ALBERT | AI Workspace verwenden

Was ist der ALBERT | AI Workspace?

Der ALBERT | AI Workspace ist Ihr persönlicher Arbeitsbereich in agorum core pro. Sie ordnen einem Workspace beliebige Ordner zu und arbeiten innerhalb dieses Bereichs direkt mit ALBERT | AI zusammen, etwa um Inhalte zu recherchieren, zusammenzufassen oder neue Dokumente zu erstellen.

ALBERT | AI darf in einem Workspace ausschließlich innerhalb der von Ihnen zugeordneten Ordner arbeiten, wenn es um schreibende Aktionen geht. Das System sorgt automatisch dafür, dass jede schreibende Aktion der KI auf diese Ordner begrenzt bleibt.

Wofür ist der ALBERT | AI Workspace gedacht?

Der ALBERT | AI Workspace eignet sich besonders für Situationen, in denen Sie auf einer abgegrenzten Datenauswahl mit der KI arbeiten möchten, ohne andere Inhalte zu gefährden. Typische Einsatzszenarien sind zum Beispiel:

Szenario	Beschreibung
Persönlicher Recherche-Bereich	Sie sammeln in einem Workspace Dokumente zu einem Thema und nutzen die KI, um Inhalte zusammenzufassen, zu vergleichen oder Antworten daraus zu erzeugen.
Projekt-Arbeitsbereich	Sie ordnen einem Workspace einen oder mehrere Projekt-Ordner zu und lassen sich von der KI bei der Erstellung von Notizen, Protokollen oder Texten unterstützen.
Team-Bereich	Sie arbeiten gemeinsam mit anderen Personen auf einem definierten Ordnerbereich und nutzen die KI, um Aufgaben in genau diesem Bereich zu erledigen.
Bereich zur Erstellung eines KI-Skills	Sammlung der Informationen und Ressourcen zur Erstellung eines eigenen KI-Skills, z. B. für einen Marketing-Styleguide. Ein KI-Skill ist eine wiederverwendbare Beschreibung, die einem KI-Agenten genau erklärt, wie er eine bestimmte Aufgabe innerhalb eines komplexeren Arbeitsablaufs erledigen soll. Für weitere Informationen über KI-Skills in agorum core pro siehe Skills verwenden.

Wichtige Begriffe

Begriff	Bedeutung
Workspace	Ihr benannter, persönlicher Arbeitsbereich mit zugeordneten Ordnern und einem eigenen KI-Chat. Sie können mehrere Workspaces anlegen und zwischen ihnen wechseln.
Workspace-Ordner	Die Ordner, die Sie einem Workspace zuordnen. Innerhalb dieser Ordner ist die KI vollständig handlungsfähig, außerhalb nicht.
KI-Chat	Der eingebettete Chat mit ALBERT | AI auf der rechten Seite des Workspaces, der genau auf den aktuellen Workspace zugeschnitten ist.

ALBERT | AI Workspace öffnen und die Oberfläche kennenlernen

Der ALBERT | AI Workspace wird über das Hauptmenü von agorum core pro gestartet. Sobald Sie die Anwendung geöffnet haben, sehen Sie einen Willkommensbildschirm.

So öffnen Sie ALBERT | AI Workspace

1. Öffnen Sie das Hauptmenü in agorum core pro. Klicken Sie dazu rechts oben in der Kopfzeile auf .
2. Wählen Sie den Eintrag ALBERT | AI Workspace öffnen.
3. Der Dialog ALBERT | AI Workspace öffnet sich in einem eigenen Fenster.

 

Der Willkommensbildschirm

Wenn noch kein Workspace geöffnet ist, sehen Sie den Willkommensbildschirm mit einem Schnellstart-Bereich:

 

Im Schnellstart stehen Ihnen zwei Schaltflächen für den schnellen Einstieg zur Verfügung:

Schaltfläche	Aktion
Neuen Workspace erstellen	Legt einen neuen, leeren Workspace an. Sie vergeben dabei einen Namen.
Bestehenden Workspace öffnen	Zeigt eine Auswahl Ihrer bereits angelegten Workspaces. Sie wählen den gewünschten Workspace aus und arbeiten in ihm weiter.

Neuen Workspace erstellen

1. Wählen Sie im Willkommensdialog von ALBERT | AI Workspace Neuen Workspace erstellen.
2. Legen Sie im Dialog Workspace erstellen einen Namen für Ihren neuen Workspace fest und wählen Sie Speichern.
   
