Erste Schritte für Administratoren

Nachdem Sie agorum core installiert haben, richten Sie die Software ein und administrieren Sie. Dazu gehören:

die Übernahme von Bestandsdokumenten
der Aufbau einer Ordnerstruktur
das Anlegen und Berechtigen von Benutzern
das Setzen von Systemflags
das Installieren von Plugins
und vieles mehr

Arbeiten Sie sich von oben nach unten durch die Dokumentation, da die Themen aufeinander aufbauen.

Generelles Vorgehen (agorum core pro)

Sprechen Sie mit Ihrem agorum-Ansprechpartner, sofern Sie direkt zu Anfang eine auf Sie abgestimmte Konfiguration erhalten haben, bevor Sie den weiteren Anweisungen dieser Dokumentation folgen. Ihre Konfiguration passt eventuell nicht zu jeder der hier aufgelisteten Schritte. Ihr agorum-Ansprechpartner unterstützt Sie dabei.

Verwenden Sie agorum core pro, möchten aber Standard-Plugins verwenden, folgen Sie dieser Dokumentation.

agorum core bietet Ihnen viele Anpassungsmöglichkeiten. Sie können jederzeit:

von agorum core open ohne Datenverlust zu agorum core pro wechseln
Ordnerstrukturen oder Metadaten anpassen und Dokumente verschieben
das Berechtigungskonzept überarbeiten oder Systemflags setzen
eine individuelle Konfiguration beauftragen, wenn Sie agorum core pro-Kunde sind

Schritt 1 – Basisdokumentationen

Lesen Sie die nachfolgend aufgeführten Dokumentationen, bevor Sie agorum core verwenden und administrieren, um ein grundlegendes Verständnis und Wissen über die Software zu erlangen.

agorum core open und agorum core pro

Startseite für Administratoren
Öffnen Sie agorum core das erste Mal, gelangen Sie direkt auf die Startseite des Systems.
Das support tool kennenlernen
Über das agorum core support tool überwachen Sie Ihr System, installieren individuelle Konfigurationen, aktivieren Module, führen Checks aus und finden Fehler.
Verhalten bei einem Supportfall
Haben Sie ein Problem mit unserer Software, stehen Ihnen unsere Dokumentation und unser Support-Team zur Verfügung. Unter Supportfall eröffnen erhalten Sie weitere Anweisungen.
Datensicherung erstellen
Regelmäßige Datensicherungen verhindern Datenverlust.
Das Kontextmenü
Das Kontextmenü erscheint, sobald Sie mit der rechten Maustaste einen Ordner oder ein Dokument anklicken, und erlaubt diverse Aktionen im System.
Das Testsystem
Bedeutung eines Testsystems in Verbindung mit agorum core
agorum core starten und beenden
Manchmal müssen Sie agorum core starten und beenden, damit Änderungen in der Software greifen.
agorum core aktualisieren
agorum core entwickelt sich stetig weiter. Aktualisieren Sie deshalb die Software regelmäßig.
Changelog
Werfen Sie regelmäßig einen Blick in die Changelogs, um auf dem neusten Stand zu bleiben und zu entscheiden, ob ein Update der Software sinnvoll ist.

Changelog agorum core pro und open
Changelog agorum boost (App) und agorum core boost
Changelog für agorum core-Plug-ins
Speicherbedarf
Geht Ihr Speicherplatz aus, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, etwa eine neue Partition anzulegen oder Speicherplatz einzusparen.

Datenbank, Logdateien oder Solr auf eine andere Partition verschieben
agorum core auf einen anderen Server umziehen
agorum core storage
Datenbank liegt auf einem anderen Server als agorum core

Schritt 2 – Ordnerstruktur und Datenimport

Bei der Anschaffung eines neuen Dokumentenmanagementsystems beachten Sie folgende Punkte.

Altbestand an Daten übernehmen

Mit der Übernahme des Altbestands liegen all Ihre Dokumente in einem System. Zudem können Ihre Kollegen auch nach diesen Informationen in agorum core suchen und schnell finden.

