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Mit agorum core patorg classic arbeiten

Mit agorum core patorg classic erweitern Sie das Plugin agorum core patorg basic. Neben dem automatischen Setzen von Metadaten anhand der PatOrg-Propertys und dem revisionssicheren Archivieren der Dokumente (Bestandteil von agorum core patorg basic) können Sie in agorum core zusätzlich Aktenkoffer erstellen und Automatisierungen einrichten.

Außerdem:

Alle Funktionen des Plug-ins agorum core patorg basic sind in agorum core patorg classic enthalten. Diese Dokumentation enthält daher nur Funktionen, die ausschließlich in agorum core patorg classic vorhanden sind.

Die Verarbeitung der Dokumente aus PatOrg ist über die Hintergrundaktivitäten einsehbar.

Voraussetzungen zur Benutzung

Eine Akte herunterladen

Eine Akte laden Sie anhand des Aktenzeichens aus agorum core auf Ihren PC herunter:

Hinweis: agorum core stellt Akten nicht als Ordner dar, sondern bildet sie über Metadaten ab.

Beispiel

  • Sie erstellen ein Dokument, das das Metadatum patorg_akte:123 besitzt.

  • Sie wissen dadurch, dass die Akte 123 existiert.

Ergebnis

  • Sie legen die Akte nicht selbst in agorum core an.

  • agorum core bildet die Akte lediglich über das Metadatum patorg_akte:123 ab.

Wenn Sie Akten herunterladen, sind diese Akten in der ZIP-Datei trotzdem vorhanden.

Eine Akte über das Kontextmenü herunterladen

Eine Akte laden Sie über das Kontextmenü herunter, wenn Sie zu einem bestimmten Dokument eine Akte erstellen möchten.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Suche.
  2. Suchen Sie über den FIlter UZ-Filter nach einem Dokument.
  3. Klicken Sie das Dokument mit der rechten Maustaste an.
  4. Wählen Sie im Kontextmenü agorum.PatOrg > Aktenkoffer herunterladen.

    Ergebnis:

    • Ein Dialog öffnet sich.
    • Das UZ zum Dokument / zur Akte ist gewählt.

    Sie können manuell weitere UZs hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Aktenkoffer herunterladen.

     
    UZs zum Herunterladen wählen


    Ergebnis: Das System lädt eine ZIP-Datei mit der Akte und den dazugehörigen Dokumenten auf Ihren PC herunter.

Eine Akte über die Kopfleiste herunterladen

Eine Akte laden Sie über die Kopfleiste herunter, wenn Sie manuell nach einem Aktenzeichen suchen oder dieses auswählen möchten.

  1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf  und dann auf Aktenkoffer herunterladen.

    Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.
  2. Wählen Sie ein oder mehrere UZs.
  3. Klicken Sie auf Aktenkoffer herunterladen.

    Ergebnis: Das System lädt eine ZIP-Datei mit der Akte / den Akten und den dazugehörigen Dokumenten auf Ihren PC herunter.

    Hinweis: Ein Dokument benötigt einen Aktenteil als Metadatum, damit das Dokument in der ZIP-Datei enthalten ist.

UZs wählen

Ordnerstruktur eines heruntergeladenen Aktenkoffers

Hinweis: Das System begrenzt den Namen der ZIP-Datei automatisch auf 50 Zeichen und schneidet Zeichen ab, wenn der Name der ZIP-Datei länger ist.

Automatismen

Im Plugin agorum core patorg classic sind weitere Automatismen vorhanden:

Dokumente umbenennen

Anhand der Bezeichnung (Metadatum patorg_bezeichnung), die agorum core aus PatOrg erhält, benennt agorum core das Dokument um, da Dokumente in PatOrg nur nach einer eindeutigen Nummer benannt sind. Meistens ist jedoch im Feld Bezeichnung genauer beschrieben, worum es sich bei einem Dokument handelt.

Dokumente verknüpfen

Anhand der Dokumenten-Verweise aus PatOrg (Metadatum patorg_dokumente) sucht das System weitere Dokumente in agorum core und erstellt mit diesen eine Verknüpfung.

Das System setzt in der Objekt-Info einen Link auf das entsprechende Objekt in agorum core.

Hinweis: Löscht eines der Systeme (agorum core oder PatOrg) ein Dokument, wird das Dokument auch im jeweils anderen System entfernt (sofern das Dokument nicht auf revisionssicher oder benutzersicher gesetzt ist).

PatOrg-Propertys nachladen

PatOrg überträgt aus Gründen der Systemleistung nicht alle Propertys (Metadaten) an agorum core.

Sie können in der MetaDB konfigurieren, dass agorum core weitere Metadaten im Nachgang aus PatOrg abfragt, damit agorum core diese auf dem übergebenen Dokument speichert.

Revisionssicher ablegen

Das System setzt das Dokument am Ende: