Metadaten und Dokumententypen im agorum core basic archive anlegen

Dokumententypen und Metadaten in der Bedienoberfläche

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Archivieren Ihre Benutzer Dokumente im agorum core basic archive, sei es per Drag-and-drop oder über den Zentraleingang / Benutzereingang, können diese einen Dokumententyp wählen. Abhängig davon, welche Auswahl Ihre Benutzer treffen, zeigt das System Eingabefelder (Metadaten) an. Anhand dieser Informationen lassen sich die Dokumente über die Suche wiederfinden.

Vorbereitungen vor der Anlage eines neuen Dokumententyps

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Folgende Fragen dienen zur Vorbereitung:

• Welche Metadaten wollen Sie setzen?
• Welche Metadaten benötigen Ihre Benutzer für ein produktives Arbeiten?
• Welche Eingabeformate möchten Sie erlauben?

Sobald Sie diese Fragen beantworten können, erstellen Sie zuerst die Metadaten und definieren anschließend den Dokumententypen.

Beispiel

Sie erfahren von Ihren Benutzern, dass diese Verträge archivieren und schnell wiederfinden möchten. Sie erstellen also einen neuen Dokumententyp namens Vertrag. Folgende Metadaten sind hier etwa von Bedeutung:

Metadatum	Beschreibung
Vertragsnummer	Diese Nummer ist eine normale Zeichenkette. Je nach Vertrag stehen hier verschiedene Werte.
Startdatum des Vertrags	Die Benutzer sollen hier ein Startdatum einfügen (Pflichtangabe).
Datum des Vertragsendes	Die Benutzer können hier, falls vorhanden, optional ein Vertragsenddatum einfügen.
Vertragsart	Ziel der Vertragsart ist es, dass Ihre Benutzer nach Versicherung, Strom und ähnlichen Bereichen suchen können. Sie geben Ihnen in diesem Fall die Eingabe vor – zum einen, um Tippfehler zu vermeiden, zum anderen, um einen einheitlichen Wortlaut im Unternehmen zu etablieren.
Vertragspartner	Hier erscheinen vorhandene eingetragene Vertragspartner. Eine freie Angabe ist weiterhin möglich.

Mit diesem Wissen legen Sie jetzt die Metadaten an.

Ein Metadatum anlegen

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1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf   und dann auf  Administration > Metadaten anlegen.
2. Klicken Sie auf Metadatum hinzufügen.
3. Geben Sie die Daten zum Metadatum ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Daten zum Metadatum eingeben

 

Feld/Option	Beschreibung
Anzeige-Name	Definiert die für den Benutzer sichtbare Bezeichnung des Metadatums.
Type	Definiert den Metadatentyp. Sie können diese Angabe nachträglich nicht mehr ändern.
Automatisch	Aktiviert Erlaubt dem Benutzer, bereits gesetzte Werte für dieses Metadatum einzusehen und zu wählen. Eine freie Texteingabe ist weiterhin möglich. Deaktiviert Verweigert dem Benutzer, bereits gesetzte Werte für dieses Metadatum einzusehen und zu wählen. Eine freie Texteingabe ist weiterhin möglich.
CSV-Quelle	Aktiviert Eine Auswahl an vordefinierten Einträgen erscheint. Der Benutzer kann nur eine Auswahl treffen und keinen eigenen Text eintragen. Deaktiviert Vordefinierte Einträge erscheinen nicht. Erklärung zur Option siehe Option „CSV-Quelle“
Optional	Aktiviert Das Metadatum ist eine optionale Angabe, der Benutzer kann das Metadatum überspringen. Deaktiviert Das Metadatum ist eine Pflichtangabe, der Benutzer muss das Metadatum ausfüllen. Andernfalls können Dokumente nicht im System abgelegt werden.

Option „CSV-Quelle“

Eine CSV-Quelle verwenden Sie im Unternehmen, wenn Sie dem Benutzer eine Auswahl an Werten geben möchten, um das Metadatum nach speziellen Kriterien zu kategorisieren.

1. Legen Sie das Metadatum mit der Option CSV-Quelle an.
   
   Ergebnis: Das System legt das Metadatum im Hintergrund an.
2. Klicken Sie oben in der Kopfleiste auf und dann auf Administration > CSV-Quelle bearbeiten.
3. Wählen Sie Ihr angelegtes Metadatum.
4. Fügen Sie Ihre Werte hinzu.
   