Aktuelle Ordnerstruktur / Unternehmensunterlagen neu strukturieren

Wenn Sie zufrieden mit Ihrer Ordnerstruktur sind, übernehmen Sie diese in agorum core. Möchten Sie Änderungen vornehmen, können Sie diese direkt auf Ihren bisherigen Datenbestand anwenden. Viele Kunden übernehmen auch den aktuellen Fileserver in seiner alten Struktur und bauen zeitgleich eine neue auf. Dort werden ab einem bestimmten Zeitpunkt die neuen Dokumente hinterlegt. Dadurch ist Ihr Altbestand im System auffindbar, und Sie haben zeitlich die Chance, neue Ordnung zu schaffen.

Startzeitpunkt

Möchten Sie agorum core so schnell wie möglich verwenden und Ihren Altbestand anpassen, kopieren Sie Ihren Altbestand nach agorum core und verwenden Sie diesen. Verwenden Sie zudem das Plugin agorum core basic archive (siehe weitere Abschnitte in dieser Dokumentation).

Bestandteil des aktuellen Datenbestands

Besteht Ihr aktueller Datenbestand nur aus Ordnern und Dokumenten, oder sind Metadaten ebenfalls ein Bestandteil, existieren zwei Möglichkeiten, wie Sie Dokumente in agorum core importieren können:

per Copy-and-paste über das Netzlaufwerk
durch den im Folgenden vorgestellten agorum core dms importer

Optionen des Datenimports und der Ordnerstruktur

Option	Beschreibung	Relevant für
Ohne Altbestand mit agorum core starten	Möchten Sie agorum core ohne einen Übertrag Ihrer bisherigen Unternehmensdaten verwenden oder diese erst nach einer gewissen Eingewöhnungsphase importieren, verwenden Sie das agorum core basic archive.	• agorum core open • agorum core pro ohne individuelle Konfiguration
Ohne Altbestand und ohne das agorum core basic archive starten	Legen Sie manuell per Rechtsklick im Kontextmenü Ihre Ordnerstrukturen an, verwenden Sie die Aktion Administration > Ordner > Neu mit area und identifier. Hinweis: Ihnen stehen dadurch keine Automatismen und Funktionen zur Verfügung, die etwa beim agorum core basic archive enthalten sind.	• agorum core open • agorum core pro ohne individuelle Konfiguration
Altbestand teilweise übernehmen (nur Ordner und Dokumente)	Wenn sich Ihr Altbestand auf einem Fileserver befindet, kopieren Sie diesen per Copy-and-paste nach agorum core. Hierbei greifen Sie auf das Netzlaufwerk von agorum core zu. Wo Sie Ihren Altbestand ablegen, bleibt Ihnen überlassen. Ziehen Sie einen eigenständigen Selbststart vor, verwenden Sie das agorum core basic archive. Zum Hinterlegen Ihres Altbestands siehe undefined>basic archive fileserver. Verwenden Sie außerdem die DMS-Freigabe: agorum core dms drive unter Windows einrichten agorum core dms drive unter Linux und MacOS einrichten Zum Verwenden des agorum core dms drives siehe Vorhandene Daten in agorum core verwenden.	• agorum core open • agorum core pro
Altbestand komplett übernehmen (Ordner, Dokumente, Metadaten)	Verwenden Sie den agorum core dms importer, wenn Sie Ihren Altbestand komplett übernehmen möchten. Mit diesem können Sie etwa Folgendes nach agorum core überführen: d3-Exportstruktur Datei-Paare (Dokument mit zugehöriger XML-Datei) und mehr Wo Sie Ihren Altbestand ablegen, bleibt Ihnen überlassen. Ziehen Sie einen eigenständigen Selbststart vor, verwenden Sie das agorum core basic archive. Zum Hinterlegen Ihres Altbestands siehe undefined>basic archive fileserver.	• agorum core open • agorum core pro

Das Netzlaufwerk

Per SMB oder WebDav erstellen Sie ein Netzlaufwerk, mit dem Ihre Benutzer arbeiten können. Außerdem können Benutzer so Dokumente per Doppelklick in einem Drittprogramm öffnen:

Den Scanner mit agorum core verbinden

Scanner, Softwareprogramme oder etwa Produktionsmaschinen können die von Ihnen erstellten Dokumente direkt in agorum core über das Netzlaufwerk per SMB, WebDAV oder FTP ablegen und somit archivieren (siehe Zugang zum System und Scanner mit agorum core verbinden).