   Ergebnis: Ein leerer ALBERT | AI Workspace öffnet sich.
3. Sie können den Workspace über das Menü Datei verwalten und einen oder mehrere Ordner zu ihrem Workspace hinzufügen:
   Datei > Ordner zum Workspace hinzufügen (Ordnerauswahl) oder
   Datei > Ordner zum Workspace hinzufügen (Suche)
   
   Ergebnis: Sie können innerhalb der Ordnerauswahl gezielt Ordner oder einzelne Dokumente auswählen und über den ALBERT | AI Chat auf der rechten Fensterseite direkt kontextbezogen mit ALBERT | AI in den Dokumenten recherchieren oder Änderungen an den Ordnern oder Dokumenten mit der KI vornehmen.

 

Die Oberfläche eines geöffneten Workspaces

Sobald ein Workspace geöffnet ist, gliedert sich die Oberfläche in mehrere Bereiche. In der Titelzeile sehen Sie den Namen des aktuell geöffneten Workspaces (z. B. ALBERT | AI Workspace - doc-workspace).

Der Workspace gliedert sich in folgende Bereiche:

Bereich	Funktion
Toolbar (oben) mit Menü Datei	Hier verwalten Sie Ihre Workspaces (anlegen, öffnen, umbenennen, schließen, löschen) und fügen Ordner hinzu oder entfernen sie.
Ordnerbaum (links)	Zeigt die Ihrem Workspace zugeordneten Ordner und deren Unterordner. Solange noch kein Ordner zugeordnet ist, bleibt die Baumstruktur leer.
Inhaltsliste (zweite Spalte)	Listet die Objekte des in der Baumstruktur ausgewählten Ordners auf.
Detailbereich (Mitte) mit den Tabs Ansicht, ALBERT | AI, Übersicht, Vorschau, Objektinfo, Notizen, Rechte	Zeigt den Inhalt sowie die Eigenschaften des markierten Objekts an. Für weitere Informationen zur Detailansicht siehe Detailfenster kennenlernen.
KI-Chat (rechts)	Der eingebettete Chat mit ALBERT | AI, der direkt auf den aktuellen Workspace zugeschnitten ist und seine Berechtigung zum Schreiben auf die zugeordneten Ordner begrenzt. Für weitere Informationen zum ALBERT | AI Chat siehe ALBERTs Chat verwenden.

Workspaces verwalten

Alle Aktionen rund um Ihre Workspaces finden Sie im Menü Datei oben links in der Anwendung. Sie können beliebig viele Workspaces anlegen und zwischen ihnen wechseln.

 

Neuen Workspace erstellen

1. Öffnen Sie im Menü Datei den Eintrag Neuer Workspace.
   (Alternativ können Sie auf dem Willkommensbildschirm auf Neuen Workspace erstellen klicken.)
2. Im Dialog Workspace erstellen geben Sie den gewünschten Namen ein.
3. Bestätigen Sie mit Speichern. Der neue Workspace wird automatisch geöffnet.

Bestehenden Workspace öffnen

1. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Workspace öffnen.
2. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Workspace aus der Liste aus.
3. Bestätigen Sie mit OK.

Der gewählte Workspace wird geladen. Der Ordnerbaum zeigt die zugeordneten Ordner, und der KI-Chat wird mit dem im Workspace gespeicherten Chat-Verlauf wiederhergestellt.

Zwischen Workspaces wechseln

Ein Wechsel zwischen Workspaces erfolgt ebenfalls über den Menüeintrag Workspace öffnen. Es ist immer nur ein Workspace gleichzeitig geöffnet. Ihre Auswahl und der Chat-Verlauf des bisherigen Workspaces bleiben dabei erhalten und werden beim nächsten Öffnen wiederhergestellt.

Workspace umbenennen

1. Öffnen Sie den Workspace, den Sie umbenennen möchten.
2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Workspace umbenennen.
3. Passen Sie den Namen im Dialog an und bestätigen Sie mit Speichern.

Workspace schließen

Über den Menüeintrag „Workspace schließen“ kehren Sie zum Willkommensbildschirm zurück. Der Workspace selbst bleibt gespeichert und kann später wieder geöffnet werden.

Workspace löschen

1. Öffnen Sie den Workspace, den Sie löschen möchten.
2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Workspace löschen.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Wo werden meine Workspaces gespeichert?

Jeder Workspace wird als kleine Konfigurationsdatei in Ihrem persönlichen Ordner Eigene Dateien abgelegt, im Unterordner agorum.ai.workspace. Diese Datei enthält den Namen des Workspaces, die zugeordneten Ordner, die zuletzt ausgewählten Einträge sowie die Verknüpfung zum zugehörigen KI-Chat.

