Mit der Suche arbeiten

Mithilfe der Suche (auch agorum core information center genannt) können Sie in Sekundenschnelle suchen und filtern und finden so gezielt die benötigten Informationen. Für eine gezieltere und detailliertere Suche sind im Standard bereits einige Filter vorhanden. Sofern Sie das agorum core basic archive oder eine andere App verwenden, stehen spezielle Filter für diese Apps zur Verfügung.

Ihre Suchen können Sie abspeichern und so bei Bedarf schnell wieder aufrufen, um spezifische Kriterien nicht ständig neu eingeben zu müssen.

Sie können Filter und Suchen definieren, die Sie wiederum als Mitteilungen definieren können, um informiert zu werden, wenn es zu dem Suchprofil Neuigkeiten gibt.

Die Suche öffnen

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Sie öffnen die Suche:

• über die Suchleiste
• über die Seitenleiste

Die Suche über die Suchleiste öffnen

1. Klicken Sie oben in die Suchleiste.
2. Geben Sie einen Suchbegriff ein.
3. Bestätigen Sie mit der Enter-Taste.
   
   Ergebnis: Die Suche öffnet sich.

Die Suche über die Seitenleiste öffnen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Suche.
   
   Ergebnis: Die Suche öffnet sich im gleichen Browserfenster.

Nach Informationen suchen

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Nachdem sich die Suche geöffnet hat, können Sie gezielt nach den gewünschten Informationen suchen.

1. Geben Sie in die Suchleiste einen Suchbegriff ein.
2. Wählen Sie links von der Suchleiste einen Filter , um das Suchergebnis einzugrenzen (siehe Filter verwenden).
3. Wählen Sie links im Abschnitt Filter weitere Filteroptionen.
4. Bestätigen Sie die Eingabe in der Suchleiste mit der Enter-Taste.
   
   Ergebnis: Die Treffer zu Ihrer Suche erscheinen im Suchergebnis unterhalb der Suchleiste.

   Tipps:
   • Klicken Sie auf ein Element, erscheint rechts die Vorschau des markierten Dokuments.
   • Klicken Sie auf einen Ordner, öffnet sich der agorum core explorer.
   • Sie können die Filteroptionen links und die Detailansicht rechts mit einem Klick auf das Symbol einklappen, um mehr Platz auf dem Bildschirm zu schaffen.

Die Ansicht im Suchergebnis anpassen

Sie können die Ansicht im Suchergebnis individuell an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, indem Sie die rechte Maustaste anklicken. Dies gilt für Symbole, die Sie rechts und links von der Suchleiste sehen:

• Filter
• Symbol zum Aktualisieren des Suchergebnisses
• Feld Ergebnis einschränken (nur bei Nach links verschieben und Nach rechts verschieben)
• Symbol zum Einstellen der Benachrichtigungen
• Symbol zum Öffnen weiterer Optionen 

Suchergebnisse sortieren

Sie können die Reihenfolge, in der die Suchergebnisse angezeigt werden, anpassen:

1. Klicken Sie oben rechts auf und dann auf Sortierung.
   
   Ergebnis: Die Liste der Sortiermöglichkeiten öffnet sich.

    

   

   Liste der Sortiermöglichkeiten
2. Wählen Sie in der Liste der Sortiermöglichkeiten die Reihenfolge, in der Sie die Suchergebnisse anzeigen lassen wollen.

