Mit dem agorum core basic archive arbeiten

Das agorum core basic archive hilft, Dokumente und Arbeitsunterlagen in agorum core sinnvoll abzulegen sowie sicher und schnell zu archivieren.

In dieser Dokumentation lernen Sie:

• wo Ihre Daten liegen
• wie Sie neue Ordnerstrukturen / Akten erstellen
• wie Sie Dokumente selbstständig verschlagworten
• wie Sie Ihren Posteingang verwenden
• wie Sie abgelegte Dokumente schnell wiederfinden
• wie Sie Vorlagen erstellen /verwenden

Lesen Sie die Dokumentation agorum core für Benutzer, um ein Grundverständnis über agorum core zu erlangen.

Das agorum core basic archive öffnen

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Nachdem Ihr Administrator das agorum core basic archive installiert hat, finden Sie es an verschiedenen Stellen im System und können es von dort aus öffnen:

• in den Filtern der Suche
• in der App Verschlagwortung und Ablage in der Seitenleiste
• per Schaltfläche agorum core basic archive in der Kopfleiste
• im Ordnerbereich des agorum core explorers

In den Filtern der Suche

In der App „Verschlagwort und Ablage“ in der Seitenleiste

per Schaltfläche „agorum core basic archive“ in der Kopfleiste

Im Ordnerbereich des agorum core explorers

Den Ablageort finden

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Im agorum core basic archive archivieren Sie Dokumente und können diese etwa verschlagworten. Dazu legen Sie die Dokumente zuerst im agorum core explorer ab.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Öffnen Sie den Ordner:

   Dateien/agorum core basic archive

   
   Ergebnis: Unter diesem Ordner liegt das Archiv des basic archives. Sie sehen diese Ordner:
    

   Archiv
   Ein Beispielarchiv, in dem Sie nach Monaten eines Jahres Dokumente ablegen können.

   Archiv - Zentraleingang
   Dieser Ordner stellt den digitalen Posteingang dar. Dokumente können dort eingescannt oder per Ziehen mit der Maus abgelegt werden. Anschließend können Kollegen diese Dokumente von dort aus archivieren.

   Diese beiden Ordner sind im Standard enthalten, wenn Sie das basic archive zum ersten Mal öffnen, während die anderen Ordnerstrukturen manuell aufgebaut wurden. Welche Ordner Sie in Ihrem System sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab und welche Akten Ihr Administrator erstellt hat. Andere Kollegen in Ihrem Unternehmen haben je nach Berechtigung vielleicht eine andere Ansicht.

   Können Sie in einem Ordner keine Dokumente einfügen oder löschen, fehlt Ihnen die Berechtigung dazu. Ihr Administrator entscheidet, welche Benutzer auf welche Akten welchen Zugriff haben.

Verhalten beim Löschen eines Dokuments aus dem Zentraleingang

Löschen Sie ein Dokument aus dem Zentraleingang, ist es nicht endgültig gelöscht, sondern landet im Serverpapierkorb. Ihr Administrator kann das Dokument bei Bedarf aus dem Serverpapierkorb wiederherstellen.

Eine Ordnerstruktur anlegen

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Haben Sie das agorum core basic archive installiert, ist Ihre Ordnerstruktur leer. Sie legen diese Struktur nun an.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Explorer.
2. Öffnen Sie den Ordner:

   Dateien/agorum core basic archive/Archiv

3. Klicken Sie rechts oben auf Akte anlegen.
4. Tragen Sie das Jahr - Archivname und die Archivnummer ein.
   
   • Ihr Administrator kann diese Felder ändern und an Ihr Unternehmen spezifisch anpassen.
   • Die Archivnummer dürfen Sie nur einmalig für eine Akte im System eintragen, sie darf also nicht doppelt vorkommen.
5. Klicken Sie auf OK.
   
   Ergebnis: Das System legt die Akte mit einer Ordnerstruktur an, getrennt nach Monaten. Sie ist ab sofort unter dem Ordner Archiv in der Baumstruktur zu sehen.
   
   Dieses Vorgehen gilt auch, wenn Sie weitere Ordner / Akten anlegen möchten und bereits eine Ordnerstruktur vorhanden ist.

