Open Source Dokumentenmanagement
Dokumentation

Durchsuchbare Dokumentation aufrufen | Zurück zur Dokumentationsübersicht

Navigation: Dokumentationen agorum core > agorum core electronic invoicing

Mit agorum core electronic invoicing arbeiten

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plugins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plugin, um die Dokumentation verwenden zu können.


E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) sind digitale Rechnungen, die strukturiert und maschinenlesbar sind. Das Plugin ermöglicht Ihnen die Entwicklung eigener Workflows zur Verarbeitung und Erstellung von E-Rechnungen.
 
Diese Dokumentation richtet sich an Entwickler, die in Projekten mit E-Rechnungen arbeiten, und bietet einen kurzen Überblick zu den Standards und beschreibt typische Vorgehensweisen zum Umgang mit E-Rechnungen.

Standards in Deutschland

In Deutschland werden hauptsächlich zwei Standards verwendet: ZUGFeRD und XRechnung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format, das strukturierte Daten (XML) und ein menschenlesbares PDF kombiniert.

XRechnung

XRechnung ist der Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor in Deutschland. Es basiert auf den europäischen Normen EN 16931 und ist in zwei XML-Formaten verfügbar: UBL und CII.

Sie finden hier Links zu den offiziellen Spezifikationen, in denen Sie bei Bedarf weitere Informationen finden.

Typische Einsatzszenarien

Das Plugin agorum core electronic invoicing kann Sie dabei unterstützen, Workflows für die Verwendung von E-Rechnungen zu etablieren, wie etwa in den folgenden Szenarien beschrieben.

Verarbeiten von E-Rechnungen

  1. Datenübertragung: E-Rechnungen werden über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Web-Services oder spezielle Datenübertragungsplattformen empfangen.
  2. Extraktion: Für die Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen müssen die XML-Daten aus dem PDF extrahiert werden.
  3. Validierung: Die empfangenen XML-Daten werden gegen das entsprechende Schema (XRechnung UBL oder CII) validiert.
  4. Speicherung: Die extrahierten Daten werden für die weitere Verarbeitung gespeichert.
  5. Verarbeitung: Die Daten werden für die weitere Verarbeitung bereitgestellt, für die bessere Bearbeitung auch in einem lesbaren Format.
  6. Archivierung: Die Rechnungsdaten werden gemäß den rechtlichen Vorschriften archiviert.

Erstellen von E-Rechnungen

  1. Datenzusammenstellung: Sammeln der notwendigen Rechnungsdaten aus dem ERP-System oder einer anderen Quelle.
  2. Generierung: Erstellen der XML-Rechnungsdatei gemäß dem ausgewählten Standard (ZUGFeRD, XRechnung).
  3. Validierung: Validierung der generierten XML-Daten gegen das entsprechende Schema.
  4. Einbettung (nur ZUGFeRD): Einbetten der XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument.
  5. Versand: Versenden der E-Rechnung über den gewünschten Kanal (E-Mail, Web-Service, etc.).

Verarbeitung von E-Rechnungen mit dem Plugin

Sie können mit agorum core electronic invoicing E-Rechnungsdaten in agorum core lesen und erstellen. Da die strukturierten XML-Daten in verschiedenen Formaten (UBL und CII) gelesen und auch erstellt werden können, werden die Daten in agorum core in einer neutralen, übergeordneten Metadatenstruktur abgebildet.

Sie könnten die oben beschriebenen Workflows für das Verarbeiten und Erstellen von E-Rechnungen beispielsweise wie folgt über Workflows umsetzen:

Beispielworkflows für die Verarbeitung von E-Rechnungen

Beispielworkflow zum Verarbeiten von E-Rechnungen

In diesem Beispielworkflow passiert Folgendes:

  1. Es wird vorausgesetzt, dass es einen Ordner gibt, in dem eingehende Rechnungen gespeichert werden. Die Dokumente in diesem Ordner werden vom find-Knoten gefunden und an den nächsten Knoten übergeben.
  2. Der check-Knoten ist ein Knoten für E-Rechnungen. Er prüft, ob es sich bei einem Dokument um eine E-Rechnung handelt. In diesem Beispielworkflow werden Dokumente, die E-Rechnungen sind, an den parse-Knoten übergeben (siehe Knoten "E-Rechnung prüfen"). Wenn ein Dokument keine E-Rechnung ist, wird eine Log-Meldung ausgegeben.
  3. Der parse-Knoten ist ebenfalls ein Knoten für die Verarbeitung von E-Rechnungen. Dieser Knoten liest die XML-Rechnungsdaten und konvertiert sie in die normalisierten agorum-Metadaten (siehe Knoten "E-Rechnung normalisieren").
  4. Die normalisierten Daten werden durch den createView-Knoten in einem Word- oder PDF-Dokument für die weitere Bearbeitung dargestellt. Dafür ist die Erstellung einer Dokumentvorlage mit Platzhaltern für die darzustellenden Metadaten erforderlich (siehe Knoten "Dokument aus E-Rechnung erstellen").
  5. Schließlich werden die erstellten Dokumente gespeichert und können weiter verwendet werden.

Wenn Sie vor der lesbaren Darstellung der Rechnungsdaten und der weiteren Verarbeitung sichergehen wollen, dass die eingehenden E-Rechnungen die richtige Struktur haben, könnten Sie eine zusätzliche Prüfung einbauen:

 

Beispielworkflow zum Verarbeiten von E-Rechnungen mit Prüfung der Rechnungsstruktur

In diesem Workflow finden Sie zusätzlich den validateInvoice-Knoten. Dieser Knoten dient dazu, eine Prüfung der Rechnungsstruktur der eingehenden E-Rechnungen durchzuführen (siehe Knoten "E-Rechnung validieren").

Außerdem zeigt der Workflow, dass das E-Rechnungs-XML Dokumente als Anhänge enthalten kann. Diese Dokumente können auch relevant sein und werden in diesem Workflow durch den parse-Knoten aus der XML-Struktur extrahiert und entkodiert und können dann als Dokument abgelegt werden (siehe Knoten "E-Rechnung normalisieren").

Beispielworkflow für die Erstellung von E-Rechnungen

 

Beispielworkflow zum Erstellen von E-Rechnungen

Dieser Workflow erhält die normalisierten Daten (Metadaten), die zur Erstellung einer E-Rechnung erforderlich sind, von außen. Die Daten werden wie folgt aufbereitet und im angegebenen E-Rechnungsformat für die weitere Verwendung zur Verfügung gestellt:

  1. Der find-Knoten ist relevant für die Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen. Über diesen Knoten wird in diesem Beispiel das PDF-Dokument ausgewählt, das für die ZUGFeRD-Rechnung verwendet wird. Die XML-Rechnungsdaten werden bei der Verarbeitung an dieses PDF-Dokument angehängt.
  2. Der create-Knoten ist der Knoten für die E-Rechnungserstellung. Der Knoten erhält die normalisierten Daten für die Rechnung und das PDF-Dokument. Welches Rechnungsformat erstellt wird, ist abhängig vom angegebenen Format (siehe Knoten "E-Rechnung aus normalisierten Daten erstellen").
  3. Der validate-Knoten kann verwendet werden, um die XML-Struktur der E-Rechnung gegen das entsprechende Schema zu validieren (siehe Knoten "E-Rechnung XML validieren"). In diesem Workflow ist er eigentlich nicht erforderlich, weil der create-Knoten die E-Rechnung bei der Erstellung auch validiert.
  4. DIe erstellten Rechnungsdokumente werden in diesem Workflow abschließend für die weitere Verwendung gespeichert.