    

   Sortierung	Beschreibung
   Bester Treffer	Sortiert die Suchergebnisse basierend auf der Relevanz, wobei die am besten passenden Ergebnisse zuerst angezeigt werden. Dabei wird etwa berücksichtigt, wie häufig ein Suchbegriff im Dokument vorhanden ist.
   Name (A-Z)	Sortiert die Ergebnisse alphabetisch aufsteigend nach dem Namen, beginnend mit A.
   Name (Z-A)	Sortiert die Ergebnisse alphabetisch absteigend nach dem Namen, beginnend mit Z.
   Erstelldatum (neu-alt)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Erstelldatum, wobei die neuesten zuerst angezeigt werden.
   Erstelldatum (alt-neu)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Erstelldatum, wobei die ältesten zuerst angezeigt werden.
   Zuletzt geändert (neu-alt)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Datum der letzten Änderung durch einen Benutzer, wobei die neuesten Änderungen zuerst angezeigt werden.
   Zuletzt geändert (alt-neu)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Datum der letzten Änderung durch einen Benutzer, wobei die ältesten Änderungen zuerst angezeigt werden.
   Intern aktualisiert (neu-alt)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Datum der letzten internen Aktualisierung, auch durch interne Prozesse, wobei die neuesten Aktualisierungen zuerst angezeigt werden.
   Intern aktualisiert (alt-neu)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Datum der letzten internen Aktualisierung, auch durch Prozesse, wobei die ältesten Aktualisierungen zuerst angezeigt werden.
   Hinzufügedatum (neu-alt)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Datum, an dem sie zuletzt in einen neuen Ordner gelegt (verlinkt, verschoben) wurden, wobei die neuesten Einträge zuerst angezeigt werden.
   Hinzufügedatum (alt-neu)	Sortiert die Ergebnisse nach dem Datum, an dem sie zuletzt in einen neuen Ordner gelegt (verlinkt, verschoben) wurden, wobei die ältesten Einträge zuerst angezeigt werden.
   Dateigröße (groß-klein)	Sortiert die Ergebnisse nach der Dateigröße, wobei die größten Dateien zuerst angezeigt werden.
   Dateigröße (klein-groß)	Sortiert die Ergebnisse nach der Dateigröße, wobei die kleinsten Dateien zuerst angezeigt werden.

Suchergebnisse exportieren

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Sie können die Suchergebnisse exportieren. Der Export erstellt eine Liste der Suchergebnisse in CSV-Format. Die CSV-Datei wird auf Ihren Rechner heruntergeladen.

1. Klicken Sie oben rechts auf und dann auf Export.
2. Klicken Sie im Untermenü auf Suchergebnis exportieren.
   
   Ergebnis:
   • Die Liste der Suchergebnisse wird als CSV-Datei erstellt und heruntergeladen.
   • Der Downloadfortschritt wird im Fenster Hintergrundaktivitäten angezeigt. Sie können dieses Fenster nach dem Download schließen.

Beispiel für die Einträge in einer exportierten CSV-Datei

Name;Beschreibung;Ersteller;Erstelldatum;Dateigröße;Zuletzt geändert durch;Letzte Änderung
Datei_neu.html;Suche;roi Systemuser;2024-04-23T12:07:46.878Z;47301;Name;2024-08-09T13:19:21.152Z
Datei.html;Suche;roi Systemuser;2022-06-14T14:42:31.551Z;41586;Name;2024-08-09T12:55:49.149Z

Filter verwenden

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Mit Filtern grenzen Sie Ihre Suche ein und beeinflussen das Suchergebnis. Sie können sich mit Filtern etwa einen Überblick verschaffen, wie viele Dokumente, E-Mails oder Ordner in agorum core existieren.

Jeder Filter besitzt diverse Filteroptionen.

Sie können

• Filteroptionen aktivieren oder deaktivieren
• Filteroptionen ausschließen
• die ODER-Suche für Filteroptionen aktivieren

Wenn Sie einen Filter wählen und danach in der Suchleiste einen Suchbegriff eingeben, sucht das System immer die Elemente des entsprechenden Filters.

Beispiel
Sie wählen den Filter Smart Organisation - Aufgaben und geben einen Suchbegriff in die Suchleiste ein. Das System sucht nun nach allen Aufgaben, die im Titel den eingegebenen Suchbegriff enthalten.