Eine Akte ändern /umbenennen

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Haben Sie eine neue Ordnerstruktur angelegt und stellen Sie fest, dass Sie sich im Aktentitel vertippt haben, können Sie die Akte ändern und umbenennen.

1. Klicken Sie eine Akte mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core basic archive > Akte ändern.
3. Passen Sie im Bearbeitungsfenster den Namen der Akte sowie die ID an.

Eine Akte löschen

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Diese Funktion ist ausschließlich für Administratoren verfügbar.

Einen einzelnen Ordner erstellen

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Sie können in einem Endordner einen weiteren Unterordner erstellen.

• Ein Endordner ist derjenige Ordner, der sich auf der letzten Ordnerebene befindet.
• In der Hauptstruktur können Sie einzelne Ordner nicht manuell erstellen, da es das Ziel ist, diese Hauptstruktur einheitlich zu belassen. 

1. Öffnen Sie eine Akte, etwa Archiv.
2. Öffnen Sie dort weitere Unterordner, etwa 00 - Jahresarchiv > Allgemein.
   
   Ergebnis: Sie sind im Endordner angelangt (letzte Ordnerebene).
3. Klicken Sie den Unterordner Allgemein mit der rechten Maustaste an.
4. Wählen Sie im Kontextmenü Neu > Ordner.
5. Vergeben Sie einen Ordnernamen und klicken Sie auf OK.
   
   Ergebnis: Das System erstellt den Unterordner in dem gewählten Ordner.
   
   Wenn Sie den erstellten Unterordner zukünftig in jeder neu erstellten Akte benötigen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Eine Ordnerstruktur erstellen (freie Akte)

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Neben der Erstellung einzelner Ordner können Sie Ordnerstrukturen in einem Endordner anlegen. Ihr Administrator muss Sie dafür freigeschaltet haben.

• Ein Endordner ist derjenige Ordner, der sich auf der letzten Ordnerebene befindet.
• In der Hauptstruktur können Sie eine Ordnerstruktur nicht manuell erstellen, da es das Ziel ist, diese Hauptstruktur einheitlich zu belassen.
• Die Erstellung von Orderstrukturen nennt sich freie Akten.

So erstellen Sie eine Ordnerstruktur:

1. Öffnen Sie eine Akte, etwa Archiv.
2. Öffnen Sie dort weitere Unterordner, etwa 00 - Jahresarchiv > Allgemein.
   
   Ergebnis: Sie sind im Endordner, also der letzten Ordnerebene, angelangt.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Unterordner Allgemein.
4. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core basic archive > Freie Akte anlegen.
5. Wählen Sie einen Aktentyp.
6. Füllen Sie je nach Aktentyp die angezeigten Felder aus.
7. Klicken Sie auf Freie Akte anlegen.
   
   Ergebnis: Das System erstellt die freie Akte in dem gewählten Ordner.
   
   Wenn Sie die erstellte Ordnerstruktur zukünftig in jeder neu erstellten Akte benötigen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Ein Dokument im agorum core basic archive ablegen

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Sie können als Benutzer Dokumente auf verschiedene Arten im agorum core basic archive ablegen, die Dokumente dabei verschlagworten und somit wichtige Informationen hinterlegen, um diese Dokumente schnell wiederzufinden.

Ein Dokument manuell ablegen

Sie können einzelne Dokumente von Ihrem Desktop aus mit der Maus direkt in einen Zielordner des agorum core basic archives ziehen und ablegen (siehe Vorhandene Daten in agorum core verwenden). Das System öffnet das Fenster Verschlagwortung ändern. Dort tragen Sie Ihre Metadaten für das Dokument ein, das Sie ablegen möchten.

• Die zu setzenden Metadaten im Fenster Verschlagwortung ändern passen sich je nach gewähltem Dokumententyp an.
• Metadaten, die bereits auf dem Dokument vorhanden sind, können Sie im Detailfenster und dort in der Registerkarte Objektinfo einsehen.
• Diese Metadaten können Sie verwenden, um sie in die Felder des Fensters Verschlagwortung ändern einzutragen.

Ein falsch abgelegtes Dokument korrigieren

Sollten Sie ein Dokument in einen falschen Ordner abgelegt haben oder sind die Metadaten falsch, korrigieren Sie diese nachträglich.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core Basiv archive und eine dieser Optionen:
   
   Verschlagwortung und Ablage
   Metadaten und Ablageort ändern.
   