Sie können auch per Rest-API Verbindungen zu anderen Programmen aufsetzen (siehe API-Dokumentation).

API-Dokumentation aufrufen

Schritt 3 – Benutzer und Berechtigungen

Erstellen Sie Benutzer und berechtigen Sie diese für die jeweiligen Ordner.

Benutzer erstellen

Option	Beschreibung	Relevant für
Verwendung des agorum core basic archives	Dieses Plugin bietet neue Oberflächen, um Benutzer anzulegen und Akten aus dem agorum core basic archive zu undefined>berechtigen.	• agorum core open • agorum core pro • Sie verwenden das basic archive.
Manuelle Anlage von Benutzern	Sie verwenden nicht das agorum core basic archive und möchten Benutzer manuell anlegen.	• agorum core open • agorum core pro
Anbindung von LDAP oder Active Directory	Sie verwalten Ihre Benutzer und Benutzergruppen per Active Directory Service (ADS) und dem Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) und möchten diese mit agorum core undefined>synchronisieren.	• agorum core pro

Berechtigungen

Um Ihre Benutzer auf Ihre Ordnerstrukturen zu berechtigen, gehen Sie in zwei Schritten vor:

Benutzergruppen erstellen
Anstatt jeden Ihrer Benutzer einzeln für Ordner freizuschalten, erstellen Sie Benutzergruppen. Dabei berechtigen Sie nur die Benutzergruppen und fügen Benutzer zu diesen Benutzergruppen hinzu oder entfernen sie. Benutzer erhalten automatisch die Rechte, die die Benutzergruppe hat.
Rechte setzen
Ordner oder auch einzelne Dokumente berechtigen Sie anhand von ACLs. Diesen ACLs ordnen Sie Benutzergruppen oder einzelne Benutzer zu.

Schritt	Beschreibung	Relevant für
Benutzergruppen erstellen	Legen Sie im ersten Schritt Benutzergruppen an und weisen Sie diesen Ihren Benutzern zu.	• agorum core open • agorum core pro
Rechte mit dem agorum core basic archive setzen	Sie verwenden das agorum core basic archive, um Benutzer oder Benutzergruppen zu berechtigen. Verwenden Sie dazu die mitgelieferte Oberfläche.	• agorum core open • agorum core pro • Sie verwenden das basic archive.
Rechte ohne das agorum core basic archive setzen	Legen Sie eigene ACLs an, füllen Sie diese mit Benutzergruppen und Benutzern und setzen Sie diese anschließend auf Ordner. Hinweis: Diese Art der Berechtigung ist nicht für große Strukturen gedacht, da Sie in einen Out-Of-Memory laufen können. Wenden Sie sich an Ihren agorum-Ansprechpartner.	• agorum core open • agorum core pro

Registerkarten „Rechte“ und „Audit“ im Detailfenster

Öffnen Sie ein Objekt etwa im agorum core explorer, erscheint dessen Inhalt im Detailfenster. Dort können Sie die Ansicht, Vorschau, Objekt-Info oder an das Objekt angehängte Notizen einsehen.

Als Administrator haben Sie zudem Zugriff auf die rein informativen Registerkarten Rechte und Audit.

Rechte
Zeigt die auf dem Objekt sitzenden ACLs an.

Audit
Zeigt an, welcher Benutzer das Dokument wann erstellt und geändert hat.

Systemflags setzen

Zur Erweiterung von Berechtigungen können Sie Systemflags verwenden. So können Sie darunter liegende Ordner oder Strukturen vor weiteren Veränderungen schützen, auch wenn ein Benutzer etwa ALL-Rechte (Vollzugriff) auf einen Ordner hat.

