell aus dieser Benutzergruppe. Steuert, ob Benutzer im agorum core explorer die Lieferantenakte über die Kontextmenü-Aktion Lieferantenakte ändern ändern können.
ACL_agorum_invoice_docform_process	GRP_agorum_invoice_docform_process_All GRP_agorum_invoice_docform_process_Read GRP_agorum_invoice_docform_process_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Eingänge > Eingangsrechnung > Dokumente > Verarbeiten. Fügen Sie Benutzer zur Benutzergruppe GRP_agorum_invoice_docform_process_All hinzu, damit Benutzer Dokumente über docform und docform Trennen an den Rechnungsworkflow senden können.
ACL_agorum_invoice_docform_split	GRP_agorum_invoice_docform_split_All GRP_agorum_invoice_docform_split_Read GRP_agorum_invoice_docform_split_Write	Steuert den Zugriff auf den Ordner Eingänge > Eingangsrechnung > Dokumente > Trennen.

Sie finden diese ACLs folgendermaßen:

Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
Öffnen Sie diesen Pfad:
```
ACLs/Rechte/<Name des Workflows>
```

Für das Berechtigen von Benutzern mit ACLs und Einfügen in Benutzergruppen siehe Berechtigungen in der Administration verwalten.