   Verschlagwortung ändern
   Neuen Dokumententyp wählen oder bestehende Einträge anpassen.
   
   Weitergeben an Zentraleingang
   Dokument zurück in den Zentraleingang verschieben, falls Sie Hilfe von Kollegen benötigen oder Sie das Dokument aufgrund Ihrer Berechtigungen nicht in den korrekten Ordner ablegen können.
   
   Weitergabe an Benutzereingang
   Dokument gezielt an Arbeitskollegen weitergeben oder an sich selbst zurückschicken.

Die Drag-and-drop-Ablagefläche verwenden

Wenn Sie mehrere Dokumente importieren möchten, Sie derzeit aber keine Zeit für die Verschlagwortung haben oder die Kollegen die Verschlagwortung übernehmen, verwenden Sie die Drag-and-drop-Ablagefläche. Die dort abgelegten Dokumente sammelt das System in Ihren Benutzereingang oder in den Zentraleingang.

1. Klicken Sie oben rechts in der Kopfleiste auf und dann auf:

   D&D in meinen Eingang
   Hier legen Sie Dokumente hinein, für deren Ablage Sie verantwortlich sind. Diese Dokumente finden Sie in Ihrem Benutzereingang wieder.
   
   Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.

   D&D in den Zentraleingang
   Auf den Zentraleingang des agorum core basic archives haben verschiedene Benutzer Zugriff. Er ermöglicht es, Dokumente in eine Art Sammelpostfach abzulegen. Andere Personen können Ihre Dokumente also archivieren und somit in Bereiche ablegen, auf die Sie sonst keinen Zugriff haben.
   
   Ergebnis: Ein Dialog öffnet sich.

2. Ziehen Sie die Dokumente mit der Maus, etwa von Ihrem Desktop, in den Dialog.
   
   Ergebnis: Das System legt die Dokumente entweder in Ihren Benutzereingang oder in den Zentraleingang.
   
   Sie können vorhandene Dokumente in existierenden Akten an Ihren Benutzereingang oder Zentraleingang weitergeben, indem Sie diese mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü die Aktion agorum core basic archive > Weitergeben an Zentraleingang oder agorum core basic archive > An Benutzereingang weitergeben wählen.

Den Zentraleingang kennenlernen

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Im Zentraleingang liegen alle Dokumente, die archiviert werden müssen. Diese Dokumente können Sie oder Ihre Kollegen verschlagworten.

Sie können zudem einen Scanner mit dem Eingang des agorum core basic archives verbinden. Die Einrichtung nimmt Ihr Administrator mit speziellen Freigaben vor.

Den Zentraleingang öffnen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Verschlagwortung und Ablage.
   
   Ergebnis: Sie befinden sich im Zentraleingang.

Ein Dokument vom Zentraleingang in einen Aktenbereich ablegen

Dokumente im Zentraleingang legen Sie in einen Aktenbereich ab, d. h. Sie ordnen diese Dokumente einer Akte zu. Dabei verschlagworten Sie gleichzeitig das Dokument, d. h. Sie versehen es mit Metadaten.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Füllen Sie rechts im Bereich Daten die Felder aus.
4. Klicken Sie rechts im Bereich Daten oben auf Ablegen.
   
   Ergebnis: Das Dokument verschwindet aus dem Zentraleingang und befindet sich jetzt im gewählten Aktenbereich.
   
   Dieses Vorgehen gilt für mehrere Dokumente. Markieren Sie die Dokumente und wiederholen Sie die Schritte 3 und 4.

Eine Akte in geführter Ablage anlegen

Sie können neue Akten direkt im Zentraleingang erstellen.

Damit Sie eine Akte in geführter Ablage anlegen können, muss Ihr Administrator diese Funktion freischalten.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Tragen Sie rechts im Bereich Daten im Feld Aktenname einen nicht existierenden Aktennamen ein.
4. Klicken Sie auf Akte anlegen.
   
   Ergebnis: Das System legt im Hintergrund die Ordnerstruktur für die neue Akte an.

Einen Ablagebereich in geführter Ablage erstellen

Sie können einen neuen Ablagebereich im Zentraleingang in der geführten Ablage erstellen.