Apps unter „Weitere Aps“ berechtigen

Berechtigungen können Sie auf diverse Bereiche von agorum core setzen. Dazu gehört auch die Berechtigung von Apps untere „Weitere Apps“. Diese setzen Sie über sogenannte PAI Identifier.

Schritt 4 – Module aktivieren und verwenden (agorum core pro)

agorum core ist ein modulares System. In diesem Abschnitt finden Sie einige Basismodule, die Sie vor Verwendung erst aktivieren müssen.

Modul	Beschreibung	Link
E-Mail-Archiv und E-Mail-Server	Sie können in agorum core E-Mails archivieren (per E-Mail-Adapter) oder die Software als E-Mail-Server verwenden.	Konfigurationen zu E-Mails
agorum core storage	Das System legt Ihre Daten im Standard in der Datenbank von agorum core ab. Je größer Ihre Datenmenge wird, desto mehr geht diese Nutzung zulasten der Performance. Das Modul agorum core storage lagert Ihre Daten aus der Datenbank aus.	agorum core storage
agorum core preview	Mit agorum core preview erzeugt das System die Vorschau eines Dokuments. So können Sie Excel-Tabellen, PDFs, Word-Dokumente und mehr auch ohne Öffnen der Datei einsehen.	agorum core preview
agorum core docform	Dokumente automatisch erfassen und sofort elektronisch weiterverarbeiten.	agorum core docform

Schritt 5 – der Serverpapierkorb und die Historie

Serverpapierkorb

Der Serverpapierkorb ist ein wichtiges Tool, um etwa mit wenigen Klicks gelöschte Dokumente wiederherzustellen. Überprüfen Sie zudem die Einstellungen des Serverpapierkorbs (Aufbewahrungsfrist und Expiration Agent) und stellen Sie sicher, dass diese zu Ihrem Unternehmen und Ihren Benutzern passen.

Historie

Die Historie speichert den letzten Bearbeitungsstand eines Dokuments automatisch. Bei Bedarf können Sie mit der Historie einen alten Bearbeitungsstand eines Dokuments einsehen und wiederherstellen.

Schritt 6 – Plugins

Mit Plugins erweitern Sie agorum core in Form von Add-ons. Über den agorum core plugin manager installieren Sie diese Add-ons.

Tipp: Testen und konfigurieren Sie Plug-ins immer zuerst auf einem Testsystem.

Häufig verwendete Plug-ins

Weitere Plug-ins finden Sie im agorum core plugin manager oder in der Dokumentation.

Plugin	Beschreibung	Link
agorum boost	Arbeiten Sie flexibel von überall mit Ihrem Smartphone oder Tablet. Mit der Messenger-App agorum boost greifen Sie direkt auf Ihre Unternehmensdaten zu, erledigen Aufgaben von unterwegs und behalten trotzdem die volle Kontrolle über Ihre Daten.	agorum boost und agorum core boost
agorum core mail archive	Das agorum core mail archive ermöglicht die Nutzung von agorum core als E-Mail-Archiv.	agorum core mail archive
agorum core ONLYOFFICE	agorum core ONLYOFFICE integriert ONLYOFFICE nahtlos in agorum core.	agorum core ONLYOFFICE
agorum core basic archive	Das agorum core basic archive ermöglicht einen sofortigen Start der Archivierung Ihrer Firmenunterlagen und erfüllt zudem die gesetzlichen Vorgaben der DSGVO und GoBD.	agorum core basic archive
agorum core url	agorum core url erstellt Links von agorum-Objekten. Diese Links können Sie für die interne Weitergabe verwenden. Dabei müssen die Benutzer einen Zugang zu agorum core haben.	agorum core url
agorum core fill template	Das agorum core fill template erstellt Serienbriefe und Serienmails.	agorum core fill template
agorum core smart organisation	Das Projektmanagement-Tool von agorum core.	agorum core smart organisation
agorum core dataroom	Der agorum core dataroom unterstützt Sie in der Zusammenarbeit mit Externen und ermöglicht einen abteilungsübergreifenden Austausch mit Ihren Kollegen. Folgende Funktionen stehen Ihnen etwa zur Verfügung: Downloadlinks/Uploadlinks Mit diesen können Externe (etwa Kunden, Partner) Dateien aus Ihrem agorum core herunterladen oder zum Upload anbieten. Datenräume Bestimmte, normalerweise aufgrund von Berechtigungen unzugängliche Dokumente können Sie in sogenannte Datenräume ablegen. So können Sie etwa Bewerbungen anderen Abteilungen geschützt freigeben, oder dem Finanzamt einen Blick auf Ihre Rechnungen geben.	agorum core dataroom