Ordner zum Workspace hinzufügen und entfernen

Damit ALBERT | AI in einem Workspace arbeiten kann, müssen Sie diesem mindestens einen Ordner zuordnen. Diese Ordner bilden die Schreibgrenze der KI: Innerhalb dieser Ordner darf die KI Dokumente erstellen, ändern oder verschieben, außerhalb nicht.

Sie haben drei Wege, einen Ordner einem Workspace hinzuzufügen:

Ordner über die Ordnerauswahl hinzufügen

Diese Variante eignet sich, wenn Sie genau wissen, in welchem Bereich der Ordner liegt, und ihn im Ordnerbaum gezielt auswählen möchten.

1. Öffnen Sie den Workspace, dem Sie Ordner hinzufügen möchten.
2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Ordner zum Workspace hinzufügen (Ordnerauswahl).
3. Im sich öffnenden Dialog navigieren Sie im Ordnerbaum zum gewünschten Ordner.
4. Markieren Sie einen oder mehrere Ordner.
5. Bestätigen Sie die Auswahl. Die Ordner erscheinen sofort als Einstiegspunkte im Ordnerbaum des Workspaces.

Ordner per Suche hinzufügen

Diese Variante eignet sich, wenn Sie den Ordner anhand des Namens, eines Metadatums oder eines Filters schneller finden als über den Ordnerbaum.

1. Öffnen Sie den Workspace.
2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Ordner zum Workspace hinzufügen (Suche).
3. Es öffnet sich das gewohnte Such-Dialogfenster. In der Trefferliste werden ausschließlich Ordner angezeigt.
4. Geben Sie Ihre Suche ein und wählen Sie einen oder mehrere Ordner aus der Trefferliste.
5. Bestätigen Sie die Auswahl.

Variante 3: Ordner per Kontextmenü hinzufügen

Diese Variante eignet sich, wenn Sie sich gerade in agorum core bewegen und einen Ordner spontan einem Workspace zuordnen möchten, ohne den ALBERT | AI Workspace selbst öffnen zu müssen.

1. Navigieren Sie in agorum core zu dem Ordner, den Sie hinzufügen möchten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner. Bei Bedarf markieren Sie auch mehrere Ordner und öffnen dort das Kontextmenü.
3. Wählen Sie den Eintrag Zu ALBERT | AI Workspace hinzufügen.
4. Im Dialog wählen Sie aus Ihren Workspaces den Ziel-Workspace aus.
5. Bestätigen Sie mit OK. Die markierten Ordner werden dem gewählten Workspace hinzugefügt.

Ordner aus dem Workspace entfernen

1. Öffnen Sie den Workspace.
2. Wählen Sie im Ordnerbaum des Workspaces den Ordner aus, den Sie entfernen möchten.
3. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Ausgewählten Ordner aus Workspace entfernen.

Mit ALBERT | AI im Workspace arbeiten

Im rechten Bereich Ihres Workspaces steht Ihnen der KI-Chat zur Verfügung. Sie können ALBERT | AI hier Fragen stellen oder Aufgaben übertragen, immer mit dem klaren Kontext Ihrer Workspace-Ordner.

So funktioniert der KI-Chat im Workspace

Beim ersten Öffnen eines Workspaces wird automatisch ein neuer Chat angelegt und mit dem Workspace verknüpft. Bei jedem weiteren Öffnen wird der bestehende Chat wieder geladen. Ihr Verlauf bleibt erhalten.

Im leeren Chat zeigt ALBERT | AI eine kurze Willkommensnachricht mit zwei Beispiel-Prompts, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Was liegt in diesem Workspace?
• Erstelle ein neues Dokument im aktuell gewählten Ordner.

Im unteren Bereich des Chats geben Sie Ihre Frage oder Aufgabe ein.

Für weitere Informationen zur Verwendung des ALBERT | AI Chats siehe ALBERTs Chat verwenden.

Auswahl im Workspace steuert den Kontext

Der Chat erhält fortlaufend folgende Informationen, sobald sie sich ändern:

• Die Liste der Ordner, die dem Workspace zugeordnet sind.
• Der im Ordnerbaum aktuell ausgewählte Ordner.
• Das in der Inhaltsliste aktuell ausgewählte Objekt (z. B. ein markiertes Dokument).

Dadurch kann sich die KI direkt auf „dieses Dokument“ oder „den aktuell ausgewählten Ordner“ beziehen, ohne dass Sie UUIDs oder Pfade angeben müssen.

