Zentrale Konzepte von NORA | 360°

NORA | 360° ist ein Organisations- und Aktenkonzept in agorum core. Statt Informationen nur in einer Ordnerhierarchie abzulegen, werden Objekte (z. B. Kunden, Vorgänge, Aufgaben, Verträge) strukturiert angelegt und miteinander verknüpft. So entsteht eine „360°-Sicht“ auf alle zusammenhängenden Inhalte (Dokumente, E-Mails, Notizen, Zeiten usw.).

Welche vordefinierten Objekte und Ablagestrukturen Sie verwenden, können Sie durch entsprechende Einrichtung von NORA | 360° selbst bestimmen.

Das Basismodul von NORA | 360° enthält bereits einige Grundobjekte und -strukturen, die Sie verwenden können. 
Dazu gehören insbesondere Aufgaben und Vorgänge, die Sie in dafür vorgesehenen Ablagebereichen strukturiert ablegen können. Ebenfalls in agorum core bereits enthalten ist die Möglichkeit zur Erstellung von Adressen und Unternehmen für den Fall, dass Sie Geschäftsstrukturen abbilden und verwalten wollen. 

Durch die Installation der NORA | 360° Beispielplugins können Sie die verwendbaren Objekte und Ablagestrukturen erweitern. Außerdem können Sie passgenaue Anpassungen für Ihre Anwendungsfälle entwickeln. 

Ablagebereiche

Ein Ablagebereich ist ein spezieller Ordner/Container, der für eine Objektart vorgesehen ist und dort eine einheitliche, automatische Struktur sicherstellt.

Beispiel Kundenbereich:

• Dient als zentraler Ablagebereich für Business-Akten (z. B. Kunden, Partner, Lieferanten).
• Objekte werden automatisch strukturiert abgelegt (z. B. nach Anfangsbuchstaben des Namens in Unterordnern).
• Vorteil: Alle finden Inhalte an der erwarteten Stelle, die Ablage bleibt konsistent.

Vorgangsbereich (Process Area)

Der Vorgangsbereich ist der zentrale Ablageort für Vorgänge (Processes) – also „Fälle“, unter denen anschließend Aufgaben, Dateien, Mails, Notizen und ggf. Zeiten gesammelt werden.

Eigenschaften

• Pflichtfeld: Name 
• Ablageort: Kann in beliebigen Ordnern erstellt werden
• Automatische Struktur: Vorgänge werden automatisch in einer datumsbasierten Ordnerstruktur abgelegt (Jahr/Monat/Tag)

Zweck

• Einheitliche Ablage aller Vorgänge an einem Ort
• Standardisierte Struktur, chronologisch nach Erstellungsdatum
• Sauberer Startpunkt für alle Arbeiten, die als „Vorgang“ organisiert werden

Was wird dort abgelegt?

• Vorgänge (Processes), inkl. abgeleiteter Vorgangstypen 
• Unterhalb des Vorgangs: Aufgaben und Zeiterfassungseinträge (je nach Typ/Beziehung)

Wann wird der Vorgangsbereich verwendet (Faustregel)?

• Wenn der Vorgang keinen eindeutigen Kunden-/Business-Akten-Bezug hat
• Wenn Vorgänge zentral nach Datum/Team/Organisation geführt werden (z. B. interne Projekte, interne Tickets, allgemeine Anfragen)

Aufgabenbereich (Task Area)

Der Aufgabenbereich ist der zentrale Ablageort für Aufgaben, die nicht (oder nicht ausschließlich) zu einem konkreten Vorgang gehören – z. B. interne To-dos, teamübergreifende Aufgaben oder Aufgaben, die erst später einem Vorgang zugeordnet werden.

Eigenschaften

• Pflichtfeld: Name
• Ablageort: Kann in beliebigen Ordnern erstellt werden
• Automatische Struktur: Aufgaben werden automatisch in einer datumsbasierten Ordnerstruktur abgelegt (Jahr/Monat/Tag)

Zweck

• Einheitliche, zentrale Ablage aller „allgemeinen“ Aufgaben
• Standardisierte Struktur für Aufgaben, damit Aufgabenlisten/Filter konsistent funktionieren
• Verhindert „verstreute“ Aufgaben in beliebigen Ordnern

Was wird dort abgelegt?

