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Projekt und Projektmanagement

Hinweis: Diese Dokumentation bezieht sich auf die aktuellste Version des Plug-ins. Aktualisieren Sie das hier beschriebene Plug-in, um die Dokumentation verwenden zu können.

Ein Projekt kann ein externes oder internes Projekt darstellen und aus Anforderungen, Aufgaben oder Sprints bestehen.

Icons

Die nachfolgend aufgeführten Icons begegnen Ihnen in agorum core, wenn Sie mit Projekten arbeiten:

  Projekt

Projektübersicht öffnen

Das Projektmanagement selbst findet in der Projektübersicht statt. Nachdem ein Projekt angelegt wurde, werden Anforderungen definiert, welche wiederum Aufgaben enthalten. Anschließend können Sprints erstellt und diesen Anforderungen sowie Aufgaben zugewiesen werden.

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Projekt.

    Ergebnis: Die Projektübersicht öffnet sich.
Projektübersicht
  1. Projekte
    Übersicht der Projekte mit Filtermöglichkeit. Die in Bearbeitung befindlichen Projekte befinden sich oben. Im Standard sind die Projekte zu sehen, für die Sie verantwortlich ist.
  2. Sprints
    Liste der zum gewählten Projekt zugehörigen Sprints. Diese sind filterbar und im Standard werden nur aktive Sprints angezeigt.
  3. Anforderungen
    eine Liste der Anforderungen, entweder des gewählten Projekts oder des gewählten Sprints
  4. Aufgaben
    Aufgaben der gewählten Anforderung
  5. Details
    Details des jeweils gewählten Objektes (Projekt, Anforderung, Aufgabe oder Sprint)
  6. Dateien
    Listet die Dateien, abhängig vom gewählten Objekt, auf. Neue Dateien können hier eingefügt und verlinkt werden.
  7. Suche
    chronologische Ansicht der Geschehen im Projekt, durchsuchbar

Status und deren Bedeutungen

Status Beschreibung
neu Projekt ist neu angelegt.
warten Projekt ist pausiert.
in Bearbeitung Projekt wird derzeit bearbeitet.
abrechenbar Wurde das Projekt bei Anlage als abrechenbar (durch Setzen des entsprechenden Hakens) definiert, wechselt der Status nach dem Beenden des Projekts automatisch in abrechenbar.
abgeschlossen Projekt ist beendet.

In den abgeschlossenen Status kann nur gewechselt werden, wenn alle darunterliegenden Aufgaben, Anforderungen und Sprints beendet sind. Optional können diese nach Rückfrage abgebrochen werden, um das Projekt auf abgeschlossen zu setzen (nicht empfohlen).
abgebrochen Ein Projekt wurde abgebrochen.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten in Projekten

In Bereich 1 werden folgende Schaltflächen über der Projektliste angezeigt:

Schaltfläche Beschreibung
Neues Projekt Legt ein neues Projekt an.
Projektübersicht Öffnet die Projektübersicht (alte Projektübersicht).
Anforderungsübersicht Öffnet die Anforderungsübersicht inklusive zugehöriger Aufgaben.

Im Bereich 2 existieren folgende Schaltflächen:

Schaltfläche Beschreibung
Neuer Sprint Legt einen neuen Sprint an.
Neue Sprintkette Legt eine neue Sprintkette (voneinander abhängige Sprints) an.
Sprintübersicht Öffnet die Sprintübersicht.

Im Bereich 3 werden folgende Schaltflächen angezeigt:

Schaltfläche Beschreibung
Neue Anforderung Legt eine neue Anforderung an.

Die Anforderung wird direkt im Projektmanagement angezeigt.
Neuer Vorgang Legt einen neuen Vorgang an.

Der Vorgang ist nur über die Partnerakte sowie die Vorgangsübersicht einsehbar.
Zeiten neu berechnen Synchronisiert die Zeiten von Aufgaben mit deren Anforderungen.

Besonders nach einem Wechsel von Aufgaben-Status können die Fortschritte und errechneten Points neu abgeglichen werden.
Partnerexport Exportiert die Anforderung als CSV-Datei.

Im Bereich 4 stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung:

Schaltfläche Beschreibung
Neue Aufgabe Legt eine neue Aufgabe an.
Aufgabenübersicht Öffnet die Aufgabenübersicht.

Ein Projekt anlegen

  1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Weitere Apps und dann Projekt.
  2. Klicken Sie oben links auf Neues Projekt.
  3. Geben Sie die Details zum Projekt an.
  4. Klicken Sie auf OK oder OK und öffnen.

    Ergebnis: Sie haben das Projekt angelegt.

Details zum Projekt eingeben

Details zum Projekt eingeben


Felder

Feld Beschreibung Pflicht
Name Definiert den Titel des Projekts. ja
Beschreibung Definiert eine Beschreibung für das Projekt. nein
Projektstatus Definiert den Status des Projekts.

Hinweis: Ohne Wahl eines Status wird automatisch der Status vorbereitet gesetzt.

 nein
Projektphase Definiert, in welcher Phase sich das Projekt befindet. ja
Verantwortlicher Definiert automatisch den Ersteller des Projekts.