Filteroptionen aktivieren /deaktivieren

1. Setzen Sie einen Haken, um eine Filteroption zu aktivieren.

   Hinweise:
   • Je nach Filteroptionen erscheinen weitere Optionen oder Felder. Einige Felder können Sie erweitern, indem Sie das Symbol  anklicken. Das System führt dann eine UND-Suche aus. So ist es etwa möglich, bei Notizen weitere Absender anzugeben, sodass Sie alle Notizen angezeigt bekommen, die von Absender 1, Absender 2 oder von beiden sind.
   • Die Auswahl mehrerer Filteroptionen führt ebenfalls zu einer UND-Suche. Das bedeutet, dass Sie ausschließlich Ergebnisse sehen, die beide Filterkriterien erfüllen. Sie können auch eine ODER-Suche durchführen (siehe ODER-Suche für Filteroptionen aktivieren).

2. Entfernen Sie den Haken, um die Filteroption zu deaktivieren.

Filteroptionen ausschließen

1. Klicken Sie neben der Filteroption auf das Symbol .
   
   Ergebnis: Das Symbol färbt sich rot: . Ab sofort berücksichtigt die Suche diese Filteroption nicht mehr.

In dieser Abbildung wurde die Filteroption Dokumente ausgeschlossen, d. h. das Suchergebnis stellt ausschließlich Treffer dar, die keine Dokumente sind.

Die ODER-Suche für Filteroptionen aktivieren

Die Filteroptionen sind im Standard als UND-Suche eingestellt. Sie können eine ODER-Suche für die Filteroptionen aktivieren.

Beispiel: nach Notizen ODER Ordnern suchen
Sie suchen nach Notizen ODER Ordnern, d. h. Sie erhalten Treffer für Objekte, die entweder Notizen oder Ordner sind. Bei einer UND-Suche nach Notizen und Ordnern würden Sie keinen Treffer erhalten.

So aktivieren Sie die ODER-Suche für die Filteroptionen:

1. Klicken Sie links bei den Filteroptionen auf .
   
   Ergebnis: Der Erweiterte Modus schaltet sich ein.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche und.
   
   Ergebnis: Die Suche schaltet sich um auf oder.
3. Aktivieren Sie die Filteroptionen, nach denen Sie filtern möchten.
4. Klicken Sie auf .
   
   Ergebnis: Sie haben den Erweiterten Modus verlassen. Die ODER-Suche erscheint in den Filteroptionen, um zu verdeutlichen, dass Sie mit ODER suchen. In folgender Abbildung wird entweder nach Notizen oder Ordnern gesucht.

Einen Filter aus der Filterliste ausblenden

Wenn Sie einen Filter nicht im direkten Zugriff benötigen, können Sie Filter aus der Filterliste ausblenden.

So blenden Sie Filter aus der Filterliste aus:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Filter.
2. Aktivieren Sie die Einstellung Den Eintrag unter "weitere..." anzeigen.
   
   Ergebnis: Das System blendet den Filter aus der Filterliste aus und zeigt ihn unter Weitere ... an.

   Tipp: Um den Filter in der Filterliste einzublenden, deaktivieren Sie die Einstellung mit Klick auf die rechte Maustaste.

 

Eigene Filter erstellen

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Sie können sich eigene Filter erstellen, wenn die vorhandenen Filter nicht ausreichen.

1. Klicken Sie links bei den Filtern auf das Symbol .
2. Geben Sie dem neuen Filter einen Namen und wählen Sie einen Basisfilter, auf den der neue Filter beruhen soll.
3. Klicken Sie auf Erstellen.
4. Klicken Sie bei den gewünschten Filteroptionen auf das Symbol .
5. Speichern Sie den neu erstellten Filter über das Symbol .
   
   Ergebnis: Sie haben einen neuen Filter erstellt. Den Filter können Sie oben neben der Suchleiste wählen.

   Tipp: Um den Filter zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie ihn aus und klicken Sie links auf das Symbol .