• Aufgaben (Tasks)
• Unteraufgaben (sofern verwendet, innerhalb der Aufgaben)
• Zeiterfassungen zu Aufgaben (im Unterordner der Aufgabe)

Wann wird der Aufgabenbereich genutzt (Faustregel)?

• Wenn es (noch) keinen passenden Vorgang gibt
• Wenn die Aufgabe rein intern ist und keinen eindeutigen Fall-/Kundenbezug hat
• Wenn Aufgaben als zentrale Eingangsliste/Backlog gepflegt werden sollen

Firmen-Ablagebereich (Business Storage Area)

Der Firmen-Ablagebereich ist der zentrale Ablageort für Business-Objekte. Im Zusammenspiel mit dem CRM-Erweiterungsmodul können hier Kunden, Partner und Lieferanten abgelegt werden.

Eigenschaften

• Pflichtfeld: Name 
• Ablageort: Kann in beliebigen Ordnern erstellt werden
• Automatische Struktur: Business-Objekte werden automatisch nach Namens-Anfangsbuchstaben in Unterordnern abgelegt (z. B. „Müller GmbH“ unter M/Mü/)

Zweck

• Einheitliche, zentrale Ablage aller Business-Akten
• Standardisierte Ordnerstruktur für konsistente Ablage
• Automatische Unterordner-Erstellung bei Anlage neuer Business-Objekte

Was wird dort abgelegt?

• Business-Objekte aller Art
• Mit dem CRM-Modul z. B.: Kunden (Customer), Partner (Partner), Lieferanten (Supplier)

Vorlagenkonzept (Templates)

NORA | 360° unterstützt ein Vorlagensystem, mit dem man komplette Strukturen wiederverwenden kann. Dazu zählen:

• Unterordner
• Dokumenten/Dateien
• Metadaten (Stammdaten, Status, Priorität usw.)
• vordefinierte Aufgabenstrukturen

Vorlagen können außerdem Platzhalter enthalten, die beim Erstellen automatisch mit den eingegebenen Daten ersetzt werden.

Typische Einsatzfälle:

• Standard-Projektstruktur mit Aufgabenpaketen
• Standard-Vertragsakte mit Standarddokumenten
• Wiederkehrende Vorgänge (z. B. „Onboarding“, „Reklamation“, „Support-Ticket“)

Für weitere Informationen siehe NORA | 360° Vorlagen erstellen und verwalten.

Basisobjekte

Vorgang (PRC)

Ein Vorgang ist der zentrale „Arbeitscontainer“ für ein Thema/Fall/Projektanlass. Jeder Vorgang erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix PRC (z. B. PRC-1, PRC-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung des Vorgangs
• Status (agorum_smartorga_status) – Entwurf, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Abgebrochen
• Priorität (agorum_smartorga_priority) – Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig

Optionale Felder

• Beschreibung (agorum_smartorga_description)
• Zuständiger Bearbeiter (agorum_smartorga_assignee)
• Empfänger (agorum_smartorga_recipients) – Gruppen/Benutzer
• Wiedervorlage (agorum_smartorga_resubmission) – Datum
• Vertrag (agorum_smartorga_contract) – Verknüpfung zu einem Vertrag

Ablage

• Im Vorgangsbereich (Process Area) – Standard-Ablageort
• In Business-Objekten (Kundenakten, Partnerakten) – für kundenbezogene Vorgänge

Enthält (Child-Objekte)

• Aufgaben (im Unterordner tasks)
• Zeiterfassungen (im Unterordner time-recording)
• Notizen, Dateien, E-Mails (als Dashboard-Elemente)

Abgeleitete Typen

• Projekt (Project), Ticket-Vorgang (Ticket Process), Vertrag (Contract) – technisch ein spezialisierter Vorgang, siehe eigener Abschnitt

Aufgabe (TSK)

Eine Aufgabe ist ein konkreter Arbeitsschritt. Jede Aufgabe erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix TSK (z. B. TSK-1, TSK-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung der Aufgabe
• Status (agorum_smartorga_status) – Entwurf, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Abgebrochen
• Priorität (agorum_smartorga_priority) – Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig

Optionale Felder

• Beschreibung (agorum_smartorga_description)
• Zuständiger Bearbeiter (agorum_smartorga_assignee)
• Empfänger (agorum_smartorga_recipients) – Gruppen/Benutzer
• Wiedervorlage (agorum_smartorga_resubmission) – Datum
• Vertrag (agorum_smartorga_contract) – Verknüpfung zu einem Vertrag
• Abhängig von (agorum_smartorga_task_depending_on) – andere Aufgaben, von denen diese abhängt
• Verwandte Aufgaben (agorum_smartorga_task_related_to) – Aufgaben, die thematisch zusammenhängen

Ablage

• Im Aufgabenbereich (Task Area) – für alleinstehende Aufgaben
• In Vorgängen (Process) – im Unterordner tasks
• In Verträgen (Contract) – im Unterordner tasks
• In Business-Objekten (Kundenakten) – im Unterordner tasks

Enthält (Child-Objekte)

• Unteraufgaben (Sub-Tasks, im Unterordner tasks)
• Zeiterfassungen (im Unterordner time-recording)

Abgeleitete Typen

• Unteraufgabe (Sub-Task), Projektaufgabe (Project Task), Ticketaufgabe (Ticket Task)

Unteraufgabe (TSK)

Eine Unteraufgabe ist eine Erweiterung der Aufgabe für hierarchische Aufgabenstrukturen. Unteraufgaben verwenden den gleichen Nummernkreis TSK wie Aufgaben.

Pflichtfelder

• Identisch mit Aufgabe: Name, Status, Priorität

Optionale Felder

• Identisch mit Aufgabe (Beschreibung, Bearbeiter, Empfänger, Wiedervorlage, Vertrag, Abhängigkeiten)

Ablage und Voraussetzungen

• Kann ausschließlich innerhalb von Aufgaben oder anderen Unteraufgaben angelegt werden (im Unterordner tasks)
• Unteraufgaben können standardmäßig keine weitere Unteraufgaben enthalten

Vertrag (CNT)

Ein Vertrag ist in NORA | 360° eine Spezialisierung eines Vorgangs (er „erweitert“ das Vorgangskonzept), aber mit vertragsspezifischen Feldern. Jeder Vertrag erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix CNT (z. B. CNT-1, CNT-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung des Vertrags
• Status (agorum_smartorga_status) – Entwurf, Offen, In Bearbeitung, Wartend, Erledigt, Abgebrochen
• Priorität (agorum_smartorga_priority) – Sehr hoch, Hoch, Mittel, Niedrig, Sehr niedrig
• Vertragstyp (agorum_smartorga_contract_type) – Pflicht-Referenz auf einen Vertragstyp

Optionale Felder 

• Beschreibung (agorum_smartorga_description)
• Vertragsverantwortlicher (agorum_smartorga_assignee)
• Empfänger (agorum_smartorga_recipients) – Gruppen/Benutzer
• Wiedervorlage (agorum_smartorga_resubmission) – Datum
• Vertragsbeginn (agorum_smartorga_contract_start) – Datum
• Vertragsende (agorum_smartorga_contract_end) – Datum
• Stundensatz (agorum_smartorga_contract_hourly_rate) – Zahl
• Gesamtwert (agorum_smartorga_contract_total_value) – Zahl
• Bestellnummer (agorum_smartorga_contract_order_number) – Text
• Bezahlt (agorum_smartorga_contract_paid) – Ja/Nein
• Überbuchung erlauben (agorum_smartorga_contract_allow_overbooking) – Ja/Nein

Ablage

• Ausschließlich unter Kundenakten (Customer), Partnerakten (Partner) oder Lieferantenakten (Supplier) im Unterordner contract

Enthält (Child-Objekte)

• Aufgaben (im Unterordner tasks) – einziger erlaubter Child-Typ

Abhängigkeitskette

• Vertragstyp muss zuerst existieren → wird im Vertrag referenziert
• Business-Objekt (Kunde/Partner/Lieferant) muss zuerst existieren → Vertrag wird dort abgelegt

Zeiterfassung (TRC)

Zeiterfassungseinträge dokumentieren Arbeitszeit und sind für Auswertung/Abrechnung gedacht. Jeder Eintrag erhält automatisch eine fortlaufende Nummer mit dem Präfix TRC (z. B. TRC-1, TRC-2).