Damit Sie einen Ablagebereich in geführter Ablage erstellen können, muss Ihr Administrator diese Funktion für Sie freischalten.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Wählen Sie rechts im Bereich Daten einen Aktenbereich und einen Aktennamen. 
4. Klicken Sie darunter auf Ablagebereich anlegen.
5. Klicken Sie die Akte mit der rechten Maustaste an.
6. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core Basic Archive > Ablagebereich anlegen.
7. Vergeben Sie einen Namen für den Ablagebereich.
8. Klicken Sie auf OK.
9. Wählen Sie im Feld Aktenbereich die Akte erneut aus, damit Sie den neuen Ablagebereich sehen.
   
   Ergebnis: Der neue Ablagebereich erscheint im Feld Ablagebereich.

Ein Dokument löschen

Liegen im Zentraleingang Dokumente, die fehlerhaft eingescannt oder manuell abgelegt worden sind, können Sie diese aus dem System löschen.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Klicken Sie oben auf .

Ein Dokument in andere Posteingänge verschieben

Liegen Dokumente im Zentraleingang, die direkt einem Kollegen zugewiesen werden können, verschieben Sie diese in seinen persönlichen Benutzereingang.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Klicken Sie oben auf .
4. Wählen Sie den verantwortlichen Benutzer aus.
5. Klicken Sie auf OK.
   
   Ergebnis: Die Dokumente verschwinden aus dem Zentraleingang und befinden sich jetzt im Posteingang des gewählten Benutzers.
   
   Verwenden Sie die Aktion agorum core basic archive > Weitergabe an Benutzereingang oder agorum core basic archive > Weitergabe an Benutzereingang im Kontextmenü (rechte Maustaste), um ein Dokument entweder an den Zentraleingang zurückzuschicken oder einem anderen Benutzer zuzuweisen.

E-Mail-Anhänge ablegen

Mit dem agorum core basic archive können Sie E-Mail-Anhänge als eigenständige Dokumente abspeichern. Auch gezippte Ordner in E-Mail-Anhängen können Sie entpacken und die darin enthaltenen Dokumente einzeln ablegen.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie eine E-Mail mit der linken Maustaste an.
3. Klicken Sie oben auf das Symbol .
4. Bestätigen Sie die Abfrage mit OK.
   
   Ergebnis:
   • Das System entpackt die Anhänge aus der E-Mail. Das gilt auch für ZIP-Dateien, die sich in der E-Mail befinden.
   • Die Anhänge sehen Sie als einzelne Dokumente im Zentraleingang.

Ein Dokument in mehrere Dokumente trennen

Scannen Sie etwa in Stapeln ein, d. h. ein PDF-Dokument besteht aus mehr als einem Dokument, oder möchten Sie Bewerbungsunterlagen nach Lebenslauf, Anschreiben aufteilen, verwenden Sie die Funktion Trennen/Zusammenfügen des agorum core basic archives.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Klicken Sie oben auf das Symbol .
4. Klicken Sie eine Seite an.
5. Klicken Sie oben auf Trennen ab dieser Seite.
   
   Ergebnis: Ein separater Abschnitt mit dem Zusatz -2 im Namen des Dokuments erscheint.
6. Klicken Sie oben auf Änderungen anwenden.
   
   Ergebnis: Die aufgeteilten Dokumente befindet sich jetzt im Zentraleingang.

Mehrere Dokumente in ein Dokument zusammenfügen

Befinden sich mehrere Dokumente im Zentraleingang, die jedoch zusammengehören, können Sie diese Dokumente zu einem Dokument zusammenfügen.

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Markieren Sie die Dokumente mit der linken Maustaste und gedrückter STRG-Taste.
3. Klicken Sie oben auf das Symbol .
4. Klicken Sie die letzte Seite des Dokuments an, das Sie zusammenfügen möchten.
5. Klicken Sie oben auf Zusammenfügen mit nächstem Dokument.
   
   Ergebnis: Der separate Abschnitt mit dem Namen des Dokuments verschwinden.
6. Klicken Sie oben auf Änderungen anwenden.
   
   Ergebnis: Die zusammengefügten Dokumente befinden sich jetzt als ein zusammengehöriges Dokument im Zentraleingang.

Metadaten für die nächsten Dokumente übernehmen

Archivieren Sie öfter mehrere Dokumente auf einmal, die dieselben Metadaten besitzen, kann sich das System die von Ihnen gesetzten Metadaten für die nächsten Dokumente merken.