Suchen speichern

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Sie können eigene Suchen speichern, um schnell auf diese Suchen zuzugreifen und gewisse Filteroptionen nicht mehr manuell jedes Mal von Neuem wählen zu müssen.

Zum Speichern von Suchen siehe Filtereinstellungen abspeichern.

Eine Suche an Seitenleiste oder Kopfleiste anheften

Sie können eine Suche an die Kopfleiste oder Seitenleiste anheften, um jederzeit darauf zugreifen zu können, auch wenn Sie sich nicht in der Suche befinden.

1. Wählen Sie eine Suche.
2. Klicken Sie rechts auf das Symbol und dann auf:
   
   Für die Seitenleiste
   Aktuelle Suche an Seitenleiste anheften
   
   Für die Kopfleiste
   Aktuelle Suche an Kopfleiste anheften
   
   Ergebnis: Das System heftet die aktuelle Suche an die Seitenleiste oder Kopfleiste.

   Tipp: Um die Suche wieder zu entfernen, klicken Sie die Suche mit der rechten Maustaste in der Kopfleiste oder Seitenleiste an.

Mitteilungen für Filter oder Suchen einstellen

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Sie können Mitteilungen für Filter oder Suchen einstellen, um auf dem neusten Stand zu bleiben. Ändert sich etwa ein bestimmtes Dokument oder werden neue Dokumente in einen Ordner gelegt, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung in agorum core oder per E-Mail.

Die Mitteilungen können Sie einstellen:

• für die Kopfleiste
• für die Seitenleiste
• für den E-Mail-Versand
• für Browser-Benachrichtigungen
• für die App Telegram
• für agorum boost

Mitteilungen für die Kopfleiste einstellen

1. Wählen Sie die gewünschte Suche oder den gewünschten Filter.
2. Klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf das Symbol .
3. Aktivieren Sie die Einstellung Mitteilung in Kopfleiste.

   Mitteilungsintervall
   Definiert, wie oft das System auf neue Mitteilungen prüft.
   
   Anzeigename der Mitteilung
   Definiert den Namen der Mitteilung als Schaltfläche in der Kopfleiste.
    

   Darstellung der Mitteilungsliste

   Die Suche öffnet sich
   Definiert, auf welcher Seite sich das Suchfenster zur Mitteilung öffnet.
   
   Filteroptionen einblenden
   Definiert, ob das System den Filter links anzeigt, wenn Sie die Suche öffnen.
   
   Details einblenden
   Definiert, ob das System die Vorschau rechts anzeigt, wenn Sie die Suche öffnen.
   
   Als Favorit anzeigen
   Erstellt eine eigene Schaltfläche für die Mitteilung (wie Eingang (aktuell). Ansonsten stellt das System die Mitteilung unter Weitere... dar.

4. Speichern Sie die Einstellungen.
   
   Ergebnis: Die neue Mitteilung sehen Sie je nach Einstellung oben in der Kopfleiste neben Ihrem Benutzerprofil.

   Tipps:
   • Um die Mitteilung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol .
   • Um die Mitteilung zu löschen, deaktivieren Sie die Einstellung Mitteilung in Kopfleiste.

   Hinweis: Das System stellt die Anzahl an neuen Mitteilungen als Zahl neben der Schaltfläche dar.

Mitteilungen für die Seitenleiste einstellen

1. Wählen Sie die gewünschte Suche oder den gewünschten Filter.
2. Klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf das Symbol .
3. Aktivieren Sie die Einstellung Mitteilung in Seitenleiste.

   Mitteilungsintervall
   Definiert, wie oft das System auf neue Mitteilungen prüft.
   
   Anzeigename der Mitteilung
   Definiert den Namen der Mitteilung als Schaltfläche in der Kopfleiste.
    

   Darstellung der Mitteilungsliste

   Filteroptionen einblenden
   Definiert, ob das System den Filter links anzeigt, wenn Sie die Suche öffnen.
   