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – technisches Pflichtfeld, kann leer gelassen werden
• Vertrag (agorum_smartorga_contract) – Pflicht-Referenz auf einen Vertrag

Optionale Felder

• Dauer (agorum_smartorga_time_recording_duration) – Dauer in Minuten
• Abrechenbare Dauer (agorum_smartorga_time_recording_duration_billable) – in Minuten
• Kommentar (agorum_smartorga_time_recording_comment) – Beschreibung der Tätigkeit
• Datum (agorum_smartorga_time_recording_date) – Zeitpunkt der Erfassung
• Benutzer (agorum_smartorga_time_recording_user) – wer die Zeit erfasst hat
• Abgerechnet (agorum_smartorga_time_recording_billed) – Ja/Nein

Ablage

• In Aufgaben (Task) – häufigster Ablageort, im Unterordner time-recording
• In Vorgängen (Process) – im Unterordner time-recording
• In Projekten (Project) – im Unterordner time-recording
• In Projektaufgaben und Ticketaufgaben

Abhängigkeitskette

• Vertragstyp muss zuerst existieren → wird im Vertrag referenziert
• Vertrag muss zuerst existieren → wird in der Zeiterfassung referenziert
• Arbeitskontext (Aufgabe/Vorgang/Projekt) muss zuerst existieren → Zeiterfassung wird dort abgelegt

Basiseinstellungen

Vertragstyp

Ein Vertragstyp ist in NORA | 360° ein Einstellungs‑/Stammdatenobjekt, mit dem Sie Verträge inhaltlich klassifizieren und standardisieren. Statt dass jeder Vertrag „frei“ und uneinheitlich gepflegt wird, definiert der Vertragstyp, welche Art von Vertrag vorliegt (z. B. Wartungsvertrag, Rahmenvertrag, Projektvertrag, Supportvertrag) und sorgt damit für vergleichbare Daten, klare Prozesse und bessere Auswertbarkeit.

Pflichtfelder

• Name (acso2_name) – Bezeichnung des Vertragstyps (z. B. „Wartungsvertrag“, „Lizenzvertrag“)

Ablage

• Kann in beliebigen Ordnern abgelegt werden
• Empfohlener Ablageort: Einstellungsordner (z. B. Einstellungen/Vertragstypen)

Wofür wird ein Vertragstyp verwendet?

• Pflichtklassifikation für Verträge: Ein Vertrag benötigt zwingend einen Vertragstyp, damit NORA den Vertrag eindeutig einordnen kann.
• Standardisierung: Vertragstypen helfen, gleiche Vertragsarten nach denselben Regeln zu pflegen.
• Prozesssteuerung & Automatisierung: Je nach Vertragstyp können Workflows, Aufgabenlisten oder Vorlagen passend gestartet werden.
• Auswertungen/Reporting: Vertragstypen ermöglichen Filter und Statistiken, z. B. „alle Wartungsverträge“, „alle Projektverträge mit Laufzeitende im nächsten Quartal“.

Übersicht der Abhängigkeiten

Die folgende Übersicht zeigt, in welcher Reihenfolge die Objekte angelegt werden müssen:

Objekt	Präfix	Voraussetzung	Ablageort
Vertragstyp	–	Keine	Beliebiger Ordner
Ablagebereiche	–	Keine	Beliebiger Ordner
Vorgang (PRC)	PRC	Keine	Vorgangsbereich, Business-Objekt oder beliebiger Ordner
Aufgabe (TSK)	TSK	Keine	Aufgabenbereich, Vorgang, Vertrag, Business-Objekt oder beliebiger Ordner
Unteraufgabe (TSK)	TSK	Aufgabe oder Unteraufgabe als Parent	Innerhalb einer Aufgabe oder Unteraufgabe
Vertrag (CNT)	CNT	Vertragstyp + Business-Objekt (Kunde/Partner/Lieferant)	Ausschließlich unter Business-Objekten
Zeiterfassung (TRC)	TRC	Vertrag + Arbeitskontext (Aufgabe/Vorgang/Projekt)	Innerhalb von Aufgaben, Vorgängen oder Projekten