Die folgenden Optionen sind (kombiniert) möglich:

• Das System merkt sich den vorangegangenen Ablageort im Bereich Daten. Diese Angaben bleiben im Bereich Daten auf der rechten Seite erhalten, wenn Sie das Dokument ablegen.
• Das System merkt sich die vorangegangenen Metadaten im Bereich Daten. Diese Angaben bleiben im Bereich Daten auf der rechten Seite erhalten, wenn Sie das Dokument ablegen.

Damit Sie Metadaten für die nächsten Dokumente übernehmen können, muss Ihr Administrator diese Funktion freischalten.

Geführte Ablage vs. freie Ablage

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Geführte Ablage

Bei der geführten Ablage wählen Sie aus bestehenden Ordnern und Metadaten aus, um Ihre Dokumente abzulegen (siehe Eine Akte in geführter Ablage anlegen). Damit umgehen Sie das manuelle Durchklicken von Ordnerstrukturen.

Freie Ablage

Wenn Ihre Firma Ihren Altbestand an Daten ohne Verschlagwortung in agorum core importiert hat, finden Sie diese Daten nicht in der Auswahl. Für diesen Sonderfall existiert die freie Ablage.

Damit Sie mit der freien Ablage arbeiten können, muss Ihr Administrator diese Funktion freischalten.

Mit der freien Ablage arbeiten

1. Öffnen Sie den Zentraleingang.
2. Klicken Sie ein Dokument mit der linken Maustaste an.
3. Klicken Sie rechts im Bereich Daten auf die Registerkarte Freie Ablage.
4. Wählen Sie in der Ordnerstruktur einen beliebigen Ordner innerhalb des agorum core basic archives aus.
   
   • Sie können in der Ordnerstruktur im Kontextmenü (Rechtsklick) über agorum core basic archive > Akte anlegen eine neue Akte anlegen, falls sie nicht existiert.
5. Verschlagworten Sie das Dokument wie in der geführten Ablage.

Den Benutzereingang kennenlernen

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Neben dem Zentraleingang existiert ein persönlicher Benutzereingang. Dieser besitzt dieselben Funktionen wie der Zentraleingang, mit dem Unterschied, dass nur Sie Zugriff auf Ihren Benutzereingang haben.

Den Benutzereingang öffnen

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Verschlagwortung und Ablage.
   
   Ergebnis: Sie befinden sich im Zentraleingang.
2. Klicken Sie auf Benutzereingang.
   
   Ergebnis: Sie befinden sich im Benutzereingang.
   
   Verwenden Sie die Aktion agorum core basic archive > Weitergabe an Benutzereingang oder agorum core basic archive > Weitergabe an Benutzereingang im Kontextmenü (rechte Maustaste), um ein Dokument entweder an den Zentraleingang zurückzuschicken oder einem anderen Benutzer zuzuweisen.

Dokumente wiederfinden

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In der Suche stehen Ihnen mit dem agorum core basic archive fünf neue Filter zur Verfügung, mit denen Sie Dokumente schnell und einfach wiederfinden.

Filter	Beschreibung
agorum core basic archive	Zeigt Grundeinstellungen der verwendeten Metadaten. Außerdem können Sie sich im Bereich agorum core Basic Archive über Eingänge im eigenen Benutzereingang und im Zentraleingang (im Basic Archive ZA) informieren lassen.
agorum core basic archive - Ablaufdatum	Bietet eine Übersicht über alle Objekte (Dokumente, E-Mails, Ordner usw.), auf denen Sie oder Ihre Kollegen ein Ablaufdatum gesetzt haben. Läuft das Ablaufdatum ab, werden die Dokumente automatisch gelöscht. Um wie viel Uhr diese Dokumente gelöscht werden, definiert Ihr Administrator anhand eines Expiration Agent.
agorum core basic archive - Wiedervorlage	Zeigt alle Objekte (Dokumente, E-Mails, Ordner usw.), die auf Wiedervorlage gesetzt sind.
agorum core basic archive - Metadaten​​​​​​	Ermöglicht die Suche nach allen gesetzten Metadaten des agorum core basic archives. Beispiele Sie suchen Dokumente mit dem Dokumententyp Rechnung eines bestimmten Lieferanten. Sie möchten alle Dokumente sehen, die einen Beleg darstellen und von Lieferant Y stammen.
agorum core basic archive - Revisionssicher	Zeigt alle Dokumente, die Sie auf revisions-/benutzersicher gesetzt haben.

