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In dieser Dokumentation werden Sie in die Benutzung von agorum core eingeführt. Sie lernen kennen:
Die Dokumentation gilt sowohl für agorum core open als auch für agorum core pro.
agorum core ist eine browserbasierte Software. Sie melden sich also in agorum core an, indem Sie z. B. Chrome, Firefox, Safari oder Edge öffnen. Von Ihrem Administrator erhalten Sie einen Link, den Sie über einen Internetbrowser aufrufen.
Es öffnet sich folgende Anmeldeoberfläche.
Tragen Sie Ihre Zugangsdaten, die Sie ebenfalls von Ihrem Administrator erhalten haben, für agorum core ein und melden Sie sich an.
Tipp: Sie können sich von mehreren Orten zur gleichen Zeit in agorum core parallel anmelden.
Nach einer erfolgreichen Anmeldung öffnet sich die Startseite von agorum core.
Hinweis: Die Bezeichnungen der einzelnen Apps können sich von der Abbildung Aufbau der Oberfläche unterscheiden, sofern Ihr Administrator spezifische Konfigurationen für Ihr Unternehmen vorgenommen hat.
Sie können die Seitenleiste und deren Einträge (Apps, Plug-ins) auf der linken Seite mit diversen Aktionen individuell an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.
So passen Sie die Seitenleiste an:
Aktion | Beschreibung |
---|---|
Eintrag aus der Seitenleiste entfernen | Entfernt einen Eintrag endgültig aus der Seitenleiste.
|
In neuem Fenster öffnen | Öffnet die App / das Plugin in einem neuen Browserfenster. |
Icon bearbeiten | Ermöglicht es, das Symbol eines Eintrags zu ändern. Der Dialog Icon erstellen/bearbeiten öffnet sich. |
Ausblenden | Blendet einen Eintrag aus der Seitenleiste aus. Sie können den Eintrag mit der Aktion Seitenleiste konfigurieren wieder einblenden. |
Kompakte Darstellung | Aktiviert Blendet nur Symbole ein. Deaktiviert Blendet Symbole und Bezeichnungen ein. Diese Aktion steht auch zur Verfügung, wenn Sie keinen Eintrag angeklickt haben, sondern Sie in die weiße Fläche der Seitenleiste klicken. |
Seitenleiste konfigurieren | Ermöglicht es:
Das System übernimmt Ihre Änderungen erst, wenn Sie die Schaltfläche OK anklicken. |
Tipp: Sie können die rechte Maustaste auch auf das Symbol in der linken unteren Ecke anwenden und dort die Aktion Als neuen Tab an Seitenleiste anheften wählen, um den geöffneten Dialog in die Seitenleiste hinzuzufügen:
Oben rechts in der Kopfleiste von agorum core befinden sich die Benutzereinstellungen. Sie können etwa:
Haben Sie Ihr Benutzerbild hinzugefügt, drücken Sie die F5-Taste, um die Seite neu zu laden, damit das Benutzerbild für Sie sofort sichtbar wird. Als Sprachauswahl können Sie im Standard zwischen Englisch, Deutsch und Französisch wählen. Benötigen Sie eine andere Sprache, nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Am oberen Rand befindet sich die systemweite Suche in Form mehrerer Symbole und einer Suchleiste:
Suchfilter
Der Filter ist verantwortlich dafür, welches Suchergebnis erscheint, wenn Sie rechts einen Suchbegriff eingeben und suchen (siehe Suche einschränken).
Rechts davon können Sie einen Suchbegriff eingeben und ihn mit der Enter-Taste bestätigen (siehe Suche verwenden).
Links befindet sich die Seitenleiste mit diversen Apps und Plug-ins.
Welche Version Sie von agorum core aktuell verwenden, ist etwa wichtig, wenn Sie Kontakt zu unserem Support aufnehmen.
So finden Sie die aktuell verwendete Version heraus:
agorum core dient als Archiv oder als zentrale Arbeitssoftware. Dokumente werden in agorum core abgelegt. Diese finden Sie im agorum core explorer wieder. Der agorum core explorer öffnet sich, wenn Sie sich in agorum core anmelden, Sie erreichen den explorer ansonsten jederzeit über die Seitenleiste mit Klick auf das Ordnersymbol:
Ihre eigenen Dateien finden Sie im gleichnamigen Ordner Eigene Dateien. Dort können Sie Dateien ablegen, indem Sie diese mit der Maus etwa von Ihrem Desktop hereinziehen.
Sie können die einzelnen Bereiche des explorers vergrößern oder verkleinern. Ihr Browser merkt sich diese Einstellung, sodass Sie die Bereiche nicht jedes Mal neu vergrößern oder verkleinern müssen.
