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FAQ für Benutzer

In dieser Dokumentation finden Sie Antworten zu allgemeinen Fragen zu agorum core.

Was bedeuten die einzelnen Aktionen im Kontextmenü?

Wenn Sie mit der rechten Maustaste Ordner oder Dokumente markieren, öffnet sich das Kontextmenü. Hier existiert eine Vielzahl an Aktionen, die Sie ausführen können.

Wie erstelle ich eigene Filter?

Stellen Sie fest, dass Sie beim Suchen immer wieder dieselben Filteroptionen aus verschiedenen Filtern benötigen, erstellen Sie sich einen eigenen Filter, um Zeit zu sparen.

Wie suche ich nach mehreren Begriffen per Filteroptionen?

Möchten Sie eine Suche ausführen, in der mehrere Suchbegriffe oder Filteroptionen zutreffen, handelt es sich um eine sogenannte ODER-Verknüpfung. Im Standard führt das System nur eine UND-Verknüpfung bei der Suche aus. Das ist etwa der Fall, wenn Sie nach einer Notiz oder einer E-Mail suchen, in der ein bestimmter Text vorkommt.

Für das Verwenden einer ODER-Verknüpfung für die Suche siehe ODER-Suche für Filteroptionen aktivieren.

Wie erstelle ich eigene Vorlagen für Arbeitsbescheinigungen, Briefe, Angebote oder Verträge?

Das System bietet Ihnen eine Standardeinstellung an, mit der Sie Vorlagen für diverse Zwecke erstellen können.

Welche Vorteile bieten Notizen?


Notizen bleiben übersichtlich
Statt E-Mails mit großen Anhängen zu versenden, heften Sie eine digitale Notiz an das entsprechende Dokument. Auf dem digitalen Notizzettel können Sie Kommentare, Anweisungen oder Fragen an Ihre Kollegen hinterlassen.


Zusammenarbeiten in einem System
Notizen können von jedem Benutzer, der Zugriff auf dasselbe Dokument hat, auch Jahre später gefunden und als Informationsgrundlage verwendet werden.


Kommunikation am Objekt
Die Notiz bleibt immer mit Ihrem Dokument verknüpft. Deshalb weiß jeder sofort, worum es geht, und kann Änderungen direkt einfügen. Dank automatischer Versionierung geht die Originaldatei trotzdem nicht verloren. Erhalten Sie Rückmeldung von Ihren Kollegen, werden die Antworten wie in einem Chatverlauf dargestellt. So behalten Sie den Überblick und können direkt auf eingehende Nachrichten antworten.


Flexibler Austausch an allen Dateien
Ihre Kollegen suchen eine bestimmte Datei oder einen Ordner? Hängen Sie etwa eine Notiz mit dem Text hier an, um dem Suchenden weiterzuhelfen und das Objekt zuzusenden.

Wie digitalisiere ich meinen Notizzettel?

Bisher haben Sie eventuell Notizen auf Papier geschrieben und an den Monitor gehängt:

Das gehört mit agorum core sowie dem dort enthaltenen Eingang (aktuell) und Ihrem persönlichen digitalen Arbeitsplatz der Vergangenheit an. Verschicken Sie einfach kleine To-dos als Notizen an sich selbst. Sie können solche Notizen nicht nur an sich selbst schicken, sondern auch priorisieren und regelmäßig überarbeiten. Eine andere Variante wäre, die im System verstreuten Dokumente oder Ordner mit einem Begriff taggen und damit zu priorisieren.

Für das Arbeiten mit Notizen und das Kommunizieren untereinander siehe Einstieg in die Benutzung von agorum core - Teil 2.

Wie finde ich ein Dokument wieder?

Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner nicht mehr finden, kann das mehrere Gründe haben:

Verwenden Sie die Suche, um Dokumente und Dateien wiederzufinden, oder bitten Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator um Hilfe, das Objekt wiederherzustellen, wenn es eventuell gelöscht wurde.

Weitere Informationen zur Suche siehe Mit der Suche arbeiten.

Was sind Objekte?

Unter Objekte fällt in agorum core Folgendes:

Sie können etwa die Suche verwenden, um dort nach allen Firmenunterlagen, also Objekten zu suchen.

Was sind Metadaten?

Sobald Sie mit agorum core arbeiten, begegnet Ihnen früher oder später der Begriff Metadaten. Metadaten begegnen Ihnen (unbewusst) auch im Alltag, etwa auf dem Personalausweis, Reisepass, der Mitarbeiterkarte, auf Bonuskarten von Supermärkten oder Geschäften.

Dort stehen diverse Informationen, etwa folgende:

Diese Informationen werden als Metadaten bezeichnet. Ein Metadatum besteht dabei immer aus einer Kategorie und einem Kategoriewert. Anhand dieser Daten können fremde Personen oder Maschinen Informationen verarbeiten. An Flughäfen können Sie so als Reisegast identifiziert oder in einem Geschäft kann Ihnen ein Bonus gutgeschrieben werden. Oder Ihnen wird anhand der Metadaten der Zugang zu Unternehmensbereichen gewährt, wie Laboratorien oder Produktionsstätten.

Auch auf Rechnungen befinden sich viele Metadaten:

Metadaten auf einer Amazon-Rechnung

Metadaten der Rechnung sind etwa folgende:

Sie verwenden Metadaten also im Alltag oft unbewusst. Metadaten helfen dabei,

Wofür werden Metadaten gebraucht?

Oben haben Sie erfahren, dass Metadaten Ihnen in allen Lebenslagen begegnen. Sei es auf dem Personalausweis, auf einer Rechnung, im Telefonbuch in Form der Telefonnummer einer Person oder eines Geschäfts. Dabei besteht ein Metadatum immer aus einer Kategorie und einem Kategoriewert.

So wie wir im Alltag diese Metadaten bearbeiten, auswerten oder benötigen, um Entscheidungen zu treffen, benötigt auch agorum core Metadaten aus vielerlei Gründen:

Das einfachste und beste Beispiel ist die Suche und die Ihnen dort zur Verfügung stehenden Filter.

Sie können verschiedene Filter auswählen (Alles, Adressen, Eingang (aktuell)). Je nach Filter passen sich die Filteroptionen an. Das sind Metadaten. Anhand von diesen Werten / Kategorien suchen Sie Ihr Objekt.

Etwa ist ein Metadatum der Objekttyp mit den Werten Dokument, Notizen, E-Mails, E-Mail-Anhänge oder Ordnern. Durch dieses Metadatum können Sie Ihre Suche bereits optimal eingrenzen.

Welche Metadaten welches Objekt hat, können Sie als Benutzer zum Teil auch im Detailfenster und dort in der Registerkarte Objektinfo einsehen.