Über Dokumente in Ihrem Benutzereingang informieren lassen

Sie können die Suche und den Filter agorum core basic archive dazu verwenden, um sich Mitteilungen setzen zu lassen und automatisch über neue Dokumente in Ihrem Benutzereingang informiert zu bleiben.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Suche.
2. Wählen Sie den Filter agorum core Basic Archive.
3. Aktivieren Sie unten im Bereich agorum core Basic Archive die Filteroption Benutzereingang.
4. Erstellen Sie sich eine Mitteilung, um über neue Dokumente in Ihrem Benutzereingang informiert zu bleiben (siehe Sich an eine Notiz erinnern).
   
   • Möchten Sie sich über Dokumente im Zentraleingang informieren lassen, verwenden Sie die Filteroption Im Basic Archive ZA.
   • Sind die Filteroptionen zu umfangreich, können Sie eigene Filter erstellen und dabei die Filteroptionen wählen, die Sie in Ihrem Alltag häufig verwenden.

Vorlagen erstellen

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Vorlagen vereinheitlichen die zu erstellenden Dokumente.

1. Öffnen Sie links in der Seitenleiste Verschlagwortung und Ablage.
2. Wählen Sie rechts den Dokumententyp Dokumentvorlage.
3. Tragen Sie einen Vorlagentyp ein. 

   Hinweis: Unter dieser Bezeichnung finden Sie die Vorlage wieder. Wählen Sie die Bezeichnung sinnvoll.

4. Speichern Sie oben die Vorlage.

Ein vorhandenes Dokument als Vorlage definieren

1. Klicken Sie ein Dokument mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü ​​​​​​agorum core basic archive > Verschlagwortung ändern.
3. Wählen Sie den Dokumententyp Dokumentvorlage.
4. Tragen Sie einen Vorlagentyp ein.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Ein Dokument aus Vorlage erstellen

1. Klicken Sie einen Ordner mit der rechten Maustaste an, in dem Sie das Dokument ablegen möchten.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Neu > nach Vorlage (Vorlagetyp).
3. Wählen Sie die Vorlage aus und geben Sie dem Dokument einen Namen.
   
   Ergebnis: Das System erstellt das Dokument aus der Vorlage. Die Vorlage steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Einen Ablagebereich innerhalb von Akten anlegen und ändern

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Einen Ablagebereich anlegen

Mit dieser Rechtsklick-Aktion erweitern Sie eine Akte um einen weiteren Ablagebereich.

• Ein Ablagebereich ist ein normaler Ordner, Sie erstellen also mit diesem Ablagebereich einen weiteren Unterordner innerhalb der Akte.
• Das System legt den neuen Ablagebereich nur in derjenigen Akte an, auf der Sie die Aktion ausgeführt haben.

1. Klicken Sie im agorum core explorer eine Akte mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core Basic Archive > Ablagebereich anlegen.
3. Vergeben Sie einen Namen für den Ablagebereich.
4. Klicken Sie auf OK.

Einen Ablagebereich ändern

Mit dieser Rechtsklick-Aktion benennen Sie einen vorhandenen Ablagebereich in einer Akte um.

1. Klicken Sie im agorum core explorer einen Ablagebereich innerhalb einer Akte mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core Basic Archive > Ablagebereich ändern.
3. Vergeben Sie einen neuen Namen für den Ablagebereich.
4. Klicken Sie auf OK.

Wandle Ablagebereich in Ordner

Mit dieser Rechtsklick-Aktion wandeln Sie einen Ablagebereich innerhalb einer Akte in einen Ordner um.

Ob es sich um einen Ablagebereich oder um einen Ordner handelt, erkennen Sie im agorum core explorer anhand der Spalte Ablagebereich:

• 00 - Jahresarchiv ist ein normaler Ordner, da die Spalte Ablagebereich nicht gefüllt ist.
• Alle anderen Ordner sind hingegen Ablagebereiche.

1. Klicken Sie im agorum core explorer einen Ordner innerhalb einer Akte mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core Basic Archive > Wandle Ablagebereich in Ordner.
3. Vergeben Sie einen Namen für den Ordner.
4. Klicken Sie auf OK.

