Einführung in agorum core smart organisation

agorum core smart organisation lässt sich am besten als flexibler Workflow beschreiben. Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf, genauer gesagt die strukturierte Steuerung von Vorgängen. Mit ihm werden Geschäftsprozesse, an denen Mitarbeiter aus mehreren Abteilungen in einer vorgegebenen Reihenfolge beschäftigt sind, informationstechnisch realisiert.

Dank des Plug-ins agorum core smart organisation kann dieser Prozess von jedem Mitarbeitendem eingestellt werden, auch ohne Programmierkenntnisse.

Mitarbeitende können:

• neue Prozesse als Vorlage definieren
• einen einmaligen Vorgang zur Abbildung eines Prozesses erstellen
• beliebige Prozesse abbilden

Für mehr Informationen siehe Umsetzung von Projekten (Entwicklungsaufgaben, Konfigurationen).

agorum core smart organisation einführen

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Die Umstellung sollte zügig vonstattengehen, um zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten. Eine gute Praxis ist es, die Benutzer schon bei der Planung aktiv einzubeziehen, sodass ihre Wünsche bereits umgesetzt werden können. Dies bewirkt, dass sich jeder auf das neue System freut.

Möglicher Einführungsplan

1. Umsetzung von agorum core smart organisation mit Key-Usern
2. Ausarbeitung der firmenspezifischen Dokumentation zur Darstellung der internen Prozesse
3. Umstieg aller Benutzer auf smart organisation für neue Prozesse
   1. Unterstützung bei den ersten Schritten durch Key-User
4. Offene/ geschlossene Vorgänge aus dem Altsystem in smart organisation übernehmen, sodass ab diesem Zeitpunkt alles über smart organisation eingesehen werden kann

Die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden spielt die größte Rolle bei der Einführung von agorum core smart organisation.

Verwendung

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Mit dem Einsatz von agorum core smart organisation können Sie sich auf die Aufgaben fokussieren, die gerade abgearbeitet werden sollen. Dabei existieren fünf verschiedene Objekttypen:

• Partnerakte
• Projekt
• Aufgabe
• Vorgang
• Sprint

Partnerakte

Die Partnerakte repräsentiert einen Kontakt und bündelt alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Ablagebereich
agorum core smart organisation > Partnerakte

Wichtig für
Alle Mitarbeitenden

Projekt

Ein Projekt repräsentiert ein externes Kundenprojekt oder ein internes Projekt. Es hat folgende Eigenschaften:

• Name
• Beschreibung
• Verantwortlicher
  • Wer für das Projekt verantwortlich ist.
  • Diese Angabe ist ein wichtiger Baustein im agorum Verantwortlichkeitsprinzp. 
• Teilnehmer
  • Alle Teilnehmer des Projekts (dies steuert die Sichtbarkeit unter dem Filter Meine Projekte)
• Status
  • Der Status des Projekts
• Kunde
  • Kunde / Partner / Interessent, zu dem dieses Projekt gehört (das Projekt wird dann unterhalb des Kunden angelegt und dorthin verschoben)
• Projektstart
  • Planungsinformation
• Projektende
  • Planungsinformation
• abrechenbar
  • Steuert, ob ein Projekt nach dem Beenden automatisch in den Status abzurechnen wechselt
     

Ablagebereich
Ein Projekt kann in einem Ordner oder unterhalb eines Kunden angelegt werden.

Wichtig für
Alle, die an der Projektumsetzung beteiligt sind.

Aufgabe

Eine Aufgabe ist die kleinste Einheit und bündelt genau eine Tätigkeit. Eine Aufgabe kann an folgenden Stellen verwendet werden:

• Privatbereich (wird automatisch unter home:/MyAdmin/Tasks abgelegt)
• Projekt
  • Anforderung
• Kundenakte (eher unüblich)
• Vorgang
   

Ablagebereich
Unterhalb eines Projekts, Kunden oder Tickets. Zusätzlich kann eine Aufgabe einem oder mehreren Sprints zugeordnet werden.

Wichtig für
Alle Mitarbeitenden

Vorgang

Ein Vorgang bündelt mehrere einzelne Aufgaben zu einem Thema zusammen. Im Rahmen des Scrum-Prinzips wird dieses Vorgehen auch Epic genannt. Sie können Vorlagen definieren, die automatisch die enthaltenen Aufgaben erstellen, sobald ein entsprechender Vorgang erstellt wird.

Ablagebereich
Ein Vorgang wird in seinem Vorgangstyp-Bereich angelegt (etwa Support, Kundenberatung, …). Gleichzeitig kann dieser auch folgenden Bereichen untergeordnet werden:

• Projekt
• Kundenakte

Wichtig für
Ein Vorgang hat in verschiedenen Kontexten unterschiedlichen Bedeutungen und kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, etwa im Support oder in der Kundenberatung.

Sprint

Ein Sprint bündelt einzelne Aufgaben eines Projekts zur Abarbeitung in einem bestimmten Intervall, etwa alle Aufgaben von Projekt X, die diese Woche erledigt werden müssen. Sprints können ausschließlich unter Projekten angelegt werden.

Ablagebereich
Ein Sprint liegt immer unterhalb eines Projekts.

Wichtig für
Projektbearbeitung (agil)

Mitgelieferte Filter

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Folgende Filter werden im Rahmen des Plug-ins für das agorum core information center ​​​​​​mitgeliefert, damit Sie gezielt nach Aufgaben, Projekten oder Vorgängen suchen können.

Filter	Beschreibung
smart organisation - Alles	Sucht in sämtlichen Bereichen: Aufgaben, Partnerakten, Projekte, Sprints und Vorgänge.
smart organisation - Aufgaben	Sucht ausschließlich nach dem Aufgabennamen sowie nach der Beschreibung der Aufgabe.
smart organisation - Partnerakten	Sucht ausschließlich nach dem Namen der Partnerakte.
smart organisation - Projekte	Sucht ausschließlich nach dem Projektnamen sowie nach der Beschreibung des Projekts.
smart organisation - Sprints	Sucht ausschließlich nach dem Namen des Sprints.
smart organisation - Vorgänge	Sucht ausschließlich nach dem Namen der Vorgänge.