Schritt 7 – Spielereien und Wissenswertes

In diesem Abschnitt sind Dokumentationen aufgelistet, die zusätzliche Einstellmöglichkeiten und Wissenswertes beinhalten.

agorum core open und agorum core pro

Thema	Beschreibung	Link
Aktive und inaktive Sitzungen einsehen	Sie können in agorum core aktive und inaktive Sitzungen von Benutzern oder bestimmten Prozesse einsehen und aktive Sitzungen beenden.	Aktive und inaktive Sitzungen einsehen
Standardfarben von agorum core und Logo anpassen	Die Weboberfläche von agorum core können Sie über CSS anpassen, indem Sie vorhandene Stylesheets überschreiben.	Styles von agorum core anpassen
Apps neu anordnen	Sie können über einen MetaDb-Eintrag die Apps in agorum core anpassen oder neu anordnen.	Apps neu anordnen
Apps ein- und ausblenden	Sie können über einen MetaDb-Eintrag oder über ACLs die Apps unter Weitere Apps ein- und ausblenden.	Apps unter „Weitere Apps“ ein- und ausblenden
Java mit OpenJDK austauschen (on-premises)	Hängt sich agorum core beim Start auf, tauschen Sie die aktuelle Java-Version gegen die hier beschriebene OpenJDK aus.	Die Java-Version mit OpenJDK austauschen (on-premises)
JavaScript beim Öffnen von agorum core ausführen	Sie können Skripte im Browser ausführen, sobald Sie eine beliebige Seite in agorum core öffnen.	JavaScript beim Öffnen von agorum core ausführen
Zwei-Faktor-Authentisierung	agorum core bietet bei Verwendung der eingebauten kennwortbasierten Anmeldung optional eine Zwei-Faktor-Authentisierung über zeitbasierte Einmalkennwörter (TOTP) an.	Zwei-Faktor-Authentisierung

agorum core pro

Thema	Beschreibung	Link
Durchsuchbares PDF durch OCR erstellen	Sie können Dokumente ohne Textinformationen durch die OCR laufen lassen, um diese anschließend aus agorum core in eine andere Software zu laden.	Durchsuchbares PDF durch OCR erstellen

agorum core eigenständig konfigurieren

Sie können jederzeit selbstständig Konfigurationen vornehmen und die Software an Ihr Unternehmen anpassen. Hierzu sind folgende Aspekte wichtig:

Konfigurieren Sie niemals in Ihrem Produktivsystem. Sie benötigen ein Testsystem, um Ihre Änderungen eingehend zu testen und sicherzustellen, dass diese funktionieren.
Erstellen Sie zwingend eine Datensicherung.
Besuchen Sie unsere Schulungen.
Sprechen Sie sich mit Ihrem agorum-Kundenberater ab, um sicherzustellen, dass sich Ihr Entwicklungsteam und das agorum-Entwicklungsteam nicht gegenseitig die Konfigurationen überschreiben.

Schritt 8 – Benutzer in agorum core

Ihre Benutzer erhalten die Chance, die neue Software kennenzulernen. Dazu sollten Sie und Ihre Benutzer die Dokumentation agorum core für Benutzer durchlesen. Diese ist allgemein gehalten und trifft für agorum core open sowie agorum core pro zu. Falls Sie zudem Plugins oder Module installiert haben, geben Sie die dazugehörige Dokumentation für Benutzer mit.

Tipp: Eine neue Software wird besonders gut akzeptiert, wenn Key-User bereits damit arbeiten durften. Diese werden gezielt in der Handhabung von agorum core unterrichtet und können Ihr Wissen unterstützend an Arbeitskollegen weiterreichen.