   Details einblenden
   Definiert, ob das System die Vorschau rechts anzeigt, wenn Sie die Suche öffnen.

4. Speichern Sie Ihre Einstellungen.
   
   Ergebnis: Die neue Mitteilung sehen Sie je nach Einstellung links in der Seitenleiste.

   Tipps:
   • Um die Mitteilung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol .
   • Um die Mitteilung zu löschen, deaktivieren Sie die Einstellung Mitteilung in Seitenleiste.

   Hinweis: Das System stellt die Anzahl an neuen Mitteilungen als orangefarbenen Punkt und als Zahl neben der Schaltfläche dar.

Mitteilungen für den E-Mail-Versand einstellen

Diese Funktion steht ausschließlich zur Verfügung, wenn Sie über agorum core E-Mails senden und empfangen und Ihr Administrator den agorum core mailserver eingerichtet hat.

So stellen Sie Mitteilungen per E-Mail ein:

1. Wählen Sie die gewünschte Suche oder den gewünschten Filter.
2. Klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf das Symbol .
3. Aktivieren Sie die Einstellung Mitteilung via Mail.
   
   Mitteilungsintervall
   Definiert, wie oft das System auf neue Mitteilungen prüft.
   
   Mail an
   Definiert Empfänger für den E-Mail-Versand.

   Hinweis: Wenn Sie keine E-Mail-Adresse eintragen, verwendet das System die Standard-E-Mail-Adresse, die in Ihrem Benutzer hinterlegt ist.

4. Speichern Sie die Einstellungen.
   
   Ergebnis: Sie erhalten die neue Mitteilung je nach Intervall zukünftig per E-Mail.

   Hinweis: Haben Sie etwa E-Mails als Erinnerung in einem Intervall von 10 Minuten für Ihren Eingang aktiv und prüfen den Eingang alle 5 Minuten, würden Sie keine E-Mail erhalten. Sie haben die Objekte bereits in agorum core gesehen haben, bevor die 10 Minuten abgelaufen sind.

Browser-Benachrichtigungen einstellen

1. Wählen Sie die gewünschte Suche oder den gewünschten Filter.
2. Klicken Sie rechts neben dem Suchfeld auf das Symbol .
3. Aktivieren Sie die Einstellung Mitteilung per Browser-Benachrichtigung.
   
   Mitteilungsintervall
   Definiert, wie oft das System auf neue Mitteilungen prüft.
   
   Anzeigename der Mitteilung
   Definiert den Namen der Mitteilung in der Browser-Benachrichtigung.

   Darstellung der Mitteilungsliste

   Die Suche öffnet sich
   Definiert, auf welcher Seite sich das Suchfenster zur Mitteilung öffnet.
   
   Filteroptionen einblenden
   Definiert, ob das System den Filter links anzeigt, wenn Sie die Suche öffnen.
   
   Details einblenden
   Definiert, ob das System die Vorschau rechts anzeigt, wenn Sie die Suche öffnen.

4. Wenn Sie das erste Mal für agorum core Browser-Benachrichtigungen aktivieren, fordert der Browser Sie auf, Benachrichtigungen zuzulassen.

   Hinweis: Sie müssen Benachrichtigungen von Ihrer agorum core Webseite zulassen. Sie können auch nachträglich in den Einstellungen des Browsers, die Berechtigungen für Webseiten überprüfen und Benachrichtigungen zulassen. Firefox etwa lässt Sie die Benachrichtigungseinstellungen auch nachträglich über das Symbol  links neben der Adresse in der Browserzeile ändern.

5. Speichern Sie die Einstellungen.
   
   Ergebnis: Sie werden per Browser-Benachrichtigung über neue Suchtreffer informiert.

   Tipps:
   • Um die Mitteilung zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol .
   • Um die Mitteilung zu löschen, deaktivieren Sie die Einstellung Mitteilung per Browser-Benachrichtigung.

Allgemeine Suchleiste verwenden

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Befinden Sie sich nicht in der Suche, sondern an einer anderen Stelle in agorum core, steht die allgemeine Suchleiste zur Verfügung. Hierüber können Sie direkt suchen und filtern. Wie bei den Mitteilungen können Sie Ihre individuellen Präferenzen zur Darstellung der Bedienoberfläche einstellen.

So stellen Sie die Suchleiste und das Suchfenster ein:

1. Klicken Sie oben neben der Suchleiste auf das Symbol   und dann auf Einstellungen.
2. Nehmen Sie die Einstellungen vor (Einstellungen siehe Mitteilung).

Eingang in der Suche

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Filter „Eingang (aktuell)“

Mithilfe dieses Filters behalten Sie den Überblick über Ihre eingehenden Nachrichten und Projekte. Der Filter bildet die zentrale Sammelstelle aller relevanten Informationen (Notizen, E-Mails oder Aufgaben) und zeigt, was Sie als Nächstes bearbeiten müssen.

Sie müssen etwa nicht erst in die App Projekte wechseln, um die neuesten Rückmeldungen der Kollegen zu lesen, sondern erhalten die Rückmeldungen und Aufgaben chronologisch aufgeführt im persönlichen Eingang. Ziel ist es, den Eingang zu leeren, um so den Überblick zu behalten und keine Aufgabe oder Mitteilung zu vergessen.

1. Filter
   Durch Setzen der Haken selektieren Sie die angezeigten Informationen.
2. Suchergebnis
   Die Anzahl hinter Suchergebnis stellt die gefundenen Treffer in der Suche dar.
3. Ergebnis einschränken
   Das Suchergebnis können Sie etwa mit Begriffen weiter einschränken.
4. Details
   Klicken Sie das Symbol , erweitert sich die Ansicht um das Detailfenster.

Filter „Eingang (alles)“

Je nach Einstellung und Berechtigung sehen Benutzer hier neue Informationen, die nicht spezifisch an sie gerichtet sind, d. h. Informationen, die an andere Benutzer im Unternehmen gehen. Dies schafft Transparenz und macht wichtige Informationen für alle gleichermaßen zugänglich. Der Aufbau ähnelt dem Filter Eingang (aktuell) und unterscheidet sich ausschließlich anhand der Anzahl an Filtern.

Der Filter eignet sich für Urlaubs- oder Krankheitsvertretung.

Eingang aufräumen

Um ausschließlich neue oder relevante Informationen im Eingang zu sehen, setzen Sie erledigte Notizen auf erledigt (siehe Notizen auf erledigt setzen).

Eingangsdashboards

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Neben den Filtern Eingang (aktuell) und Eingang (alles) existiert das Eingangsdashboard, das die zentrale Sammelstelle aller relevanten Informationen bildet. Neben der Suche befinden Sie hier zwei neue Ansichten (siehe Aufbau des Eingangs):

• Tags
• Priorität

Prioritäten setzen

Sie können etwa eine Notiz oder Aufgabe mit einer Priorität versehen, um Ihre Notizen / Aufgaben / E-Mails im Alltag zu strukturieren und anhand von Prioritäten sortiert darzustellen (siehe Eine Notiz mit einer Priorität versehen).

Benutzertags setzen

Sie können Benutzertags setzen, um Ihre Notizen / Aufgaben / E-Mails im Alltag zu strukturieren und anhand von Tags gruppiert darzustellen (siehe Ein Tag auf eine Notiz setzen). Sie könnten etwa ein Tag namens Wichtig erstellen und dort alles Wichtige sammeln.

Stummschalten (2h)

Sie können alle Objekte im Eingang für 2 Stunden stummschalten (siehe Sich an eine Notiz erinnern). Das Stummschalten blendet diese Objekte für die angegebene Zeit aus dem Eingang aus. Nach 2 Stunden erscheinen diese automatisch wieder.