Was darf die KI – und was nicht?

Aktion	Verhalten der KI
Lesen, Durchsuchen, Zusammenfassen von Inhalten der Workspace-Ordner	Erlaubt – der Standardanwendungsfall.
Neue Dokumente in den Workspace-Ordnern anlegen, vorhandene Dokumente bearbeiten, umbenennen, verschieben	Erlaubt – immer innerhalb der zugeordneten Ordner, vorausgesetzt, Sie haben Schreibzugriff auf die bearbeiteten Objekte.
Schreibende Aktionen außerhalb der Workspace-Ordner	Werden vom System automatisch blockiert. Die KI meldet zurück, dass sie außerhalb des Workspaces nicht arbeiten darf.

Beispiele für typische Prompts

Ziel	Beispiel-Prompt
Überblick verschaffen	Was liegt in diesem Workspace?
Inhalt zusammenfassen	Fasse den Inhalt des aktuell ausgewählten Dokuments kurz zusammen.
Recherchieren	Welche Dokumente im Workspace behandeln das Thema „Lieferanten“?
Neues Dokument erstellen	Erstelle ein neues Dokument im aktuell gewählten Ordner mit einer Zusammenfassung der letzten drei Protokolle.
Bestehendes Dokument bearbeiten	Ergänze im markierten Protokoll einen Abschnitt „Nächste Schritte“.

Hinweise und Tipps zum Umgang mit Workspaces

Dieser Abschnitt fasst die wichtigsten Verhaltensweisen des ALBERT | AI Workspace zusammen, die Ihnen im Alltag begegnen können.

Externe Änderungen am Workspace

Es kann vorkommen, dass derselbe Workspace an mehreren Stellen gleichzeitig geöffnet ist, zum Beispiel in einem zweiten Browsertab. Ändert sich der Workspace dort (etwa weil ein Ordner hinzugefügt wird), erkennt das System dies automatisch.

1. Sie erhalten den Hinweis Workspace wurde geändert.
2. Sie können den Workspace neu laden, um die Änderungen zu übernehmen.
   Oder Sie verwerfen den Hinweis. Dann arbeiten Sie mit Ihrer aktuellen Ansicht weiter.

Grenzen der KI

Situation	Was die KI tut
Sie bitten die KI, ein Dokument außerhalb des Workspaces zu erstellen oder zu ändern.	Die KI lehnt ab und weist Sie freundlich darauf hin, dass sie nur innerhalb der zugeordneten Ordner arbeiten darf. Sie können ihr das Schreiben außerhalb des Workspaces aber explizit erlauben.
Sie bitten die KI, ein Dokument zu lesen, das außerhalb des Workspaces liegt, und auf das Sie verwiesen haben.	Die KI kann das Dokument lesen, weist Sie aber gegebenenfalls darauf hin, dass es außerhalb des Workspaces liegt.
Sie möchten dauerhaft auch andere Ordner einbeziehen.	Fügen Sie die zusätzlichen Ordner Ihrem Workspace hinzu.

Verfügbarkeit der KI

Der KI-Chat im ALBERT | AI Workspace setzt voraus, dass ALBERT | AI in Ihrem System eingerichtet und das passende Modell konfiguriert ist. Sollte die KI nicht verfügbar sein, sehen Sie statt des Chats einen entsprechenden Hinweis.

Mehrere Workspaces sinnvoll nutzen

Empfehlung	Hintergrund
Pro Thema oder Projekt einen eigenen Workspace anlegen.	Der Kontext der KI bleibt klar und ihre Antworten werden relevanter.
Nur die wirklich nötigen Ordner zuordnen.	So behält die KI einen klaren Fokus und ihre Ergebnisse sind präziser.
Workspaces aufräumen.	Löschen Sie Workspaces, die Sie nicht mehr benötigen. Die enthaltenen Ordner und Dokumente bleiben in agorum core erhalten.

Workspace an die Seitenleiste heften und in einem neuen Fenster öffnen

1. Wenn Sie zukünftig auf Ihren neuen Workspace über die Seitenleiste zugreifen wollen, klicken Sie im agorum core Fenster (und nicht im darüber geöffneten Developer Studio Fenster) unten links in der Seitenleiste mit der rechten Maustaste auf ALBERT | AI Workspace - <Workspace-Name> und wählen Sie Als neuen Tab an Tab-Leiste anheften.
2. Jetzt können Sie Ihren ALBERT | AI Workspace in einem neuen Browsertab öffnen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Eintrag in der Seitenleiste und wählen Sie In neuem Fenster öffnen.