Soll ein anderer Benutzer der Verantwortliche sein, wählen Sie diesen aus dem Auswahlmenü.		 ja
Umsetzer Definiert den Umsetzer des Projekts.
  • Der Verantwortliche kann sich vom Umsetzer unterscheiden.
  • Der Verantwortliche kontrolliert das Projekt nur, während der Umsetzer das Projekt aktiv bearbeitet.
 nein
Teilnehmer Listet weitere Teilnehmer des Projekts auf. nein
Kunde Definiert den Kunden, auf den sich das Projekt bezieht. ja
Projektstart Definiert den Start des Projekts. nein
Projektende Definiert das gedachte Ende des Projekts. nein
Sprint Dauer (Wochen) Definiert in Wochen, wie lange ein Sprint bei diesem Projekt dauert (Standard: zwei Wochen). nein
Points pro Woche Definiert die Points, die pro Woche anfallen. nein
Point Faktor Definiert einen Multiplikator für Points, etwa für Aufwände (Standard: 1 (deaktiviert)). nein
Kontingent Points Definiert das Gesamt-Kontingent. nein
Verbrauchte Points Definiert die bereits verbrauchten Points.

Verbrauchte Points werden nicht automatisch eingerechnet, daher empfiehlt sich die Vergabe von Points bei den Anforderungen / Aufgaben.		 nein
abrechenbar Definiert, dass das Projekt abrechenbar ist. nein

Tipps: Ein Projekt sollte nur einen Verantwortlichen haben, der folgende Pflichten hat:

  • Projektkoordination mit dem Kunden: Absprache von Anforderungen, Detaillierung von Anforderungen, Planung von Sprints, Kontrolle der Sprints

    • Sprintplanung am Anfang mit dem Kunden

    • Sammlung der Anforderungen, die umgesetzt werden sollen in einem Sprint, Besprechung und Übergabe an die jeweiligen Projektteilnehmer / Umsetzer

    • Überwachung und Koordination der Anforderungen während des Sprints

    • Übergabe der erledigten Anforderungen eines Sprints an den Kunden

    • Einholen von Feedback vom Kunden

    • Wiederholung des ganzen Blocks, bis Projekt fertig ist

  • Kontrolle des Projektstatus und der Projektphase

  • Bei Problemen entsprechend eskalieren

  • Aufgaben an Projektteilnehmer verteilen / koordinieren

  • Regelmäßige, kurze Projekt Standup-Meetings mit Projektteam (maximal15 Minuten), eventuell werden dabei festgelegte Fragen von jedem Teilnehmer beantwortet, etwa:

    • Was wurde seit dem letzten Mal umgesetzt (laut Sprint-Backlog)?

    • Was steht als Nächstes an?

    • Was kann zu Problemen führen?

    • Was kann verbessert werden?

  • Abrechnung von abgeschlossenen Anforderungen

Anforderungen im Projektmanagement

Projekte bestehen aus einzelnen Anforderungen. Diese können mit dem Kunden abgestimmte Umsetzungspunkte eines Projekts sein oder die intern festgelegten Ziele. Anforderungen bilden die Basis für die Abrechnung. Sind Anforderungen zu 100 % erfüllt und dem Kunden übergeben, können sie abgerechnet werden. Eine einmal erledigte und abgerechnete Anforderung darf nicht wiederverwendet werden.

Gibt es später etwa eine Nachbesserung an einer bereits durchgeführten Anforderung, wird eine neue Anforderung erstellt. Eine Anforderung besteht wiederum aus mehreren Aufgaben, die etwa die Abarbeitung strukturieren können.

Aufgaben im Projektmanagement

Aufgaben im Projektmanagement werden unterhalb der Anforderung angelegt. In der Regel definiert der Projektverantwortliche die Anforderung und übergibt diese an jemanden, der die Umsetzung durchführt. Der Umsetzer erstellt sich selbst Aufgaben, die notwendig sind, um die Anforderung zu realisieren. Dabei werden für die Aufgabe jeweils interne Points geschätzt, also die benötigte Zeit, um die jeweilige Aufgabe umzusetzen. 

Die Aufgabe wird realisiert. Beim Beenden wird nach der tatsächlichen Zeit in Points gefragt, diese werden im Feld tatsächliche Points eingetragen. Aus den gesammelten Zeitangaben aller Aufgaben werden die Intern Points (geschätzt, berechnet) der Anforderung automatisch berechnet.

Wird eine Aufgabe abgeschlossen, wird ihr Anteil an Points in Relation zu Intern Points (geschätzt, berechnet) als Fortschritt berechnet. Sind also etwa alle Aufgaben einer Anforderung beendet, steht der Fortschritt der Anforderung auf 100 %.

Aufgaben unter einer Anforderung können auch als Sichtbar für Partner markiert werden, etwa wenn man auf dessen Rückmeldung wartet und dafür eine eigene Aufgabe anlegen möchte.

Sprints im Projektmanagement

In einem Sprint werden alle Anforderungen und Aufgaben gesammelt, die während dieses Sprints umgesetzt werden sollen. Dies kann, je nach Vorgehen im Projektmanagement, mit dem Kunden vor Sprintbeginn abgestimmt oder intern organisiert werden. Der Sprintverantwortliche ist in der Regel auch der Projektverantwortliche.

Ein Sprint hat in der Regel eine feste Anzahl von Points, die mit dem Kunden besprochen wurde. Anhand der externen Points einer Anforderung kann errechnet werden, welche Anforderungen in den Sprint aufgenommen werden kann, damit die geplanten Points eines Sprints eingehalten werden.

Anforderungen/ Aufgaben zu Sprint hinzufügen

  1. Wählen Sie das gewünschte Projekt in Bereich 1 aus.

    Hinweis: Der Sprint muss bereits vorhanden sein.

  2. Wählen Sie die Anforderung und / oder einzelne Aufgaben.
  3. Klicken Sie in Bereich 5 auf die Schaltfläche Zu Sprint hinzufügen.

    Ergebnis: Sie haben die Anforderung oder Aufgabe dem Sprint hinzugefügt. Auf die gleiche Art entfernen Sie Aufgaben oder Anforderungen wieder aus einem zugeordneten Sprint.