In der Baumstruktur links oder in der Navigationsleiste oberhalb der Ordner wechseln Sie mit einem Doppelklick oder einem einfachen Klick zwischen Ordnern.
Sie können einzelnen Spalte in der Ordneransicht (Mitte) neu ausrichten, einblenden oder ausblenden. Dies trifft auch auf Filter in der Suche zu, die ein Suchergebnis als Tabelle darstellen.
Neben der Baumstruktur (links) und dem Ordner-Inhaltsfenster (Mitte) befindet sich rechts der Ansichtsbereich. Der Ansichtsbereich passt sich dem angeklickten Objekt an.
Haben Sie links in der Baumstruktur oder im Ordner-Inhaltsfenster in der Mitte einen Ordner angeklickt, sehen Sie rechts im Ansichtsbereich den Namen des Ordners mit der Angabe, wie viele Objekte sich im Ordner befinden.
Haben Sie im Ordner-Inhaltsfenster in der Mitte ein Dokument angeklickt (etwa Excel-, Visio-, Word- oder E-Mail-Datei), sehen Sie rechts im Ansichtsbereich direkt das Dokument.
In folgender Abbildung stellt das System die angeklickte PDF chinesischer Drache dar.
In einem Ordner können Sie gezielt nach einem Dokument in einem Ordner suchen, ohne sich durch die Baumstruktur zu navigieren.
Sobald das System Objekte gefunden hat, öffnen Sie diese Objekte folgendermaßen:
Ordner
Datei
Auch das automatische Öffnen der Datei, etwa in Word, Excel, oder im PDF-Programm, ist möglich. Diese Option muss Ihr Administrator eingerichtet haben.
Im Ansichtsbereich finden Sie weitere Registerkarten.
Registerkarte/Symbol | Beschreibung |
---|---|
Ansicht | Die Ansicht zeigt eine Schnellvorschau einer Datei oder eines Ordners. Mithilfe der Lupe suchen Sie in dem gewählten Ordner. |
Übersicht | Die Übersicht zeigt Ihnen Metadata-Kollektionen sowie Workflows an, die mit diesem Objekt verknüpft sind. |
Vorschau | Die Vorschau ist eine ältere Variante der Ansicht und zeigt Ihnen ebenfalls Objekte an. |
Objektinfo | Die Objektinfo zeigt die auf dem gewählten Objekt gespeicherten Informationen an sowie Ablageorte und die Versionen des Objekts. |
Notizen | Über die Registerkarte Notizen können Sie direkt eine Notiz an das markierte Objekt hängen und einfach und gezielt mit Ihrem Team kommunizieren. |
Doppelklicken Sie eine Datei an, kann es in bestimmten Fällen zur Meldung AgorumClient öffnen? kommen.
Verschwindet die Meldung lediglich ohne weitere Aktion, gewöhnen Sie sich den Doppelklick ab. Ihr Administrator hat Ihnen nicht die Option zur Verfügung gestellt, dass sich ein Drittprogramm mit der angeklickten Datei öffnen kann. Markieren Sie stattdessen das Dokument und klicken Sie es mit der linken Maustaste an.
Öffnet sich das Dokument hingegen in einer anderen Software wie Word, Excel oder in einem PDF-Programm, erlauben Sie Ihrem Browser, die Drittsoftware immer mit angeklicktem Dokument zu öffnen. Nehmen Sie hierzu Kontakt mit Ihrem Administrator auf.
Für IT-affine Benutzer können Sie Clientprogramme per Doppelklick öffnen.
Unter Aufbau der Oberfläche haben Sie die systemweite Suche kennengelernt. Die Suche öffnet sich automatisch, wenn Sie oben in der Suchleiste einen Begriff eingeben und die Enter-Taste betätigen oder links in der Seitenleiste das Symbol anklicken.
Sie können die Suche einschränken, etwa wenn:
So schränken Sie die Suche ein:
In diesem Beispiel ist der Filter Alles aktiv, links davon sehen Sie weitere Filtermöglichkeiten, hier die Objektarten und Erstelldatum.
Die Auswahl an Filtern kann in Ihrem System von der gezeigten Abbildung abweichen.
Tipp: Stellen Sie fest, dass Sie beim Suchen immer wieder dieselben Filteroptionen aus verschiedenen Filtern benötigen, erstellen Sie sich einen eigenen Filter, um Zeit zu sparen.
Wenn Sie immer das gleiche Suchmuster verwenden, d. h. die gleichen Filter und Filteroptionen wählen, und nicht immer alle Sucheinstellungen neu eintragen möchten, speichern Sie Ihre Filtereinstellungen.