Erstelle aus Ordner einen Ablagebereich

Mit dieser Rechtsklick-Aktion wandeln Sie einen Ordner innerhalb einer Akte in einen Ablagebereich um.

Zum Unterscheiden eines Ordners von einem Ablagebereich siehe Wandle Ablagebereich in Ordner.

1. Klicken Sie im agorum core explorer einen Ablagebereich innerhalb einer Akte mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü agorum core Basic Archive > Erstelle aus Ordner einen Ablagebereich.
3. Vergeben Sie einen Namen für den Ablagebereich.
4. Klicken Sie auf OK.

Das Kontextmenü verwenden

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Im agorum core basic archive stehen Ihnen Kontextmenü-Aktionen zur Verfügung. Dabei lernen Sie Aktionen kennen, die Sie auf Dokumenten ausführen können und solche, die sichtbar sind, wenn Sie einen Ordner anklicken.

Die Aktionen basieren auf Berechtigungen. Haben Sie nur einen Lesezugriff auf Ordner, fallen einige dieser Optionen weg, während Sie mit Schreibrechten alle Funktionen verwenden können.

Ihr Administrator kann den Zugriff für jede Funktion manuell anpassen.

Rechtsklick-Aktionen für Ordner ausführen

Wenn Sie mit einem Rechtsklick Ordner anklicken, hängen die Ihnen zur Verfügung stehenden Aktionen vom Ordner ab.

• Markieren Sie einen Aktenbereich, können Sie dort eine neue Akte anlegen.
• Mit einem Klick auf diese Akte können Sie diese wiederum umbenennen.
• Befinden Sie sich in einem Endordner, können Sie dort eine Freie Akte anlegen und diese ändern.

Rechtsklick-Aktionen für Dokumente ausführen

Wenn Sie mit einem Rechtsklick Dokumente anklicken, bekommen Sie verschiedene Aktionen zur Auswahl. Mit einem Klick auf einem Dokument können Sie das Dokument wiederum umbenennen.

Die Aktionen stehen Ihnen systemweit zur Verfügung.

Aktion	Beschreibung
Verschlagwortung und Ablage	Öffnet die Oberfläche des Zentraleingangs oder des Benutzereingangs. Sie sehen die markierten Dokumente. Sie verwenden diese Oberfläche etwa, um Dokumente in einen anderen Ablageort zu verschieben.
Verschlagwortung ändern	Zeigt den gesetzten Dokumententypen sowie die dazugehörigen Metadaten. Verwenden Sie diese Aktion, um Tippfehler zu verbessern oder um etwa den Dokumententyp zu ändern.
Wiedervorlage setzen	Setzt etwa To-dos an Dokumenten. Diese Aktion ist benutzerspezifisch. Kein anderer Benutzer kann Ihre Wiedervorlage einsehen. Um Ihre Wiedervorlagen einzusehen, verwenden Sie den Filter agorum core basic archive - Wiedervorlagen in der Suche.
Wiedervorlage zurücksetzen	Entfernt die von Ihnen gesetzten Wiedervorlagen von Ihrem Dokument.
Revisionssicher setzen	Sichert alle Dokumente vor Verschiebungen, Umbenennungen und mehr. Sie können dieses Dokument danach nicht mehr ändern. Auch Metadaten, etwa Dokumentenstatus oder Dokumententyp, lassen sich nicht mehr auf das Dokument setzen. Dokumente, die revisionssicher gesetzt sind, können von niemandem mehr verändert werden! Wenn Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie die Aktion Benutzersicher setzen.
Benutzersicher setzen (nur noch Admin kann ändern und löschen)	Schützt Dokumente vor Verschiebungen, Umbenennungen oder Bearbeitungen. Nur Administratoren können auf das Dokument verändert zugreifen. Ziehen Sie diese Aktion der Aktion Revisionssicher setzen vor.
Ablaufdatum (Löschdatum) setzen	Setzt ein Ablaufdatum. Sobald das Ablaufdatum erreicht ist, erhalten Sie eine Statusinformation und können die Dokumente manuell löschen. Das System schützt die Dokumente nicht, die Dokumente können deshalb auch vor Ablauf der Frist entfernt werden. Um dies zu vermeiden, verwenden Sie die Aktion Benutzersicher setzen (nur ein Administrator kann ändern und löschen).
Ablaufdatum zurücksetzen	Entfernt das gesetzte Ablaufdatum.
Weitergeben an Zentraleingang	Reicht Dokumente zurück in den Zentraleingang. Verwenden Sie diese Funktion etwa bei falsch abgelegten Unterlagen.
Weitergabe an Benutzereingang	Reicht Dokumente zurück in einen Benutzereingang. Sie können dabei sich selbst oder einen Kollegen wählen. Verwenden Sie diese Funktion etwa bei falsch abgelegten Unterlagen.
Dokumentstatus setzen/ändern	Markiert ein Dokument als: Neu Wiedervorlage In Bearbeitung Bearbeitet Sobald Sie Dokumente mit einem Dokumentenstatus versehen haben, können Sie sowie Ihre Kollegen danach suchen. Verwenden Sie hierzu den Filter agorum core basic archive in der Suche.
Trennen/Zusammenfügen	Teilt ein PDF-Dokument in mehrere PDF-Dokumente auf, etwa Bewerberunterlagen, oder fügt mehrere PDF-Dokumente in ein PDF-Dokument zusammen (siehe Ein Dokument in mehrere Dokumente trennen und Mehrere Dokumente in ein Dokument zusammenfügen).

Details zu Wiedervorlagen einsehen

Wiedervorlagen verwenden Sie, um Dokumente zu kennzeichnen, die eine Tätigkeit nach sich ziehen. Sie wollen etwa ein Dokument gegenlesen, sich telefonisch zu einem Auftrag austauschen oder Fragen zu einem Projekt klären.

Da Sie diese Tätigkeiten oftmals nicht sofort umsetzen können, sondern zu einem späteren Zeitraum angehen, verwenden Sie das agorum core basic archive, um sich mit einer Wiedervorlage daran erinnern zu lassen.

So sehen Sie Details zu Wiedervorlagen ein:

1. Klicken Sie ein Dokument mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Wiedervorlage setzen.
3. Setzen Sie ein Wiedervorlage-Datum und einen Wiedervorlage-Text.
4. Klicken Sie auf OK.
   
   Ergebnis: Das System erinnert sich an dem gewählten Wiedervorlage-Datum an das Dokument.
   
   • Sie können auch mehrere Dokumente markieren und gemeinsam auf Wiedervorlage setzen. Wiedervorlagen lassen sich über das Kontextmenü natürlich auch wieder zurücksetzen.
   • Setzen Sie sich automatische Mitteilungen, damit das System Sie automatisch über anstehende To-dos informiert.

Details zu Ablaufdatum einsehen

Sie können auf ein oder mehrere Objekte ein Ablaufdatum setzen, ändern und wieder zurücksetzen.

1. Klicken Sie ein Dokument mit der rechten Maustaste an.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Ablaufdatum (Löschdatum) setzen oder Ablaufdatum zurücksetzen.
3.  Ablaufdatum (Löschdatum) setzen: Geben Sie das Ablaufdatum ein.
4. Klicken Sie auf OK.
   
   Ergebnis: Sie haben das Löschdatum auf alle markierten Objekte gesetzt.
   
   • Das System informiert Sie, wenn das Ablaufdatum erreicht ist.
   • Verwenden Sie den Filter agorum core basic archive - Ablaufdatum in der Suche, um Dokumente mit Ablaufdatum einzusehen.

Details zu Benutzer-/revisionssicher

Wählen Sie diese Funktion im Kontextmenü eines Objekts, wenn Sie dieses für alle Benutzer (außer für Administratoren) sperren möchten. Benutzersicher bietet sich als Vorstufe von revisionssicher an, da Ihre Administratoren ein Objekt noch geändert oder löschen können.

Setzen Sie Dokumente stattdessen auf revisionssicher, bleiben diese für den angegebenen Zeitraum unveränderbar.

Eine Personalakte für agorum boost freigeben

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Sobald eine Personalakte angelegt wurde, können Sie diese für agorum boost freigeben, danach dort einsehen und mit ihr arbeiten. Sie benötigen dazu ein Konto für agorum boost.

Zum Freigeben einer Personalakte siehe Einen Ordner als Kanal freigeben (Ordnerkanal).