   • Tragen Sie für value und text die gleichen Werte ein.
   • Lassen Sie die erste Zeile value;text, unverändert.
   • Ist ein Semikolon in value oder text erforderlich, verwenden Sie Doppelhochkommas: "abc; Beispiel";"abc; Beispiel"
   
   value
   Wert, den das System in der Datenbank speichert.
   
   text
   Anzeige in der Bedienoberfläche für Benutzer
5. Speichern Sie die Datei.
6. Folgen Sie den Handlungsschritten unter Dokumententyp anlegen und Metadatum dem Dokumententyp hinzufügen.

Einen Dokumententypen anlegen

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Nachdem Sie Ihre Metadaten erstellt haben, fügen Sie diese einem bestehenden oder neuen Dokumententypen hinzu.

1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf Administration > Dokumenttypen anlegen.
2. Klicken Sie auf Dokumenttypen hinzufügen.
3. Geben Sie den Dokumententyp an.
4. Speichern Sie.

Dem Dokumententypen ein Metadatum hinzufügen

Im gleichen Fenster können Sie dem Dokumententypen Metadaten hinzufügen. Dadurch ordnet das System das Metadatum automatisch diesem Dokumententypen zu.

1. Markieren Sie links im Abschnitt Dokumenttypen Ihren neuen Dokumententyp.
2. Klicken Sie auf Metadatum hinzufügen.
   
   Ergebnis: Sie sehen links in der Baumstruktur unterhalb Ihres neuen Dokumententyps einen Eintrag des neuen Metadatums.
3. Wählen Sie das entsprechende Metadatum aus der Liste.
4. Speichern Sie.

Oberflächen neu laden

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Damit Ihre Änderungen greifen, müssen Sie und Ihre Benutzer die Fenster von agorum core neu laden / aktualisieren.

Durch das Aktualisieren lädt das System die Oberflächen neu. Die Anpassungen sind danach aktiv.

Einen automatisch angelegten Filter in der Suche berechtigen (metadata collection)

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Mit dem Anlegen des neuen Dokumententyps erstellt das System gleichzeitig automatisch einen Filter in der Suche sowie eine metadata collection. Dieser Filter trägt den gleichen Namen wie der angelegte Dokumententyp. Als Filteroptionen auf der linken Seite stehen Benutzern die gewählten Metadaten zur Verfügung, die Sie bei der Anlage des Dokumententyps gewählt haben.

Für diese Filter legt das System automatisch eine allgemeine ACL mit dem Namen ACL_agorum core basic archive_collection an, damit Sie die Filter pro Benutzer berechtigen können.

So finden Sie die ACL:

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Administration und dann ACLs/Rechte.
2. Öffnen Sie den Pfad:

   ACLs/Rechte/agorum core basic archive/

   
   Ergebnis: Sie finden die ACL in diesem Pfad unter dem Namen ACL_agorum core basic archive_collection.
   
   • Wenn Sie diesem ACL nur bestimmte Benutzer zuweisen, sehen nur diese Benutzer die angelegten Filter in der Suche.
   •  Im Standard sieht jeder Benutzer mit Zugriff auf das agorum core basic archive diese Filter.

Einen Dokumententypen für metadata collections aktualisieren

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Dokumente, die mit einem Dokumententyp versehen sind, können Sie mithilfe eines sogenannten Workers aktualisieren, damit Sie diese Dokumente in den zugehörigen metadata collections finden können.

Mit dem nachfolgenden Worker können Sie beliebig viele Dokumente aktualisieren. Das Update läuft im Hintergrund, sodass Sie weiter mit dem System arbeiten können. Es ist also egal, ob Sie 100 Dokumente im agorum core basic archive haben oder 100 Millionen.

Den Worker aktiv schalten

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann support tool.
2. Wählen Sie links im Menü Worker > Actions > QueryScript : update-acbasicarchive-collection.
3. Stellen Sie den Wert Concurrency auf 1.
4. Klicken Sie unten auf Update worker script.
   
   Ergebnis: Der Worker startet.
   
   Unter Sub Statistics können Sie prüfen, ob der Worker läuft. Dies erkennen Sie daran, dass der Worker Jobs run nicht weiter hochzählt (oder gar nicht mehr anzeigt – erst nachdem sie Show all angeklickt haben).
5. Stellen Sie den Wert Concurrency auf 0, damit sich der Worker abschaltet.
6. Klicken Sie erneut unten auf Update worker script.

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