Sie können so etwa immer einen Filter öffnen, der die Notizen zwischen Ihnen und einem bestimmten Kollegen oder einer bestimmten Kollegin anzeigt, ohne diesen Kollegen oder diese Kollegin jedes Mal neu wählen zu müssen:
Sie können den Ablageort des gefundenen Objekts öffnen. Auch hier stehen verschiedene Variationen zur Verfügung:
Ablageort öffnen
Diese Funktion öffnet den Ordner in agorum core.
Im Explorer anzeigen
Diese Funktion öffnet den Windows-Explorer und zeigt das Objekt in dessen Ordner an, sofern bei Ihnen der agorum core client installiert ist.
Im anfallenden Tagesgeschäft müssen Sie Objekte immer wieder neu erstellen, bearbeiten, kopieren oder löschen. In diesem Zuge stoßen Sie früher oder später auf das Kontextmenü von agorum core. Mit dem Kontextmenü führen Sie verschiedene Aktionen durch.
Objekte sind alle Dokumente, Dateien und Ordner, die sich in agorum core befinden.
Um ein Objekt in agorum core zu erstellen, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Ein Objekt über das Kontextmenü erstellen und per Doppelklick öffnen
Ein Objekt im externen Programm erstellen und über das Netzlaufwerk in agorum core speichern
Wurde Ihr System mit einem agorum core-Netzlaufwerk verbunden, können Sie Word, Excel oder ein beliebig anderes Programm öffnen und beim Speichern einen agorum core-Ordner wählen.
Möchten Sie etwa Dokumente per E-Mail verschicken und Ihre Firma verwendet agorum core nicht zum Schreiben und Empfangen von E-Mails, müssen Sie die Dokumente in den Anhang Ihrer E-Mail bekommen.
So laden Sie ein Objekt herunter:
Sie können ein bestehendes Objekt in agorum core aktualisieren. Das ist etwa vorteilhaft, wenn Sie ein Bild in agorum core abgelegt haben, dieses in unterschiedlichen Ordnern im System vorhanden (verlinkt) ist und aktualisiert werden soll, weil etwa dessen Inhalt nicht mehr aktuell ist.
So aktualisieren Sie ein Objekt:
Ein Objekt können Sie in agorum core kopieren oder verlinken.
Kopieren
Wenn Sie ein Objekt kopieren, duplizieren Sie es. Das System verdoppelt oder verdreifacht es. Legen Sie ein kopiertes Objekt in einen anderen Ordner als das Original und bearbeiten Sie das kopierte Objekt, ändert sich das Original nicht, sondern bleibt auf altem Stand.
Verlinken
Wenn Sie ein Objekt verlinken, duplizieren Sie es nicht. Sie können ein Objekt nur in einen anderen Ordner verlinken. Wenn Sie jetzt das Original anpassen, verändert sich auch das verlinkte Objekt in dem anderen Ordner. Gleiches gilt auch, wenn Sie das verlinkte Objekt aktualisieren. Dann ändert sich auch gleichzeitig das Original. Möchten Sie nicht doppelt und dreifach Hand anlegen, verlinken Sie ein Objekt.
So kopieren / verlinken Sie ein Objekt:
Sollten Sie ein Objekt in der falschen Ordnerstruktur eingefügt haben, können Sie dieses durch die Funktion Ausschneiden in einen anderen Ordner verschieben.
So schneiden Sie ein Objekt aus:
Benötigen Sie ein Dokument nicht mehr, löschen Sie es.
Soll ein Objekt einen anderen Namen tragen, benennen Sie es um.
Wenn Sie länger mit agorum core arbeiten, entstehen von einem Objekt zwangsläufig mehrere Versionen:
In agorum core finden Sie stets alle Versionen wieder. Das System speichert ein Objekt automatisch ab, wenn Sie Änderungen an diesem durchführen. Im Standard legt das System unendlich viele Versionen an. Je nachdem, welche Einstellung Ihr Administrator vorgenommen hat, können es auch nur 10 oder 20 Versionen sein. Wird diese Zahl erreicht, löscht das System die 2. Version.
Version 1 bleibt immer im System, da sich in dieser das Original befindet. Somit stellt das System sicher, dass es die Dokumente revisionssicher ablegt. Dies ist primär bei importierten Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen wichtig.
So stellen Sie eine alte Version eines Objekts her:
Klicken Sie ein Objekt mit der rechten Maustaste an, öffnet sich das Kontextmenü. Dort stehen im Standard die Aktionen Ablageort öffnen und Im Explorer anzeigen zur Verfügung.
Ablageort öffnen
Wählen Sie diese Option, öffnet sich die Ordnerstruktur im agorum core explorer und Sie sehen, wo das Objekt abgelegt ist.
Im Explorer anzeigen
Ist bei Ihnen der agorum client aktiv, öffnet sich die Ordnerstruktur etwa im Windows-Explorer und Sie sehen, wo das Objekt abgelegt ist. Ist der agorum client nicht aktiv, ist diese Taste funktionslos.